“Key Service” ANS: Standard, Extra & Consulting-Data Quality

Tra i servizi chiave di CINECA (“Key Service”), troviamo quelli erogati per l’Anagrafe Nazionale Studenti, adottati negli anni da molte Università, sia a cadenza regolare sia in momenti di particolare necessità.

In questa pagina andiamo ad esporvi il contenuto dei 2 “Key Service” del mondo ANS e del terzo servizio aggiuntivo di consulenza specifica:

KS-ANS STANDARD: riguarda tipicamente la produzione delle spedizioni ai fini degli invii richiesti ministerialmente;
KS-ANS EXTRA: inerente il miglioramento e il consolidamento della qualità dei dati;
CONSULENZA – DATA QUALITY: è un servizio avanzato di consulenza personalizzato e formativo, che può essere anche parzialmente (o totalmente) erogato con la formula “incontri” presso l’Ateneo, erogabile tipicamente in pacchetti di 5 giorni.

KS-ANS STANDARD: adempimenti ministeriali

Le attività del servizio sono:

predisposizione per l’invio delle schede all’Osservatorio Studenti;
verifica dell’avvenuta acquisizione dei relativi file degli errori sintattici (ERR) e di coerenza (ERR2);
il monitoraggio della produzione delle schede, secondo il calendario di invii;
l’aggiornamento e la manutenzione delle Tabelle Ministeriali, tramite i file messi a disposizione dell’Osservatorio Studenti (DAT);
la verifica della consistenza in merito alle mappature ministeriali delle tabelle di sistema (esempio: Scuole Superiori, Nazioni, Comuni, ecc…); in caso di difformità o lacune, l’Ateneo verrà avvertito e coinvolto attivamente nel processo di mappature;
i controlli su eventuali mancate mappature “codici Off. F. – percorsi di studio” nel sistema;
verifica controlli di congruenza e di integrità del sistema, finalizzati alla risoluzione di situazioni della base dati non congruenti e che possano pregiudicare il recupero di insiemi di studenti al fine di elaborarli e spedirli all’Osservatorio Studenti;
la rilevazione, tramite rapporti dettagliati periodici verso i referenti di Ateneo, di situazioni anomale e/o non congruenti della base dati, in maniera tale da consentire all’Ateneo stesso di sanare situazioni che possano pregiudicare l’invio dei dati e/o il caricamento degli stessi nel sistema Anagrafe, con particolare rilevanza in tema di avvii carriere ed iscritti (ad esempio, per la presenza di errori bloccanti, dovuti ai dati di immatricolazione, negli eventi di ingresso);
come la precedente ma relativamente agli invii delle attività didattiche di carriera (scheda 6);
durante il periodi di attività, si stilerà un rapporto periodico inerente il flusso dati per il caricamento degli studenti nel sistema Anagrafe nella prima fase (ERR) e un rapporto, per lo meno trimestrale, per la fase 2 del processo.

Restano di responsabilità della singola Università:

la produzione dei codici dell’Offerta Formativa e la loro corretta gestione lato Off. F. (ad esempio, la verifica della corretta produzione, da parte di OFF.F., dei Codici relativi ai corsi di studio e ai percorsi dell’Ateneo, per i vari anni di validità);
il censimento dei corsi in OFF-PL e il rinnovo annuale dell’offerta dei predetti corsi
la mappatura dei codici Off. F. per i corsi di studio e i relativi percorsi in ESSE3;
i controlli puntuali e specifici a livello di singole carriere;
la presa in carico della situazione generale dell’Ateneo rispetto ai risultati coerenti incamerati dalla banca dati ministeriale e pubblicati dagli organi di competenza (come i siti pubblici anagrafe.miur.it e UniversItaly).

Al fine di permettere le analisi ed i rapporti sopra indicati, l’Ateneo dovrà impegnarsi nel garantire la disponibilità all’accesso al Data Base di produzione del sistema ESSE3 da parte del CINECA.

Per quanto attiene l’accesso ad ESSE3 in modalità client, questo dovrà essere garantito con i privilegi di Amministratore di sistema.

KS-ANS EXTRA: miglioramento e consolidamento della qualità dei dati

Le attività del servizio sono:

fermo restando che NON vi è la presa in carico di invii verso l’Osservatorio Studenti, il presente servizio garantisce comunque il monitoraggio della produzione delle schede, secondo il calendario di invii;
un servizio aggiuntivo di analisi e monitoraggio dei risultati di file di coerenza (ERR2) dell’Ateneo, al fine di garantire un miglioramento dei dati incamerati in Anagrafe ma anche, una volta usciti da situazioni critiche (ossia con gli indicatori seriamente in deficit rispetto alla Mediana nazionale di Sistema di tutti gli Atenei), di vigilare sul mantenimento della qualità raggiunta;
un servizio aggiuntivo in merito alla mappature ministeriali delle tabelle di sistema (esempio: Scuole Superiori, Nazioni, Comuni, …) che si pone l’obiettivo di azzerare le associazioni mancanti o indefinite nel sistema, guidando l’Ateneo nella presa in carico della piena gestione del mantenimento di queste tabelle;
un servizio aggiuntivo di eliminazione di vecchie spedizioni la cui conservazione non è ritenuta più necessaria all’interno di ESSE3;
l’individuazione di incongruenze in merito alle informazioni di immatricolazioni, iscrizioni, superamento degli esami, chiusura carriere, degli studenti di Ateneo, con conseguiti input atti alle relative correzioni;
l’effettuazione di aggiornamenti massivi sul database per la sistemazione di incongruenze sui dati inerenti dati erronei o mal gestiti;
la correzione, a livello di script di db, di errori definiti ed omogenei studenti di qualunque natura, purché siano raggruppabili per un insieme ampio di studenti (ad esempio, non sarà conveniente bonificare via script l’ordinamento di un solo studente; ma un insieme di studenti su ordinamenti errati potranno essere sanati da questo servizio). Le correzioni non contemplano la bontà dei dati costitutivi dell’iscrizione stessa (corso, ordinamento, percorso) per i quali è necessario un ticket sulla cosa apposita.
durante il periodo di attività, si produrranno rapporti analitici, anche parziali (nel caso di bonifiche piuttosto complesse, realizzabili nell’arco di diversi mesi), finalizzati ad evidenziare il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento e consolidamento della base dati;
al termine del periodo, verrà prodotto un rapporto conclusivo che conterrà un raffronto della situazione iniziale e finale dell’Ateneo.

Restano di responsabilità della singola Università:

la produzione delle schede e la ricezione dei file degli errori (attività escluse dal presente servizio);
la mappatura dei codici Off. F. per i corsi di studio e i relativi percorsi in ESSE3;
il censimento dei corsi in OFF-PL e il rinnovo annuale dell’offerta dei predetti corsi
i controlli puntuali e specifici a livello di singole carriere, nonché le correzioni, sempre e solo di natura puntuale, che evidenzieremo nel corso del servizio;
la presa in carico della situazione generale dell’Ateneo rispetto ai risultati di coerenza incamerati dalla banca dati ministeriale e pubblicati dagli organi di competenza (come ad esempio i siti pubblici anagrafe.miur.it e UniversItaly);
infine, si potrà far richiesta all’Ateneo di produrre un numero aggiuntivo di schede, anche ulteriore rispetto al minimo previsto ministerialmente, con l’obiettivo di far incamerare dati migliorati all’Anagrafe in un tempo più breve.

Per quanto attiene l’accesso ad ESSE3 in modalità client, questo dovrà essere garantito con i privilegi di Amministratore di sistema.

CONSULENZA-DATA QUALITY

La terza opzione è un servizio avanzato di consulenza personalizzato e formativo, che può essere anche parzialmente (o totalmente) erogato con la formula “incontri” presso l’Ateneo, erogabile tipicamente in pacchetti di 5 giorni.

Le attività del servizio sono:

analisi dettagliata della situazione d’Ateneo, seguendo una serie di indicatori consolidati dai processi ANS (ad esempio a seguito di un “Check-Up d’Ateneo” non positivo)
consulenza specifica su problematiche proprie dell’Ateneo in termini di strutturazione dei corsi
consulenza specifica su problematiche proprie dell’Ateneo in termini di gestione (non conformi) delle carriere
varie ed eventuali (consulenze su situazioni normative, problematiche ministeriali, richieste estemporanee che richiedono un approfondimento ed uno studio che esulano dal Supporto ordinario, ecc…)

APPROFONDIMENTO sul CHECK-UP D’ATENEO: Assicurazione di Qualità d’Ateneo

L’Assicurazione di Qualità deve avere tra i suoi punti imprescindibili la bontà nella gestione delle carriere degli studenti nell’applicativo di Segreteria Studenti; punto fermo è quindi il riscontro effettivo sul grado di qualità dei dati inviati (ed inviabili) in Anagrafe Nazionale Studenti, tramite un monitoraggio degli stessi che può essere concretamente attuato tramite valutazioni ed auto-valutazioni sull’andamento della qualità dei dati ANS.
L’accordo tra gli uffici Statistici e i referenti ANS è quindi fondamentale e non opzionale nel processo.
Il CHECK-UP D’ATENEO si pone come il momento di valutazione/auto-valutazione con cui l’Ateneo può trarre le sue considerazioni sulla bontà gestionale dei propri studenti aderenti ai Corsi dell’Offerta Formativa; di fatti, rappresenta un insieme di linee guida atte a certificare la Qualità ANS dell’Ateneo tramite il superamento soddisfacente di una serie di punti rappresentativi delle tematiche coinvolte nel processo Anagrafe.
Sintetizziamo il tutto in 8 punti:

Sebbene i risultati degli invii in Anagrafe abbiano come fulcro il solo punto 7, questo rappresenta un risultato “a valle” di un lungo processo, composto da tanti passi distinti, i quali vanno considerati paritari.
Si noti che l’ultimo passo è di salvaguardia fisica della base dati e si occupa di mantenere ordinata e pulita la situazione delle spedizioni effettivamente utili e quindi da conservare nel sistema.
E’ fortemente consigliato effettuare un CHECK-UP D’ATENEO periodico, anche totalmente inter Ateneo, almeno semestrale.
Queste linee guida sono da intendersi come una strutturazione ordinata che consente all’Ateneo di tenere sotto controllo la Qualità ANS in assoluta autonomia.
Una valutazione globale positiva del CHECK-UP D’ATENEO indica che in Ateneo si sta realizzando una gestione delle carriere di QUALITÀ.

NB: le università con il servizio di KS-ANS EXTRA hanno tipicamente un “Check Up d’Ateneo” a conclusione del servizio, compatibilmente con le risorse rimanenti a fronte del consuntivo erogato.

I seguenti Atenei sono tra quelli che hanno usufruito o usufruiscono di consulenze KS-ANS personalizzate delle 3 tipologie sopra menzionate: Trento, Trieste, Udine, Torino, Bergamo, Milano San Raffaele, Università Cattolica del Sacro Cuore, Parma, Modena e Reggio Emilia, Ferrara, Firenze, Siena, Roma Tre, S.Pio V, Mercatorum, TEL.M.A., Giustino Fortunato, LUISS, Telematica San Raffaele di Roma, Politecnico di Bari, LUM, Kore, E-Campus, Messina.