OGGETTO: “Chiusura” Anagrafe 2001-2013 – Buone pratiche pre e post chiusura
Bollettino inviato lunedì 15/07/2016 ore 16:00
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Chiusura Anagrafe 2001/2002-2013/2014, Causali Esonero e Borsa di Studio MIUR, Note per i Flussi Contributivi ANS
Salve a tutti,
in questo bollettino ANS affrontiamo principalmente la chiusura della banca dati Anagrafe per le annate dal 2001/2002 al 2013/2014 compresi, ponendo l’accento su una serie di buone pratiche da attuare nelle prossime settimane in fase degli ultimi invii e da seguire, a chiusura avvenuta, a partire da Agosto. Esporremo inoltre una serie di novità, essenzialmente in ambito tasse, il cui riferimento saranno le versioni di rilascio del mese di Luglio di ESSE3.
CHIUSURA ANAGRAFE 2001 – 2013: RACCOMANDAZIONI PER IL MESE DI LUGLIO
Come saprete (cfr Nota MIUR su scadenza Luglio 2016 ed indagine interna sulla conferma titoli da ANS), il caricamento finale di Luglio 2016 sarà l’ultimo inerente tutte le annate in Anagrafe dal 2001/2002 al 2013/2014; l’Ufficio Statistico MIUR ha annunciato che sarà possibile successivamente procedere con “aggiustamenti” tramite schede sostitutive, ma è importante cogliere che il numero delle carriere non potrà essere variato dagli invii sostitutivi e quindi immatricolati ed iscritti dovranno essere fissati in questa fase finale di invii di Luglio. Al fine di centrare il consolidamento dei dati, è necessario che:
- il numero degli studenti rifiutati sia portato a 0,
- non si abbiano “studenti senza portfolio”,
- gli errori bloccanti sulle iscrizioni reali siano rimossi.
Riassumendo, il suggerimento operativo per queste ultime (delicate) settimane di lavoro è il seguente:
- recupero studenti senza portfolio: ricordando che il totale della popolazione studentesca inviabile è dato dalla somma degli studenti senza portfolio e degli studenti con portfolio, è importante porsi come primo obiettivo quello di recuperare (se possibile) quelle carriere per le quali non scatta il calcolo del portfolio studente, come evidenziato nella funzionalità POTENZIALE STUDENTI. Effettuate quindi almeno un ricalcolo degli “Studenti senza portfolio”, selezionando una qualsiasi annata (automaticamente le calcolerà tutte): dal pannello “Allerta sul Potenziale”, potrete estrarre l’elenco delle carriere per le quali non è possibile il calcolo del portfolio. I motivi sono sempre i soliti “classici” e istituzionalizzati: al di là di gravi ammanchi anagrafici, controllate la sensatezza della triade e della prima iscrizione reale (cfr /ans/vademecum-ans#vademecum_potenziale).
- azzeramento studenti rifiutati: fin dal 2005, abbiamo sempre considerato fondamentale avere tutti gli studenti entrati in Anagrafe, ossia inviati e senza errori bloccanti (ERR): secondo obiettivo è quindi l’azzeramento degli errori bloccanti (fase ERR) degli eventi di ingresso (IN, IS, AC della scheda 1, TI della scheda 4, AR della scheda 1-ANTE); si tenga a riferimento la funzionalità FARO – MONITORAGGIO STATISTICO ANS. Gli errori bloccanti che rifiutano l’entrata in Anagrafe di uno studente per l’Ateneo sono molteplici, ma ponete particolare attenzione alla sensatezza del Corso OFF.F. della prima iscrizione reale valida per l’entrata in Anagrafe, poiché solitamente il rifiuto del dato è ascrivibile ad una valorizzazione indefinita (9999999999) o comunque non accettabile nella combinazione di codice Corso, anno di corso e regolamento (cfr /ans/vademecum-ans#vademecum_scheda1).
- azzeramento errori bloccanti delle iscrizioni: come terzo (e ultimo) obiettivo è importante sanare gli errori bloccanti degli eventi di carriera inerenti le iscrizioni (schede 4 e 4-ANTE) degli studenti entrati in Anagrafe: sostanzialmente le cause di rifiuto sono in massima parte riconducibile alle regole di buon senso sulla sensatezza delle date, della ricostruzione cronologica, dell’anno accademico di regolamento, anche in rapporto all’anno di corso di iscrizione (cfr /ans/vademecum-ans#vademecum_scheda4).
- …inoltre… azzeramento errori bloccanti nelle altre schede: a questo punto, seguendo l’usuale ordine che privilegia la chiusura delle carriere (schede 7 e 7-ANTE), la bontà dei titoli (scheda 2), gli esami di ingresso (scheda 3) e gli esami di carriera (scheda 6), suggeriamo un consolidamento dei dati, nei limiti delle proprie possibilità, ponendosi però come traguardo minimo quello di perseguire una situazione pulita a 0 errori (ERR) nelle schede di chiusura. Va da sé, per chi avesse nelle spedizioni valide ancora violazioni gravi della base dati rappresentate dal deposito di record scartati a livello della funzionalità DEPOSITO STUDENTI, sarà bene studiare le casistiche al fine di recuperare il dato, spesso vittima di duplicazioni non voluti o inconsistenze cronologiche “banali” (cfr /ans/vademecum-ans#vademecum_deposito)
- … niente invii “alla cieca”, niente invii “di corsa”: sconsigliamo di effettuare una serie di invii R alla “cieca”, soprattutto per spedizioni tenute ferme da molto tempo: di fatti, bisogna contemplare la possibilità che queste carriere siano peggiorate nel corso del tempo e, nell’effettuare dei rinvii totali, si dovrà assumere l’onere dell’analisi degli errori e della correzione delle stesse, al fine di evitare un aggravamento della situazione ANS d’Ateneo. Detta in altri termini, se ci si vorrà avventurare nel rinvio di vecchie annate ferme da tempo (e quindi per le quali non avete di fatto controllo sull’attuale bontà dei dati), bisogna prendersi contestualmente la responsabilità della correzione di dati sporchi che verranno fuori.
CHIUSURA ANAGRAFE 2001 – 2013: LINEE GUIDA PER LA GESTIONE A CHIUSURA AVVENUTA
Detto ciò, a seguito della “chiusura” della banca dati 2001-2013 (5 Agosto 2016), sarà bene tenere a mente una serie di BUONE PRATICHE:
- spedizioni S a seguito della chiusura: a banca dati “chiusa”, verrà offerta la possibilità di effettuare soltanto spedizioni sostitutive (S), indipendentemente dalla tipologia di invio (totale o ad eventi) adottata dall’Ateneo, per tutte le schede ad eccezione della 4: il senso dell’operazione è quello di integrare, migliorare od eventualmente estendere un insieme mirato di dati, ma NON di correggere quegli errori bloccanti relativi all’entrata in Anagrafe e alle iscrizioni, affrontati nei punti precedentemente menzionati; non potrete quindi con questo strumento inviare “correzioni” inerenti a mancate entrate in Anagrafe oppure ad iscrizioni che siano state rifiutate (ERR);
- modifiche future del codice fiscale per annate chiuse: nel caso in cui si modificasse il codice fiscale di studenti entrati in Anagrafe nel “periodo di chiusura Anagrafe”, l’Osservatorio è disponibile a correggervi il codice fiscale tramite l’invio di una richiesta apposita via e-mail; lato ESSE3, effettuerete una spedizione 1C in area di test, acquisendone il file ERR a sistema, in modo da far capire ad ESSE3 che il codice fiscale è stato comunicato correttamente; per gli eventi TI, che non contemplano la correttiva per codice fiscale, inviate sempre una comunicazione all’Osservatorio e lato ESSE3 potrete mettere un ticket al riguardo specificando la situazione (indicando codice fiscale nuovo e codice fiscale vecchio), cosicché vi correggeremo il dato “codice fiscale” (salvato nelle schede già inviate) direttamente da db; se invece avete l’accesso al database, potete semplicemente effettuare questo aggiornamento: UPDATE P15_ANS_RIGHE SET COD_FIS_EVENTO=pi_nuovo_codice_fiscale WHERE COD_FIS_EVENTO=pi_codice_fiscale_inviato;
- garanzia del recupero delle ricognizioni: nel caso di ricognizioni che coinvolgano il “periodo di chiusura Anagrafe”, l’Osservatorio calcolerà automaticamente l’evento di ricognizione per l’anno accademico “chiuso” in Anagrafe (evento RI della scheda 4); come suggerimento, potete effettuare una spedizione da depositare nell’area di test dell’Osservatorio, per gli anni accademici chiusi, al fine di mantenere compatta la base dati Anagrafe in ESSE3, assicurandovi del fatto che l’invio dell’evento dall’anno successivo al “periodi di chiusura Anagrafe” è comunque garantito.
- la base dati Anagrafe in ESSE3 deve essere mantenuta corretta e sensata: si dovrà porre attenzione (ed in questo si aggiunge sicuramente un grado di difficoltà al progetto) che la base dati Anagrafe in ESSE3, ossia il novero delle spedizioni e di tutti i Riallineamenti degli anni chiusi, sia comunque mantenuta e corretta. Spieghiamo il ragionamento con un esempio molto banale: fra 2 mesi, si mette mano ad una carriera del 2001 (non si dica che queste cose non accadono!) “rovinandone” involontariamente la bontà e producendo così il mancato calcolo del portfolio. Bene, oggi lo studente rinnova l’iscrizione nel 2016 e … non compare più negli invii. Ecco è necessario mantenere la bontà della base dati di annate chiuse, pena un “impazzimento” generale del progetto ed un logoramento della qualità generale del dato.
Cogliamo l’occasione per ricordare che nel corso di questa Primavera l’Osservatorio Studenti ha allentato i controlli sui trasferiti in ingresso, la cui coerenza è di fatto garantita dalla bontà della carriera trasmessa nell’Ateneo che presenta lo studente come TI.
NOVITA’ SUGLI STATI OCCUPAZIONALI
A seguito di varie richieste ricevute sia da Atenei sia dal Dipartimento MIUR, si rilascerà una nuova gestione degli STATI OCCUPAZIONALI, che coinvolgerà le ultime annate coinvolte dalla nota “riforma contributiva ANS”. Ricordando che le nuove annate hanno subito una riclassificazione dei codici (con valori numerici a partire da 0) che contemplano sia l’informazione dello stato di lavoratore dello studente che del suo impegno “full-time” o “part-time”, la tabella degli stati occupazionali presenterà ora una diretta mappatura con gli STATI OCCUPAZIONALI MIUR, dando facoltà all’Ateneo di crearsi in autonomia un nuovo stato occupazionale e di mapparlo nel modo corretto ed opportuno, sia alla “vecchia” che alla “nuova maniera”. In qualunque versione, vi preghiamo di effettuare l’aggiornamento della tabella ministeriale STATI OCCUPAZIONALI MIUR e dalla versione 16.07.02 sappiate che la tabella di sistema STATI OCCUPAZIONALI richiederà la mappatura MIUR (si noti che una mappatura di base è comunque garantita tramite nostri script al passaggio di versione). Fatte queste due azioni preliminari, l’Ateneo NON dovrà cambiare nulla nel suo modus operandi, continuando ad usare gli stati occupazionali come indicatore della condizione lavorativa dello studente ed il campo CFU sull’iscrizione per esprimere concretamente il valore dei CFU che caratterizzano lo stato (o meno) del part-time.
In assoluta autonomia, un Ateneo può fin da subito scegliere indifferentemente una di queste soluzioni:
- continuare ad utilizzare gli stati occupazionali “vecchi” (mappati quindi su L,S,N) ===> per gli anni accademici soggetti alle “novità contributive ANS” (dal 2013/2014), il sistema automaticamente calcolerà i valori da 0 a 9 basandosi sui dati incamerati: l’Ateneo quindi NON cambierà nulla della sua gestione.
- decidere di utilizzare nuovi stati occupazionali mappati alla nuova maniera (0,1,2,3) ====> il sistema invierà semplicemente la mappatura indicata.
Allo stato attuale, permane la nostra unica richiesta che il flag di lavoratore a livello di ISCRIZIONI sia valorizzato pertinentemente al valore dello stato occupazionale, altrimenti una combinazione non congrua (flag di lavoratore sì, stato occupazionale studente NON lavoratore) produrrà il dato indeterminato 9, come comunque accadeva in precedenza.
PRIORITA’ IN CAUSALI ESONERI
Si è aggiunto un campo “Priorità” in CAUSALI ESONERI, cosicché sia possibile dare ad ogni causale una priorità, inizializzando ad 1 l’indicazione di quella maggiore: l’implementazione si è resa necessaria perché diversi di voi si sono imbattuti in causali esoneri distinte associate a tipi esoneri MIUR a medesima priorità ma, di fatto, non considerate causali paritarie dal dato Ateneo. A livello di singola causale di riduzione si è reso necessario quindi aggiungere questa informazione (valore numerico del campo “Priorità”): in tal modo, il calcolo della causale esonero prevalente a livello di singolo studente seguirà la priorità sulla causale stessa (a rigore priorità causale e priorità tipo esonero MIUR), mentre in precedenza si demandava il tutto alla sola priorità del tipo esonero MIUR.
Nell’esempio qui sopra indicato, si è associata una bassa priorità (valore 20) alla causale che esprime Nessun Esonero; di contro, ci immaginiamo che la causale che esprima un esonero totale si valorizzata con alta priorità (valore 1). Spetta all’Ateneo la valorizzazione delle priorità, utilizzando una qualunque logica, purché rispetti il valore massimo con il valore 1.
RIEPILOGO SUL CALCOLO DELLA BORSA DI STUDIO
Ci stiamo accorgendo che le nuove casistiche sulla variabile borsa di studio MIUR stanno risultando difficoltose dal punto di vista gestionale. Poiché, al contrario, la gestione ci pare venire incontro a tutte le configurazioni disponibili (da quelle articolate a livello di borsa su singola iscrizione a quelle semplici basate sulla sola causale di riduzione), vi andiamo a riepilogare, per la prima volta, come è calcolata la variabile borsa di studio per gli invii in Anagrafe, invitandovi ad indagare su quale siano le scelte effettuate in Ateneo. Nel solo caso, ovviamente, in cui la competenza della borsa regionale sia a carico dell’Ateneo (cfr. parametro di configurazione annuale ‘ANS _BORSA_DLGS_68-12’), la priorità del calcolo della borsa MIUR segue le seguenti casistiche:
| livello di dettaglio | borsa sulle iscrizioni | mappatura di riferimento |
| MASSIMO | Sì | Se è valorizzato il cod. MIUR sulla Borsa in ISCRIZIONI>DETTAGLIO BORSA si prende questo.
NOTA BENE: Nel caso in cui il valore di ritorno sia A, B e lo studente ha una causale di riduzione prioritaria con il flag Borsa MIUR alzato, si passa al caso MINIMO ovvero si invia la mappatura legata alla borsa presente nella causale esonero. |
| MEDIO | Sì | Se non è valorizzato il cod. MIUR sulla Borsa ed è valorizzato il cod. MIUR sullo Stato della Borsa in STATI BORSA DI STUDIO (di solito è B per la borsa attiva) si prende questo.
NOTA BENE: Nel caso in cui il valore di ritorno sia A, B e lo studente ha una causale di riduzione prioritaria con il flag Borsa MIUR alzato, si passa al caso MINIMO ovvero si invia la mappatura legata alla borsa presente nella causale esonero. |
| MINIMO | No | cod. MIUR sulla Borsa in CAUSALI ESONERI |
| Cod. MIUR Borsa (a livello iscrizione) | Cod. MIUR Stato Borsa | borsa_flg sulla causale (prioritaria) | cod. MIUR sulla causale esonero |
| A o B | B (o A) | 1 | si preleva da qui |
| NULL | B (o A) | 1 | si preleva da qui |
| diverso da A o da B si prende questo valore |
Se il borsa_flg sulla causale è 0 si recupera sempre il valore tra il primo non nulla tra il livello massimo e medio.
Eventuali valori 9 NON DEFINITI/NON DISPONIBILI devono essere evitati; al momento vengono automaticamente rimappati su A.
LIVELLO MASSIMO: VERIFICA DELLA PRESENZA DI UNA BORSA SULL’ISCRIZIONE E DELLA MAPPATURA BORSA MIUR
è prioritario il livello massimo di dettaglio, ossia l’aver esplicitato su singola borsa erogata a livello di iscrizione quale sia la tipologia di Borsa MIUR della borsa stessa, come da figura (maschera ISCRIZIONI>Borse di studio -aprendo il dettaglio-) e sul codice MIUR TIpo Borsa indicato:
A tal proposito, è stato rilasciato un nuovo controllo di congruenza (il 102esimo), del gruppo ISCRIZIONI, dedicato a “Iscrizioni con Borsa senza mappatura su Borsa MIUR”, a cui fare riferimento esclusivamente nel caso abbiate errori/avvertimenti di ritorno dall’ERR: non è di fatti obbligatoria la valorizzazione su ogni singola borsa a livello di iscrizioni, ma solo ove l’assenza del dato crei ambiguità ed il valore di default B sia di fatto troppo generico (dando luogo all’avvertimento 825); infine, nella rara ipotesi di una “borsa fittizia” assegnata, dove intendiamo qualcosa che non è portatore di una borsa ministeriale, andrà usata la mappatura ‘N’ indicando così il valore di “No Borsa” negli invii contributivi del dato anno accademico.
LIVELLO MEDIO: VERIFICA DELLA PRESENZA DI UNA BORSA SULL’ISCRIZIONE E DELLO STATO DELLA BORSA
Sempre rimanendo a livello di borsa sulle ISCRIZIONI, in assenza del Cod.MIUR Tipo Borsa (come è sempre stato per l’Anagrafe “pre-riforma contributiva”), diventa prioritaria la mappatura a livello dello stato della borsa erogata, visualizzabile in STATI BORSA DI STUDIO
,
ove tipicamente ci aspettiamo il valore MIUR B per borsa con stato “attiva”; ovviamente questa gestione “povera” non potrà soddisfare l’Ateneo che contempli casistiche articolate (come le borse semestrali) e quindi vi saranno Università che NON potranno MAI permettersi una semplice gestione sullo stato della borsa a livello di iscrizione, ma dovranno ricorrere ad un diverso livello di dettaglio (quello massimo).
LIVELLO MINIMO: VERIFICA DELLA CAUSALE ESONERO E DELLA MAPPATURA BORSA
infine, in presenza di una causale di riduzione con borsa, comanda quanto è stato esplicitato a livello di CAUSALI ESONERI: quello che una volta era un semplice “Borsa Sì/Borsa No” a livello di causale esoneri è diventato, per “Borsa sì”, il dettaglio del tipo Borsa MIUR, ove si andrà a specificare la mappatura del tipo Borsa MIUR caratterizzante la data causale di riduzione.
FLUSSI CONTRIBUTIVI – NOTE
Abbiamo aggiunto un campo “Note” in coda ai file interenti i “Flussi Contributivi ANS” al fine di permettere di indicare le motivazioni generiche del supporto erogato. Nel caso in cui si voglia gestire la nota nel file di flusso, vi sarà sufficiente aggiungere un campo NOTA al tracciato presentato nel Bollettino ANS n.58 – Luglio 2015:
la riga di intestazione dovrà essere nella forma
| MATRICOLA | STU_ID | AA_ID | DATA_SUPP | DES_INT_SUPP_COD | COD_CDS | AA_ORD_ID | COD_PDS | NOTA | AA_FINANZIARIO |
Una volta che si sarà incamerato il file, verrà popolato il nuovo campo, visibile da RIEPILOGO CARRIERA ANS>Iscrizioni OFF.F.>Riepilogo Situazione Contributiva ANS
Ringraziandovi anticipatamente per l’attenzione, auguriamo a tutti buon lavoro!
Christian Marcone