Bollettino “Zero” ossia 7 punti per cominciare ad inviare le Spedizioni ANS

PREMESSA: il “Bollettino Zero” fu introdotto il 7 agosto 2009 al fine di strutturare le “azioni di base”  per cominciare ad affrontare il modulo ANS con ESSE3; in precedenza, ogni nuovo Ateneo era invitato a seguire un elenco di controlli e mappature da eseguire, esposti in diversi documenti nel Wiki ESSE3, sotto tutti elencati. Per continuità logica, il “Bollettino Zero” è stato anteposto a tutti gli altri, fissandolo temporalmente nel 2005.

> Bollettini Periodici

Per cominciare, a pieno regime, l’invio dei dati in ANS con ESSE3, secondo le scadenze riportate nel sito dell’Osservatorio Studenti, è necessario compiere ordinatamente tutta una serie di operazioni: per la delicatezza e l’impegno richiesto, vi ci potranno volere anche alcuni mesi per raggiungere una situazione di altà qualità dei dati al fine degli invii in ANS, a seguito del passaggio da un precedente gestionale oppure perché è la prima volta che l’Ateneo affronta l’argomento.
Innanzitutto, è indispensabile partire da una base dati ragionevolmente stabile e che si possa considerare, a tutti gli effetti, di “produzione” o di imminente “start-up”. Nello svolgimento di questa fase, sarà indispensabile che i referenti prendano confidenza con i nostri Bollettini Periodici pubblicati su questo sito, scorrendoli tutti, cominciando la lettura da questo bollettino di base e proseguendo sin dal primo bollettino del 2005.

E’ opportuno avere già una conoscenza di base dei tracciati Anagrafe, pubblicati nella loro interezza nel sito dedicato dell’Osservatorio Studenti.
Ricordiamo che il presente “Bollettino Zero” fu introdotto, a pubblicazioni sul Blog già avviate da alcuni anni, per provare a condensare una serie di “azioni di base” per i principianti di Anagrafe e/o ESSE3.
Detto ciò, è competenza dell’Ateneo compiere le seguenti azioni:

1) PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE

Per attivare le utilità dell’Anagrafe Nazionale Studenti, è necessario settare i parametri di configurazione del package 15, dalla maschera PARAMETRI DI CONFIGURAZIONE; ad esempio, settando i parametri dell’anno minimo (ANS_AA_MIN) e massimo (ANS_AA_MAX), della modalità di tipo invio (che DEVE coincidere con quanto dichiarato in OSD), la possibilità di escludere studenti e di non aggiornare il potenziale (configurazione massima). In questa prima fase, sconsigliamo assolutamente l’attivazione dei parametri relativi alla generazione spedizioni di test e dell’aggiornamento dei dati anagrafici delle scuole superiori (per la loro attivazione, sarà bene discuterne di persona). Si ricordi che il parametro ANS_AA_MAX andrà settato annualmente con il valore incrementale del nuovo anno accademico.

→ Si legga il documento da Wiki ESSE3:  Configurazione Generale ANS.

2) CODICI CORSI OFF.F. DELL’ATENEO E MAPPATURE DELLE TABELLE DI SISTEMA

Le comunicazioni in Anagrafe avvengono tramite codici definiti a livello di tabelle ministeriali esposte dall’Osservatorio Studenti tramite appositi file DAT.

In primis, è necessario che siano presenti nel sistema i codici OFF.F. dei Corsi e dei Percorsi dell’Ateneo: queste informazioni entrano in ESSE3 tramite l’acquisizione, dal sito dell’Osservatorio Studenti, del dat dei CORSI DI STUDIO dell’Ateneo (via preferenziale nello start-up, in luogo degli xml di OFF.F.); utilizzate la versione completa per tutti gli anni accademici, in modo da gestire un solo file per aggiornare/inserire tutti i codici. Lato client, l’aggiornamento dell’anagrafica “Corsi di Studio dell’Ateneo” avviene dalla maschera CARICAMENTO TABELLE MINISTERIALI; le tabelle ministeriali coinvolte sono quelle dei “Corsi di Studio Off.F. dell’Ateneo” (con l’elenco di tutti i propri corsi di studio ognuno col suo codicione) e dei “Percorsi di Studio Off.F. dell’Ateneo” (con l’elenco delle chiavi anagrafe per ogni codicione, percorso, sede e anno di validità per Off.F.).
Una volta che i codici saranno acquisiti a sistema (nelle tabelle ministeriali), è cura ANNUALE dell’Ateneo la verifica delle corrette associazioni tra i codici Off.F. ed i relativi percorsi di studio dall’apposita funzione PERCORSI (tab Codici Off.F.), poiché gli automatismi di inserimento automatico dei codici su ogni percorso sono volutamente tenuti “bassi”, per evitare conflitti di attribuzione: si ricordi che prima di effettuare questa operazione, per ogni corso di studio, sarà necessario verificare la presenza del suo Codicione, dalla funzione CORSI DI STUDIO. Infine, il flag “Recupera Tutto” vi permetterà di avere un elenco completo di tutti i codici, altrimenti vedrete solo quelli mai utilizzati. Ricapitolando:

1) ogni corso di studio in Offerta Formativa deve avere un CODICIONE (Codice Corso Off. del Corso di Studio) ->maschera CORSI DI STUDIO*

2) ogni percorso di studio relativo deve essere mappato con una chiave anagrafe per ogni anno accademico di validità in Offerta Formativa (Codice Corso Off. del Percorso di Studio) -> maschera PERCORSI

verifica dell’inserimento del codicione appropriato per un dato corso di studio

verifica della presenza del codice Off.F. annuale a livello di ogni singolo percorso

Suggeriamo, a codicioni associati ai relativi corsi di studio, di effettuare una singola volta un’acquisizione del dat dei Corsi nella versione singolo anno accademico (ad esempio il corrente), poiché la fase dell’applica tenta un’ulteriore mappature sui Percorsi puntuale. In seguito però, ricorrete al DAT globale per aggiornare in toto tutte le informazioni proprie della tabella ministeriale. Si noti che con l’entrata in vigore delle nuova normativa D.M.270/04, si è reso necessario apportare modifiche strutturali, principalmente per la gestione dei corsi interclasse, come da Bollettino ANS n.26 – Agosto 2008; la lettura accurata di questo bollettino rappresenta un buon punto di partenza per l’acquisizione dei codici e l’aggiornamento delle anagrafiche di base.

Potete monitorare le mappature mancanti dal report Reportistica Generale>Anagrafe Nazionale Studenti>Codici OFF.F.> Corrispondenze Percorsi di studio, lanciando con gli opportuni parametri come da immagine qui sotto allegata.

Da notare infine che tutte le tabelle ministeriali devono essere aggiornate dall’Ateneo, che si impegnerà a verificare od effettuare le corrette mappature con le tabelle di sistema di ESSE3 (ad esempio, peri dati sulla scuola di maturità —> Scuole Superiori, le tipologie di riconoscimento delle AD  —> Tipi Riconoscimenti, l’area tasse —> Causali Esoneri, la tipologia di tesi —> Tipi Tesi, ecc… ecc…); rammentiamo inoltre che l’aggiornamento di molte tabelle ministeriali scatena il popolamento delle tabelle di sistema (ad esempio, una nuova scuola MIUR verrà inserita tra le scuole di sistema). Trovate un elenco completo di tutte le tabelle ministeriali e delle mappature con le tabelle di sistema sul relativo documento da Wiki ESSE3.

→ Si legga il documento da Wiki ESSE3: Tabelle Ministeriali e Mappature Tabelle di Sistema.

3) POTENZIALI STUDENTI & ISCRIZIONI OFF.F.

Contestualmente all’acquisizione dei codici, potete avviare (dalla funzionalità POTENZIALE STUDENTI) la creazione del Potenziale Studenti per ogni anno accademico, in modo da avere già una prima stima numerica del numero di studenti che ogni anno entrano in Anagrafe. Le prime generazioni sono da considerarsi stime (che possono essere effettuate anche a mappatura dei Corsi Off.F. in itinere), che diverranno mano a mano più precise con l’avanzamento dei lavori. Nel caso di esito negativo dei potenziali calcolati (ossia un numero di studenti MOLTO inferiore all’aspettato), è necessario avviare una serie d controlli sui dati per capirne le cause (quali la NON sensatezza della “triade” di immatricolazione). Contestualmente alla creazione di un potenziale studenti, verranno controllate tutte le iscrizioni reali e avverrà il Riallineamento delle Iscrizioni OFF.F., che permette di capire quanto sia buona la situazione in merito a tutte le iscrizioni reali degli studenti del Potenziale e dell’evento di carriera che rappresentano.

Si rammenti infine che il Corso OFF.F. scatta correttamente a fronte della corretta gestione dell’anno di regolamento nel tempo: statisticamente quindi una parte significativa delle correzioni coinvolgerà la gestione dell’Anno di Regolamento e la sua aderenza all’Offerta Formativa; inoltre, per i corsi di studio interclasse, diventa fondamentale la gestione del profilo studente, che è l’attributo che identifica la OFF.F. di una delle 2 classe.

→ Si legga da Wiki ESSE3 (rivolto sia ad Amministratori che referenti della Segreteria Studenti):

• Anno Accademico di Regolamento e l’aderenza all’Offerta Formativa
• Profilo Studente e l’aderenza all’Offerta Formativa

4) CONTROLLI DI CONGRUENZA E GENERAZIONE DELLA SCHEDA 1

Una volta che i 3 punti precedenti siano stati fatti, è bene cominciare a fare spedizioni di prova (funzione GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS) delle schede 1, da depositare ESCLUSIVAMENTE nell’area di TEST dell’Osservatorio Studenti. Si ricorda che è obbligatorio incamerare il file ERR (da CARICAMENTO FILE DEGLI ERRORI) a sistema per ogni spedizione generata, perché, così facendo, si comincerà concretamente ad avere un quadro della situazione ANS in Ateneo, accorgendoci di eventuali errori di migrazione o mancate mappature o criticità nella gestione “cronologica” dei dati; i file di riepilogo (ERR) dell’Osservatorio sono per ESSE3 una fonte inesauribile di informazioni su tutto quanto non vada bene nel sistema. Si rammenta che la funzionalità CONTROLLI DI CONGRUENZA intercetta valorizzazioni non pertinenti nella base dati e va consultata con cura; eventuali studenti tacciati di errori di congruenza bloccanti possono arrivare a non essere mai trasmessi! Un’intera sezione è dedicata ai problemi critici sulle mappature.

→ Si legga da Wiki ESSE3

• Flusso ESSE3 & Osservatorio Studenti: invio schede ANS e ricezione file errori: i referenti ANS devono essere consci del flusso di invio e ricezione file con l’Osservatorio Studenti;
• Assiomatica di ESSE3: ove si riassumono i requisiti dei tracciati originari delle spedizioni ANS e si esplica una gestione standard dei dati nel sistema.

5) GENERAZIONE DELLE SPEDIZIONI (SCHEDE 4 ed ALTRE), INSEGNAMENTI OFF.F.

Considerata buona la fase precedente, è bene procedere cronologicamente con la produzione delle schede 4 in maniera tale da avere, questa volta, un quadro delle iscrizioni totali in ‘Ateneo. Soltanto al termine della stabilizzazione di questa fase si potrà procedere con le spedizioni 7 e quelle degli esami (3 e 6); per la generazione delle schede sugli esami, si parta dall’accurata configurazione delle mappature dei TIPI RICONOSCIMENTI e dei TIPI CREDITI (si cerchi tra i vari bollettini ANS), ricordando che errate mappature daranno luogo a rendicontazioni errate (ad esempio un esame di stage con tipo credito di lezione, un esame svolto all’estero riconosciuto con una tipologia di riconoscimento diversa da una di mobilità, ecc…). Si ricordi che, dato un potenziale per il quale si sono prodotte delle schede (si veda il punto successivo), è possibile effettuare lo studio degli Insegnamenti OFF.F. dell’annata a schede inizialmente di base (1 e 4) prodotte , ossia di tutti gli insegnamenti superati dagli studenti entrati in Anagrafe, tramite il Riallineamento degli Insegnamenti OFF.F., che dovrà essere effettuato per permettere l’invio delle schede degli esami (3 e 6).

6) IMPORTAZIONE DI VECCHIE SPEDIZIONI

Con spedizioni 1 e 4 inviate nell’area di test e considerate ormai buone, è possibile importare in ESSE3 vecchie spedizioni effettuate con un altro sistema, dalla funzione IMPORTA VECCHIE SPEDIZIONI. Grazie all’utilità COMPARATORE DI SPEDIZIONI sarà possibile paragonare le spedizioni fatte con ESSE3 con quelle del precedente sistema; tutto ciò al fine di evidenziare il NETTO delle differenze.

7) COME E QUANDO PASSARE TUTTO IN PRODUZIONE E LINEE GUIDA PER CHI PASSA AD ESSE3 DA UN PRECEDENTE SISTEMA INFORMATICO

Raggiunto un livello “soddisfacente” delle spedizioni di prova fin qui descritte, a seguito delle opportune bonifiche (come ad esempio la sistemazione di dati anagrafici o il dettaglio dei titoli conseguiti o il miglioramento delle mappature di una determinata tabella di base del sistema), l’Ateneo potrà decidere in autonomia di passare in produzione le schede prodotte da ESSE3, tramite l’invio delle stesse (o di eventuali rielaborazioni) nell’area di produzione dell’Osservatorio Studenti. Non è assolutamente obbligatorio passare “fin da subito” in produzione tutte le schede di tutti gli anni con ESSE3, l’importante è la generazione al minimo delle schede 1 e 4 , con conseguente deposito in area di test dell’Osservatorio, di tutte le annate dal 2001/2002 all’anno “attuale”.

In generale, per la gestione di un Ateneo che da un precedente sistema informativo di Segreteria Studenti passasse ad ESSE3 valgono le seguenti LINEE GUIDA:

• l’Ateneo dovrà aver seguito tutti i punti sopra menzionati (dalla gestione dei DAT ai vari Riallineamenti del modulo)
• in generale, non è obbligatorio rinviare TUTTE le spedizioni ottenute con il precedente sistema informatico con ESSE3;
• l’unico vincolo per l’Ateneo è la generazione delle schede 1 e 4 dal 2001/2002 all’A.A. di entrata a regime con ESSE3; di fatti, è obbligatoria la generazione di queste schede con ESSE3 al fine di avere un quadro completo delle carriere ANS all’interno del sistema e permettere ad ESSE3 stesso di operare correttamente nel calcolare gli eventi di carriera negli anni seguenti (ad esempio, non posso fare una scheda 4 del presente anno accademico se non ho generato con ESSE3 tutte le spedizioni 1 e 4 degli anni accademici precedenti!);
• è necessario che le schede “minime” sopra menzionate siano di buona qualità, altrimenti non è garantita la generazione degli opportuni eventi di carriera negli anni accademici che seguono;
• consigliamo di estendere il tutto anche alle schede 7, ma solo successivamente alla stabilizzazione delle spedizoini 1 e 4 “passate”; anche queste andranno inviate in area di test dell’Osservatorio;
• è pacifico che un procedimento completo passerebbe per una serie di reinvii totali con ESSE3 di tutte le schede per tutti gli anni accademici, depositati in area di test dell’Osservatorio; ma vista l’onerosità dell’operazione, si potrebbe più saggiamente optare per i punti precedentemente esposti.
• prima di inviare una spedizione in produzione con ESSE3, è importante determinare il numero massimo di progressivo utilizzato nel precedente sistema ed inviato in area di produzione dell’Osservatorio, al fine di incamerare questo valore in ESSE3, nella tavola FW_PROGRESSIVI per il campo CDA_PROGR a pari a ‘P15_ANS_TST.P15_ANS_TST.ANS_TST_ID’; in tal modo, se l’ultima spedizione di produzione con il precedente sistema è 2999, incamerando il valore in ESSE3 come indicato, si avrà che la prima spedizione di produzione generata con ESSE3 avrà numero file pari a 3000. ATTENZIONE! se i progressivi non vengono sistemati, i WEBSERVICE non funzioneranno mai (né di invio né di ricezione dei file ERR ed ERR2);
• infine, per chi notasse un miglioramento tra una scheda R prodotta da ESSE3 e la stessa scheda col precedente sistema, non si potrà agire in sovrascrittura per il passato, a causa della chiusura delle vecchie annate attivata dall’estate 2016, che non rende più possibile, come un tempo, l’invio all’Osservatorio di spedizioni R di annate “vecchie” in area di produzione.

È auspicabile un forte confronto con noi tutti, al fine di valutare concretamente la vostra situazione e coadiuvarvi nei modi e tempi di quest’ultima fase finale, che decreta di fatto il momento dopo il quale siete totalmente autonomi nel produrre le schede da un certo anno accademico in poi con ESSE3.

Buon lavoro!

Christian Marcone