Bollettino ANS n.66 – Dicembre 2019

OGGETTO: Coda di novità 2019
Bollettino inviato giovedì 19/12/2019 ore 12:00
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Webservice ANS PL, Semplificazione evento PR , ANS ISTRUZIONE, Part-Time, Area di Riferimento Corsi PL, Flussi di Mobilità e Ricerca


Gentilissimi,

in questo bollettino di fine anno ci ritroviamo ad esaminare una coda di importanti novità ed approfondimenti, a corredo di quanto detto già visto assieme questo autunno. Come riferimento applicativo della trattazione, considereremo nominalmente la versione 19.12.01 di ESSE3.

WEBSERVICE PL

Come già anticipato, è finalmente disponibile dalla versione 19.11.00 di ESSE3 il webservice per l’invio delle spedizioni PL e la ricezione dei relativi file ERR/ERR2, attivo già da anni per ANS e l’Anagrafe ANTE. Il funzionamento è trasparente ed identico ai servizi già in uso (incluso ANS ISTRUZIONE e ANS UNIVERSITA’), quindi attivi tramite l’utente presente in PANNELLO DI CONTROLLO>COLLEGAMENTI WEBSERVICES; non sarà quindi necessaria alcuna operazione di configurazione aggiuntiva e dal passaggio di versione le usuali utilità correlate per le spedizioni (il tastino di spunta “Invia ad OSD” in GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS e il tasto “Carica da OSD” in RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS) saranno funzionanti anche per le schede PL.

Cogliamo l’occasione per raccomandare uno “screening” approfondito della coerenza degli studenti PL, anche alla luce dei recenti problemi verificatisi per tutte quelle carriere PL non coerenti (dottori senza SSD, iscritti a Corsi PL con errori bloccanti in Offerta), che paiono essere sfuggiti o non compresi dall’analisi della situazione Anagrafe in Ateneo.

SEMPLIFICAZIONE EVENTO PR

E’ stata annunciata una semplificazione dell’evento PR (specifiche attività di ricerca) delle spedizioni 5 e 5-PL, al fine di separare definitivamente la rendicontazione della ricerca dal calcolo dei periodi di studio svolti all’estero (evento PM):  la semplificazione adottata per l’evento PR è quella di non richiedere più la tipologia di mobilità (’01’,’02’,’03’); in tal modo, l’unica informazione aggiuntiva obbligatoria rimane la nazione nella quale si è svolto il periodo di ricerca.

Sintetizzando, per l’evento PR il campo “Des. Interventi di supporto” dovrà essere nella forma

PR Descrizione Interventi di Supporto  ==> 99^NN

  • 99 valore fisso (mentre una volta era richiesta l’informazione di mobilità 01,02,03)
  • NN il codice della nazione (dal DAT delle NAZIONI MIUR).

A partire dal 2 dicembre fino al caricamento di fine febbraio 2020, tutti i record di eventi PR vedranno il campo “Des. Interventi di supporto” automaticamente recepito dall’Osservatorio come fosse nel formato “99^NN”; da marzo 2020 verrà emanato un apposito errore di coerenza.

Da un punto di vista pratico, il cambiamento non è impattante sugli invii, con l’obbligo di un passaggio di versione entro fine febbraio 2020.

Con il passaggio di versione di ESSE3, indipendetemente da come è stata gestita internamente l’informazione di “mobilità” per le attività di ricerca, verrà sempre inviato il valore fisso ’99’ per ogni spedizione 5/5-PL generata. L’Ateneo che voglia continuare ad associare la ricerca ad una determinata mobilità potrà continuare a farlo; chi invece non avrà più intenzione di gestire l’informazione, potrà inserire il generico ’99’; in entrambe le casistiche, partirà sempre e solo il codice ’99’.

Cogliamo l’occasione per chiarire che i periodi di ricerca inviabili devono essere sempre accompagnati dalla data di inizio e di fine dell’attività di ricerca. Nel caso di periodi di ricerca il cui termine è successivo alla chiusura positiva di una carriera, l’invio è concesso solo se tali attività sono state concordate prima della chiusura della carriera e dovranno comunque afferire all’ultimo anno accademico di iscrizione attiva; i periodi di ricerca concordati dopo la chiusura non sono inviabili e non possono essere rendicontati.

Vi preghiamo di recepire questa novità e di prestare attenzione al fatto che la documentazione in ESSE3 verrà aggiornata gradualmente.

FLUSSI DI MOBILITA’ E DI RICERCA

In ESSE3, la maggioranza assoluta dei periodi di mobilità e di specifiche attività di ricerca viene contabilizzata tramite l’utilizzo della funzionalità FLUSSI DI MOBILITA’ E RICERCA, sia nella versione in cui si incamerano dei file di flusso “globali”, che tramite inserimento “manuale” su singolo studente (da RIEPILOGO CARRIERA ANS>Periodi).

In merito ai file di flusso, le due attuali modalità sono per sovrascrittura totale e per accodamento, secondo i filtri impostati a maschera:

Selezionando l’anno accademico dalla maschera partirà l’acquisizione con default sovrascrittura totale: viene chiesto se si intendono sovrascrivere tutti i dati pre-esistenti o si intende effettuare un accodamento dei dati; al termine del processo, il file di log elenca esattamente le righe che sono state scartate, dandone anche un’interpretazione.
Se si risponde SI alla domanda di sovrascrivere, vengono cancellati tutti gli interventi di supporto per l’anno selezionato (ed eventualmente per la causale) nella maschera e poi vengono reinseriti in tabella secondo il contenuto del file.

Esempi:

Se si seleziona 2015 e causale ME, rispondendo SI il sistema cancella gli interventi di supporto presenti con anno 2015 e causale ME e vengono reinseriti con quelli contenuti nel file che rispettano questi criteri.
Se si seleziona 2015 e non si valorizza la causale, vengono cancellati tutti quelli dell’anno 2015 e reinseriti prendendo quelli contenuti nel file che rispettano questo criterio ovvero hanno AA_ID= 2015.

La modalità di lavoro che si ottiene rispondendo SI alla domanda permette di cancellare tutti i dati (del filtro specificato in maschera) ed è utile quando, a causa di errori nel file che è stato importato in precedenza, si voglia eliminare tutto quanto per poi reimportare il file corretto.

Se il fine è quello di lavorare a logica incrementale, acquisendo un po’ di studenti per volta in differenti file, basta usare l’accodamento rispondendo NO alla domanda di sovrascrittura totale.

Al fine di ridurre gli errori materiali che stiamo riscontrando (in cui “accidentalmente” si eliminano tutti i record OPPURE si accodano più volte i medesimi file), con l’anno nuovo verrà implementata l’obbligatorietà di indicare la causale di intervento di supporto (multi-selezione) in modo da evitare sovrascritture totali senza filtro.

Per l’uso della funzione FLUSSI DI MOBILITA’ E RICERCA, vi rimandiamo alla sua presentazione nel Bollettino ANS n.58 – Luglio 2015.

ANS ISTRUZIONE – “DATI DA ANALIZZARE”

Proseguiamo il discorso intrapreso nel precedente bollettino per annunciare l’ultima implementazione di ANS ISTRUZIONE.

Al fine di facilitare l’identificazione di quelle maturità “problematiche” che possono comunque essere utilizzate, a seguito di opportune analisi, per effettuare integrazioni per la conferme titoli, è stata creata una nuova sezione a nome “Dati certificabili da analizzare“:

  • il nuovo tab mostra tutte quelle maturità, in precedenza annegate nei “Problemi rilevati”, per le quali i dati di diploma, scuola, voto sono pienamente restituiti da ANS ISTRUZIONE, ma con l’informazione del tipo diploma non conforme alle codifiche rendicontate da TIPI TITOLI SUPERIORI MIUR;
  • l’utente che vorrà analizzare la maturità di un suo studente, potrà vedersi in chiaro quanto riportato da ANS ISTRUZIONE per colmare le informazioni mancanti, visionando quindi il tipo diploma fuori dalle codifiche ministeriali per il controllo puntuale (ad esempio, LICEO SCIENTIFICO OPZIONE SCIENZE APPLICATE ==> LICEO SCIENTIFICO);
  • è possibile esportare tutte le informazioni tramite l’utlità TASTO DESTRO>ESPORTA, ad esempio per un passaggio di controlli alla Segreteria Studenti;
  • così facendo, quanto presente da ora in poi nei “Problemi rilevati” si semplifica mostrando i codici fiscali/anno di maturità non trovati in ANS ISTRUZIONE oppure quelle maturità che presentano l’assenza di almeno una delle 3 informazioni (maturità, scuola, voto) richieste. Il tab “Problemi rilevati” quindi non conterrà mai una terna di informazioni complete da cui desumere i dati effettivi di maturità del dato studente.

Con questa implementazione, ci aspettiamo che sia più semplice organizzare le modalità operative di controllo ed analisi delle maturità ricevute da ANS ISTRUZIONE, sempre con il duplice scopo di adeguare le informazioni mancanti nei Titoli di maturità nelle PERSONE e di avere uno strumento di interrogazione diretto su quanto risulta caricato nel ramo Istruzione del MIUR.

Dobbiamo infine ricordare che, per motivazioni storiche, in ESSE3 non si può procedere con sistemazioni automatiche in tema di titoli di maturità, nella fattispecie tramite:

  1. sovrascrittura di dati (esempio, sovrascrivere una maturità completa da ANS ISTRUZIONE a PERSONE>TITOLI DI SCUOLA SUPERIORE)
  2. accorpamento delle informazioni di maturità in “Dati certificabili da analizzare” (ad esempio, provare a ricondurre i titoli di maturità all’elenco MIUR dell’apposito DAT).

Siamo comunque disponibili, previo accordo con l’Ateneo, ad avviare un discorso inerente una o entrambe le sistemazioni sopra esposte, esclusivamente tramite una richiesta afferente ai servizi KS-EXTRA e/o KS-CONSULTING DATA QUALITY e nell’ambito di uno studio specifico di problematicità delle maturità incamerate in Ateneo. Per ulteriori informazioni, contattateci direttamente.

DUE SUGGERIMENTI OPERATIVI: EVENTI NON INVIATI E TITOLI ANCORA DA INVIARE

Vogliamo dare alcuni suggerimenti operativi, alla luce di alcune informazioni non inviate in Anagrafe nelle quali sovente ci imbattiamo nelle analisi delle bae dati tra i vari Atenei.

EVENTI NON ANCORA INVIATI

Si è ribadito in varie occasioni che il “modus operandi” preferito dai coordinatori Anagrafe è l’invio di spedizioni R, proprio per avere sotto controllo tutta la popolazione per un dato anno accademico. Con l’introduzione della modalità S e della conversione di una R con una S si ha però come effetto collaterale, come discusso in varie occasioni, il fatto di mantenere validi record “vecchi” di fatto ad oggi non più attuali (esempio si era mandato un immatricolato che oggi è chiuso per ERRIM); per ricomporre la situazione, è necessario operare con spedizioni E, nei modi ampiamente discussi nei passati bolletini.

Stiamo però riscontrando un secondo effetto collaterale, dovuto probabilmente al timore di intraprendere spedizioni R passate; ravvisiamo, non di rado,  diversi eventi NON inviati in Anagrafe.

Il suggerimento pratico che vi porgiamo è il seguente: nella vostra lista di operazioni Anagrafe, periodicamente andate in RIALLINEAMENTO ISCRIZIONI OFF.F. > ALLERTA, selezionando, per un dato anno accademico, l’opzione “Iscrizioni OFF.F. non inviate”, come da immagine.

Nell’esempio indicato si evince come per l’A.A.2017/2018 (che è passato, ma non certo “remoto”!), vi siano eventi ancora da trasmettere, quali chiusure carriera (CC) o ricognizioni (RI). In generale, quanto segnalato nel tab di ALLERTA, al quale di solito ci rivolgiamo per un elenco delle immatricolazioni in difetto, può essere di grande aiuto anche per tutte le fasi successive atte alla ricostruzione delle carriere degli studenti d’Ateneo in ANS.

TITOLI DI SPEDIZIONE 2 DA INVIARE

Per chi ha seguito l’Anagrafe fin dall’inizio, la spedizione 2 nel tempo è stata soggetta a diverse modifiche in merito ai titoli da inviare, che hanno comportato, in ogni fase, una variazione sulle categorie di titoli inviabili.

Al cambio di versione di ESSE3, troverete la nuova ultima riprogettazione della spedizione 2, che contiene la rimozione di tutta una serie di vincoli storici, all’epoca ideati per ridurre il numero di titoli “non necessari” inviati; nel tempo però, si è realizzato che in determinate casistiche, vi erano studenti “particolari” per i quali si necessitava comunque la dichiarazione del titolo incamerato in Ateneo, a causa di difetti nelle comunicazioni tra più Atenei.

Per questa motivazione, la spedizione 2 è stata ora resa più “aperta”, elaborando quindi molti più record rispetto al passato, venendo meno ai principi di “economia” storici originari. Vi intiviamo quindi, nei prossimi mesi, ad inviare una serie di spedizioni 2R per le ultime annate accademiche (al minimo per l’ultimo triennio), in modo da rimpinguare la base dati.

Detto ciò però,  basta tenere a mente un aspetto fondamentale della spedizione 2: come dichiarato l’anno scorso, è necessario che siano correttamente inviate le informazioni di accesso al corso dei titoli e  quindi, ogni studente che accede ad un Corso tramite un titolo di accesso, dovrà avere il relativo titolo in spedizione 2 dichiarato come “d’accesso” (flag di utilizzo titolo valorizzato a S). Nel Post Lauream si ravvisano ancora configurazioni di titoli di accesso errate che non producono il flag correttamente valorizzato; si ponga massima attenzione, soprattutto su dottorati e scuole di specializzazione, affinché le configurazioni vengano corrette.

PART-TIME: UN APPROFONDIMENTO

A seguito di diverse domande in tema di part-time e delle ripercussioni sulle analisi in merito alla Contribuzione Studentesca, specifichiamo che gli studenti che aderiscono ad un qualsivoglia regime di part-time (es. 50%) devono avere valorizzato il campo “Impegno” correttamente a livello di ISCRIZIONI (es. 30 CFU) e devono essere portatori di uno stato occupazionale apposito che specifichi la condizione (es. stato occupazionale mappato 2 – Part Time per Studente No Lavoratore), cfr. Bollettino ANS n.60 – Luglio 2017 .

E’ importante comprendere che

  • lo stato occupazionale gioca il suo ruolo nelle rilevazioni annuali sulla tassazione degli studenti,
  • l’impegno (tot.CFU sull’iscrizione) è fondamentale per quegli indicatori legati al controllo dei crediti e al superamento annuo.

Non bisogna quindi trascurare le 2 informazioni o “accontentarsi” che solo una delle 2 sia correttamente valorizzata. Per esperienza, stimando che sia rarissimo l’impegno mal valorizzato, è più frequente imbattersi in una gestione trascurata dello stato occupazionale. Vi suggeriamo di prendere studenti part-time a campione e di effettuare il tipo di analisi esposta.

Se necessitate di bonifiche sullo stato occupazionale per studenti part-time, poiché vi accorgete di valorizzazioni errate, potete inserire un ticket al Supporto ESSE3.

OFF-PL: ESTENSIONE CLASSIFICAZIONE ISCEDF-2013

Concludiamo con una novità freschissima di questa settimana: il DAT delle MACRO AREE è stato rinnovato, includendo 33 nuove codifiche ISCED-F 2013 a 4 caratteri, utilizzando la medesima classificazione presente per ogni classe di laurea (cfr DAT delle CLASSI); l’Osservatorio ha annunciato che vi sarà un periodo di passaggio che servirà per far transitare i codici delle aree di riferimento da 3 a 4 caratteri, periodo che terminerà a fine gennaio 2020.

Invitate i referenti delle Offerte Post Laurea presentate direttamente in OFF-PL (master di I° e II° livello, corsi di perfezionamento, …) a prendere dimestichezza con la nuova classificazione; se la maggioranza delle vecchie codifiche verrà automaticamente trasformata da OFF-PL (es. 011 Istruzione –> diverrà 0110 Insegnamento > Scienze della formazione e formazione degli insegnanti), vi sono nuove codifiche che meritano una prossima riclassificazione (es. il vecchio 023 Lingue cessa e bisognerà specificare se il corso è afferente a 0231 Lingue e letterature straniere oppure 0232 Lingue e letterature italiane).

All’interno della sezione CONTROLLO SUI CORSI potete estrarre le offerte in questa situazione, evidenziate dal controllo “Area di riferimento obsoleta”, come da immagine allegata.

D’ora in poi il MIUR controllerà, dalla OFF-PL 2018/2019, tutto quanto dichiarato e avvallerà o meno la scelta dell’area di riferimento.

Il DAT è acquisibile in qualunque versione di ESSE3 e, come indicato su OSD, fino a fine gennaio 2020 conterrà codifiche vecchie e nuove; terminato questo periodo di transito, il DAT verrà ripubblicato unicamente con le nuove 33 codifiche.

Cogliamo l’occasione per un saluto caloroso, porgendovi i migliori Auguri per un sereno Natale ed un felice 2020!

a presto,

Team ESSE3 ANS