Bollettino ANS n.26 – Agosto 2008

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OGGETTO: Gestione 270, Corsi Interclasse e Immatricolazioni 2008/2009
Bollettino inviato venerdì 08/08/2008 ore 08.30
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Corsi interclasse, Profilo studente, Xml di Off. F., Iscrizioni reali, Passaggi di corso fittizi


Salve,
vi invio questo bollettino, in dirittura di arrivo della pausa estiva, per soffermarci principalmente sull’apertura del nuovo anno accademico 2008/09.

GESTIONE DELL’INTERCLASSE

Lato Anagrafe, è stato concordato lo schema modificato per recepire il D.M. 270/04; le uniche novità riguardano i corsi interclasse e sono:

  1. la creazione lato OFF.F./ANS di 2 chiavi Anagrafe distinte per ogni percorso di un corso interclasse, a seconda della classe scelta dalla studente;
  2. l’introduzione di un nuovo evento di carriera VI (Variazione della Classe) da comunicarsi, in scheda 4, a fronte della variazione della classe scelta da uno studente nell’ambito di un corso interclasse.

Per i corsi interclasse quindi, non è sufficiente parlare di iscrizioni ad un corso di studio, ordinamento, percorso, sede e anno di regolamento, ma è necessario specificare la classe scelta dalla studente; a seconda della classe quindi, si avrà un Corso Off. F. dedicato.

Esempio:

il corso di studio interclasse SCIENZE DELLA CULTURA (codicione 0360106200500003) dell’Ateneo di Modena e Reggio Emilia, afferente alle classi ministeriali L-5 (Filosifia) & L-42 (Storia), ha i seguenti codici per l’anno accademico 2008/2009 :
106869 –> è il percorso generico afferente a L-5 Filosofia
106963 –> è il percorso generico afferente a L-42 Storia

Si rammenta che applicativamente il cambio della classe di uno studente corrisponde al cambio del profilo studente in ESSE3 (nuova funzione REGOLAMENTI STUDENTE); per ogni profilo utilizzato dall’Ateneo (ad esempio, 1 – STANDARD) è da affiancarsi un profilo interclasse (ad esempio, 1-INT STANDARD INTERCLASSE), che afferisce semplicemente alla seconda classe dichiarata in Offerta Formativa. Gli Atenei sono richiamati a fare mente locale sui profili studenti di utilizzo usuale e sulla creazione eventuale di profili “fratelli” interclasse, dalla maschera TIPI PROFILO STUDENTE; di sistema si è fornita solo la codifica 1-INT.

La gestione dell’evento cambio della classe VI verrà resa operativa nel corso dell’autunno 2008 quando cominceremo ad avere delle schede 4 significative per gli immatricolati 2008/09. Per ora raccomandiamo di essere particolarmente sensibili ed accorti sulla gestione dei cambi di classe (REGOLAMENTI STUDENTE), ragionando sull’effettiva necessità di quali variazioni incamerare e conservare in Ateneo (il cambio di classe VI è un evento di carriera, quindi ci aspettiamo al più un cambio per anno accademico, non situazioni “ballerine”, che saranno tanto meno significative se non associate ad un iter curriculare con superamento di esami).

Vi preghiamo di seguire due raccomandazioni per gli studenti dei corsi interclasse:

  1. monitorare con cura l’invio degli studi ai Corsi OFF.F. delle 2 classi, per ogni codicione coinvolto;
  2. controllare il più possibile (per lo meno una volta nell’arco della carriera!) lo studente afferente all’interclasse (il profilo 1-INT, per intenderci) entrando semplicemente nella funzione REGOLAMENTI STUDENTE, che contiene utilità di controllo e ripuliture sia per il profilo che per l’anno di regolamento.

ASSOCIAZIONE CODICE OFF.F. AL TALE PERCORSO DI STUDIO

Lato associazione codici (Percorsi di studio – Codici Off. F.), non è cambiato nulla rispetto a prima; poiché il curriculum è sempre e comunque UNICO, rimane UNICA l’associazione a livello di una riga per anno accademico di validità tra Percorsi/Sede e Anno di Regolamento; questa conterrà in sé, per i corsi interclasse, il riferimento anche al codice “interclasse” dell’Offerta Formativa (come potrete notare all’interno della lookup nel tab “Codici Off. F.” dei PERCORSI). Per i corsi interclasse, a fronte di coppie di Corsi Off. F. per anno accademico di regolamento, l’associazione con il percorso di studio rimane unitaria . La gestione interclasse è operativa dalla versione 6.01.05-b01 di ESSE3.

NOTA BENE: Mi raccomando, è fondamentale che la creazione delle CLASSI DI ATENEO segua, nell’associazione delle classi MIUR, l’ordine con le quali le classi ministeriali sono state introdotte in Off.F. per il tale corso di studio! L’interclasse (l’ultima) è caratterizzata dalla label “INT.” nella funzione CLASSI DI ATENEO nel tab “Classi Ministeriali”.

Esempio:

in Off. F. creo un corso interclasse dichiarandolo afferente a LM-38 e LM-37; quando creo la classe d’Ateneo relativa, con codice suggerito “LM-38,37″, devo premurarmi che le classi rispettino questo ordine di inserimento e l'”INT.” afferisca a LM-37 proprio perché inserita dopo la creazione della classe d’Ateneo come semplice derivata di LM-38.

OFF.F. 2008/09

Dalla versione 6.01.05-b01 di ESSE3 è disponibile il caricamento dei file xml di Off.F. 270 e del dat dei Corsi di Studio. Vi ricordo che i Regolamenti di Percorso possono essere ricaricati in qualsiasi momento, anche in futuro.
Intanto, vi invitiamo al caricamento dei Codici Off. F. tramite il dat dei Corsi di Studio del vostro Ateneo, nel formato che privilegiamo, ossia quello unico con tutti I codici di tutti gli anni accademici. Si rimanda alla nota “Come caricare il dat di tutti i Corsi dell’Ateneo per versione antecedente 6.01.05-b01” nel caso di acquisizioni pre-versione citata: in sintesi, gli ultimi due campi della testata debbono essere una copia della coppia precedente, in maniera tale da “oscurare” i nuovi campi introdotti nel dat e non gestiti in una versione antecedente alla 6.01.05-b01.

Si rammenta inoltre, come da nota del 07/07/2008 sul Diario di Bordo, di effettuare preventivamente le seguenti operazioni: aggiornate le tabelle ministeriali TIPO LAUREA, CLASSI (N.B.: alzate dapprima da db nella MIUR_CLASSI il codice “LM-4 c.u.” in “LM-4 C.U.” , qualora presente in forma abbassata, ovviamente solo se siete in versioni precedenti alla 6.01.05-b01, corrispondente al cla_m_id=3119), ATTIVITA’ FORMATIVE, AMBITI UNIVOCI, SETTORI SCIENTIFICI DISCIPLINARI, VOTI DI LAUREA, da acquisire nell’ordine qui indicato.

ISCRIZIONI REALI

Raramente gli studenti hanno una sola iscrizione per anno accademico; di sicuro ne avranno sempre una ed una sola attiva alla volta**, ma nel corso dell’annata, per varie motivazioni, le iscrizioni possono modificarsi provocando, di conseguenza, l’annullamento della precedente e l’attivazione di una nuova.
Ad esempio, lo specchietto che segue rappresenta le iscrizioni di uno studente che si immatricola e che a metà anno effettua un passaggio di corso:

situazione iscrizioni 2008/2009

data iscrizione stato * motivo * dove è iscritto A.A. Regolamento
01/09/2008 X P Corso A – Ord. 2007 – Percorso G – Sede 1 2008
02/02/2009  A (nullo) Corso B – Ord. 2008 – Percorso H – Sede 1 2008

Da definizione, le ISCRIZIONI REALI di uno studente, quindi le iscrizioni da inviare in Anagrafe Nazionale Studenti, sono sempre e solo le seguenti (tra parentesi, stato e motivo* dell’iscrizione):

  • le iscrizioni attive (A )
  • le iscrizioni chiuse per passaggio (X P)
  • le iscrizioni sospese per tasse (S T) se e solo se l’Ateneo le reputa come evolutive di iscrizioni attive**(in tal caso, dovrà configurare il parametro di configurazione ANS_ISCR_SXT settandolo ad 1)

* corrispondenti ai campi (sta_iscr_cod, mot_staiscr_cod) della tabella P04_ISCR_ANN.
** le configurazioni tasse e le evoluzioni della coppia stato e motivo delle iscrizioni, a fronte di evoluzioni contributive, rientrano completamente nel dominio delle configurazioni dell’area tasse a cura dei singoli Atenei. Il novero dell’invio delle suddette iscrizioni rientra nella scheda 4. Rimane per gli esami il vincolo di un’associazione ad un’iscrizione regolare lato tasse (di derivazione formale dalle statistiche MIUR classiche); avvisateci in caso di criticità sull’argomento.

Da un punto di vista dell’Osservatorio Studenti si utilizzano terminologie simili, parlando di ISCRIZIONE ATTIVA (A), ISCRIZIONE NON ATTIVA (N); nel caso di una carriera multipla, si aggiunge l’ISCRIZIONE ATTIVA IN CARRIERA MULTIPLA (M).

NOTA BENE: bisogna porre particolare attenzione all’annullamento (X ANN) di iscrizioni che si vuole comunicare in Off.F. Nella casistica, estremamente limitata, in cui vi ritroviate la “Prima Iscrizione Off.F.” mal determinata poiché sono presenti più iscrizioni di cui la prima reale SUCCESSIVA all’inizio carriera/ingresso in Ateneo, ripristinando la coerenza tra la data di iscrizione dell’iscrizione reale e la data di ingresso in Ateneo OPPURE rendendo reale l’iscrizione annullata (ANN) la cui data è quella di ingresso, lo studente non verrà perso. Il suggerimento è mettere motivo P alla prima iscrizione ANN qualora si stabilisca che sia reale. Si invita a non utilizzare le date di iscrizione per sancire la conferma di atti verificatisi successivamente, altrimenti si corre il rischio di affermare che uno studente entra in Ateneo il 1° settembre ma la prima iscrizione reale è di 6 mesi dopo! Nel caso in cui si verifichino queste situazioni, per esperienza vi invitiamo a studiare le iscrizioni in gioco del primo anno per scegliere la soluzione più opportuna.

RICHIAMO DEFINITIVO SULLA VERIDICITÀ DEI PASSAGGI DI CORSO

Con questa nota vi richiamo, in modo formale ed ufficiale, al controllo sulla veridicità dei passaggi di corso censiti ad inizio di un anno accademico. Si è notato un numero di casistiche non trascurabili, che si direbbero tipiche di un errore “sistematico” di gestione, per le quali vari studenti hanno una situazione “iniziale” che contempla un rinnovo di iscrizione ed un passaggio di corso “contemporanei” ad inizio dell’anno accademico.

Esempio:

per MARCO ROSSI risulta la seguente situazione “sospetta” delle iscrizioni
1) 01/09/2008 X P Corso ABC Ordinamento 2008 Percorso G Sede 1 e Anno Regolamento 2008
2) 01/09/2008 A Corso DEF Ordinamento 2008 Percorso H Sede 1 e Anno Regolamento 2008

La prima iscrizione, ora chiusa per passaggio, indica un rinnovo di iscrizione al corso dell’anno precedente che però ha avuto vita “breve”, poiché nell’arco della stessa giornata, come si vede dalla seconda iscrizione, lo studente risulta avere fatto un passaggio ad un corso in cui ha attualmente iscrizione attiva. Questa situazione è poco plausibile; più propriamente, per il nuovo anno accademico lo studente avrà fatto semplicemente il passaggio di corso, ma nella situazione sopra menzionata, si censisce (e trasmette in ANS!) un evento di carriera in più (il rinnovo di iscrizione della iscrizione 1).
Concordiamo che lo studente faccia un passaggio di corso a DEF con l’avvio del nuovo anno accademico, non che rinnovi l’iscrizione su ABC e poi decida il cambio di corso verso DEF.
Detto questo, per provare a capire il perché di questa situazione dati facciamo un passo indietro, prima della “regolarizzazione” delle iscrizioni del 2008/09; vi sono solo due scenari disponibili:

A) per il 2008/09 vi è un’iscrizione S H al Corso ABC
B) per il 2008/09 non vi è alcuna iscrizione

In entrambe le casistiche, il procedimento corretto è il PASSAGGIO DI CORSO a DEF.

Vediamo cosa accade

A) l’iscrizione al Corso ABC da S H diventa X ANNHP, si crea un’iscrizione attiva su DEF
B) si crea direttamente un’scrizione sul nuovo corso DEF

È bene quindi che situazioni del genere passate vengano posteriormente corrette tramite il cambiamento della motivazione di chiusura della “prima” iscrizione (quella logicamente “superflua), che a seconda delle due casisitiche sarà

A) —> X ANNHP
B) —> X ANN

in ogni modo l’iscrizione 1 è da annullarsi (X ANN è sufficiente, X ANNHP è il motivo che indica semplicemente che l’iscrizione era nata da S H e non è mai stata attivata).

Facciamo notare che sarà attiva, dalla versione 6.03.00 di ESSE3, un controllo per il quale, all’atto del PASSAGGIO DI CORSO, una casistica come quella citata (che potrebbe realizzarsi tramite attivazione automatica delle iscrizioni tramite acquisizione dei flussi bancari) produca l’annullamento dell’iscrizione precedente, in maniera tale che al termine del processo la situazione iscrizione sia la seguente:

Esempio:

per MARCO ROSSI risulta la seguente situazione delle iscrizioni
1) 01/09/2008 A Corso DEF Ordinamento 2008 Percorso H Sede 1 e Anno Regolamento 2008

Si ricorda infine che la data delle iscrizioni è modificabile dalla funzione ISCRIZIONI.


In chiusura vorrei sinceramente ringraziarvi per la pazienza e il “sangue freddo” che avete mantenuto nel periodo caldissimo di giugno e luglio; purtroppo, come avevamo annunciato e previsto fin dall’EUG di Aprile, la mole della riforma e lo scioglimento finale dei nodi Off. F. hanno portato a chiudere il tutto davvero al limite (gli ultimi ritocchi risalgono giusto al mese scorso!). Trovo che sia fondamentale, in una situazione critica ma eccezionale come quella appena passata, fare quadrato in modo costruttivo nella massima collaborazione.

A disposizione per ulteriori chiarimenti,
ora posso finalmente augurarvi BUONE VACANZE!

Christian Marcone