Bollettino ANS n.27 – Ottobre 2008

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OGGETTO: Trasparenza 2008/2009, Stage/Tirocini ed Equipollenze
Bollettino inviato venerdì 31/10/2008 ore 16.20
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Trasparenza Invio Off.F. 2008/2009, Percorso Valido, Equipollenze, Stage Interni ed Esterni, Azzera Contributi, Vademecum

Buondì!
Con l’arrivo dell’autunno, ci ritroviamo con questo bollettino per soffermarci principalmente sulle novità ANS e OFF.F. inerenti l’apertura del nuovo anno accademico 2008/09, il primo con l’attuazione piena della riforma 270.

TRASPARENZA 270: INVIO IN OFF.F. DI ATTIVITÀ DIDATTICHE 2008/2009

Il 10 Ottobre 2008 sono state rese definitive le specifiche sulla trasparenza per l’invio in Off. F. delle insegnamenti e delle docenze per l’Offerta 2008/2009 d’Ateneo, con scadenza definitiva prorogata al 1° Dicembre 2008; viene richiesta la trasmissione di 2 file contenenti, il primo, le informazioni sui docenti titolari di attività didattiche, nonché, nel secondo, le associazioni tra le AD di base e caratterizzanti in questione ed i corsi di studio dell’Offerta Formativa. La produzione di questi file di testo è predisposta a partire dalla versioni 6.01.06 e 6.02.00-b01 di ESSE3, tramite un’implementazione della funzione EXPORT BANCA DATI OFF.F. Poiché non è stato possibile, in un arco di tempo così breve, produrre delle utilità di controllo sulla bontà dei dati, vi invitiamo a seguire con scrupolo tutto quanto è stato o verrà postato nell’apposita sezione di questo sito:
OFF.F. Esportazione Attività Didattiche (Requisiti di Trasparenza)
Si rammenta che non potranno essere garantite segnalazioni dell’ultima ora su queste tematiche e di predisporvi con gli opportuni controlli con largo anticipo.

L’ITER CORRETTO PER LA GESTIONE DEI CODICI OFF.F. DELL’ATENEO

All’inizio di ogni anno accademico l’Ateneo, auspicabilmente tramite i propri referenti dell’Offerta Formativa, deve premurarsi che le chiavi Off. F. di tutti i percorsi dei corsi di studio siano state correttamente generate da OFF.F. e che ogni percorso presentato in Off. F. per la coorte sia associato almeno ad un percorso all’interno del sistema.
Ricordiamo che le 2 modalità per mezzo delle quali le “chiavi anagrafe” sono acquisibili in ESSE3 sono le seguenti:
1) tramite il caricamento del dat dei CORSI DI STUDIO dell’ATENEO;
OPPURE
2) tramite il caricamento dei Regolamenti di percorso tramite XML di Off. F.

Ricordiamo che l’associazione del codice Off. F. sui percorsi di studio è compito esclusivo dell’Ateneo, poiché autocertificante; le modalità sopra elencate, che sono indipendenti, NON GARANTISCONO l’automatica mappatura dei codici sui percorsi (nonché di eventuali codicioni su nuovi corsi di studio) per numerosi motivi: ad esempio, è sufficiente una descrizione del percorso in Off. F. diversa da quella in ESSE3 o l’aver digitato un errato codice interno sul sito Off. F. per far sì che la mappatura non avvenga.
Nel dominio dell’Anagrafe, è fondamentale che all’apertura di un nuovo anno accademico si acquisiscano a sistema i codici dell’Offerta Formativa (automatismo GARANTITO da qualsiasi delle 2 modalità), riepilogati nelle funzioni CORSI DI STUDIO OFF.F: DELL’ATENEO (codicioni) e PERCORSI DI STUDIO OFF.F. DELL’ATENEO (Corsi Off.F. per ogni anno accademico di validità); ma l’operazione è lasciata a metà se l’Ateneo non verifica le corrette mappature su tutti i percorsi attivati di tutti i corsi con offerta formativa presentata in questo anno accademico.
A partire da questo anno accademico, raccomandiamo formalmente ed esplicitamente il coinvolgimento dei referenti dell’Offerta Formativa d’Ateneo in queste tematiche che sono fondamentali per tutto il processo Anagrafe (che parte dall’Off.F.).

IL PERCORSO VALIDO PER OFF.F.

Nel caso in cui in Offerta Formativa sia stato presentato un numero di percorsi P minore degli N utilizzati in ESSE3, si avrà necessariamente che N-P percorsi di ESSE3 saranno da associarsi a chiavi anagrafe già utilizzate da P percorsi; il flag di “Validità per Off. F.” dovrà essere alzato per i P percorsi corrispondenti a quanto presentato in Off. F.

Esempio:

Per il 2008/2009, in Offerta Formativa, per il mio corso, ho presentato due percorsi, COMUNE e TEORICO; in ESSE3 ho però gestito 3 percorsi fisici (COMUNE, TEORICO STORICO, TEORICO FILOSOFICO). Lo schema di validità sarà il seguente:

percorso di ESSE3 COMUNE –> associo il codice del percorso Off.F. COMUNE (Valido)

percorso di ESSE3 TEORICO STORICO –> associo il codice del percorso Off. F. TEORICO (Valido)

percorso di ESSE3 TEORICO FILOSOFICO –> associo il codice del percorso Off. F. TEORICO (il flag Valido è abbassato poiché è alzato nel precedente percorso)

Premuratevi di non avere percorsi Off. F. non associati, così come di non avere percorsi di studio non mappati. Dalla versione 6.02.00 di ESSE3 nei CONTROLLI DI CONGRUENZA, vi è un nuovo controllo bloccante relativo alle mappature (specchio della materialized view MV15_MON_MAPP) sui Percorsi Off. F. non associati. Sempre dalla 6.02.00 vi è un automatismo per il quale nel caso sia presente un percorso con un codice valido, è possibile automaticamente associare a percorsi senza mappature lo stesso codice utilizzato come valido per un altro percorso (è stata creata una nuova opzione di associazione, dalla funzione PERCORSI), nello spirito dell’esempio sopra riportato. Inoltre non è possibile abbassare il flag di validità se non esiste un altro percorso che abbia il flag di validità alzato; in questo modo, è IMPOSSIBILE avere un Corso Off.F. associato solo ad un percorso senza flag di validità (salvo dati sporchi pregressi).

Va da sé che questi strumenti potrebbero anche essere intesi come l’occasione per rendersi conto di mancati codici richiesti in Offerta Formativa o di una sovrabbondanza degli stessi; nella seconda casistica, suggeriamo di valutare se dare comunicazione ad Off.F. dell’accaduto al fine di toglierli dal dat ministeriale.

“STA” & “STI”: STAGE / TIROCINI ESTERNI E INTERNI

In ambito di PRO3 è nata l’esigenza di differenziare gli stage/tirocini esterni da quelli interni. È nata così una nuova codifica ANS di tipo attività apposita ‘STI’ che permette di definire un’attività come tirocinio interno; uno stage/tirocinio esterno verrà da ora rappresentato dalla codifica già esistente ’STA‘, che da generale diviene quindi specifica.
Fondamentalmente, è necessario sapere quanto segue:

aggiornare la tabella ministeriale TIPI ATTIVITA DIDATTICHE (CODICI_TIPO_ATTIVITA.dat) per introdurre il tipo attività ‘STI’ in ESSE3;
introdurre, se non presente, nella maschera TIPI CREDITI una tipologia ‘STI’ (Stage Interno) con codifica ANS ‘STI’;
cominciare ad individuare quei criteri per i quali le attività su libretti debbano avere come tipologia di attività ‘STI’ (tirocinio interno) in luogo di ‘STA’; il dato corrisponde al campo p11_seg_sce.TIPO_CRE_COD.
dalla versione 6.02.00 di ESSE3 è completo l’iter di trasmissione di segmenti ‘STI’ (spedizione 6).

Sulla definizione di attività di stage/tirocinio rimandiamo al Bollettino Gennaio 2008.

ABBATTERE GLI ERRORI: LO SCHEMA A “PIRAMIDE”

Rammentiamo che è fondamentale seguire uno schema “a piramide” per abbattere gli errori ANS.

al vertice collochiamo gli studenti rifiutati della spedizione 1;
in seconda istanza, gli errori bloccanti dei trasferiti in ingresso (scheda 4, evento TI)
a seguire tutti gli errori bloccanti che pregiudichino l’invio di almeno un evento di carriera, per un dato anno accademico, degli studenti entrati in Anagrafe Nazionale Studenti.
- ad esempio, per il 2008/09 ho un errore sull’evento IA di uno studente —> questo ha priorità massima nella bonifica se e solo se non esiste un altro evento TRASMESSO per il dato anno accademico;
- ad esempio, per il 2008/09 ho un errore sull’evento IA di uno studente che però risulta avere caricati altri eventi di carriera per lo stesso anno accademico (esempio PC) —> questo ha priorità minore nella bonifica perché è sintomatico di un errore gestionale a livello di iscrizioni (magari le date non sono coerenti!);
abbattere gli errori bloccanti della scheda 7 (vi rammentiamo di controllare il vecchio parametro di configurazione ANN_ISCR_SUCC_AA_CT del modulo 12, poiché a seconda delle sue impostazioni può NON annullare un’iscrizione successiva al conseguimento titolo);
acquisite i file di coerenza e studiate le casistiche di errori bloccanti di questi file; gli errori di carriera multipla NON causati da voi rappresentano l’unica casistica per la quale è necessario l’intervento di un altro Ateneo per validarvi la carriera (si segua lo schema sopra menzionato per gli errori di coerenza);
abbattere gli errori bloccanti di attività didattiche di carriera NON trasmesse;
abbattere gli errori bloccanti di attività didattiche di ingresso NON trasmesse;
abbattere gli errori bloccanti inerenti i titoli di scuola superiore;
a seguire i rimanenti errori bloccanti ANS
abbattere gli errori di coerenza per le attività didattiche;
a corredo abbattere gli errori di coerenza degli eventi rimanenti.

Naturalmente la situazione sopra descritta è idilliaca; molto più concretamente, è sufficiente tenere sotto controllo gli errori bloccanti sopra menzionati ed avere comunque un’idea “concreta” e pienamente soddisfacente della propria situazione, soprattutto anche lato coerenza, visto che sono i soli dati coerenti quelli oggetto di qualsiasi indagine ministeriale e pubblicazione ufficiale.

GESTIONE DELL’EQUIPOLLENZA

Ricordando che gli studenti che entrano in Anagrafe Nazionale Studenti per l’Ateneo sono gli immatricolati ad un corso di studio del post-riforma più i trasferiti in ingresso da un corso post-riforma, ossia gli eventi IN, IS, AC della scheda 1 e TI della scheda 4, in merito agli immatricolati si specificano diverse sotto-casistiche inerenti la tipogia di ingresso, che specificano come è “nata” la carriera: ad esempio, per abbreviazione di carriera o per prosecuzione di un 3+2, per avvio di una carriera dopo una decadenza o a fronte di un’equipollenza, ecc…

Vediamo ora la gestione per le 2 casistiche di equipollenza (totale e parziale), ricordando che per entrambe le casistiche in ANS la tipologia di ingresso è unica (‘E’) e che l’Anagrafe ricava dai crediti in ingresso quale equipollenza sia adottata per lo studente.

I) EQUIPOLLENZA TOTALE: lo studente equipollente TOTALE è gestito in ESSE3 con uno stato del motivo studente ‘IME’ oppure con il profilo studente ‘EQT’;

si è delineata nel tempo la seguente linea di gestione per gli studenti che hanno un’immatricolazione per equipollenza totale:

lo studente equipollente totale, per essere accettato, deve afferire ad un corso dell’Offerta Formativa, quindi informazioni quali l’anno di regolamento, l’anno corso e la sede di iscrizione debbono essere presenti e coerenti come per tutti gli altri iscritti;
non è ammissibile più di una iscrizione reale e l’iter che va dall’immatricolazione al conseguimento del titolo deve essere circoscritto nell’arco del medesimo anno accademico;
la tipologia di tesi deve essere ‘NO TESI’, non essendo per l’appunto prevista ed il dato deve essere esplicitato nella domanda conseguimento titolo. Inoltre, non è prevista alcuna votazione di laurea;
è raccomandato l’inserimento per lo meno di un’attività di ingresso che copra il totale dei CFU della tipologia di corso; in caso contrario, verrà segnalato l’avvertimento sui crediti di ingresso pari a 0 (in tal caso, se siete impossibilitati ad agire, potete trascurare la segnalazione).

II) EQUIPOLLENZA PARZIALE: lo studente equipollente PARZIALE è gestito in ESSE3 con uno stato del motivo studente ‘IMEP’ ;

vale la gestione che segue, a tutti gli effetti tipica di una carriera “abbreviata”, per gli studenti che hanno un’immatricolazione per un’equipollenza parziale:

lo studente equipollente parziale, per essere accettato, deve afferire ad un corso dell’Offerta Formativa, quindi informazioni quali l’anno di regolamento, l’anno corso (deliberato dall’Ateneo) e la sede di iscrizione debbono essere presenti;
ci si aspetta che la carriera si svolga in più di un anno accademico, con un evento di carriera per anno accademico maggiore al primo (esempio, IN il primo anno, IA il successivo);
la tipologia di tesi deve essere definita o comunque in linea con gli altri studenti afferenti al medesimo corso Off. F.;
è indispensabile l’inserimento per lo meno di un’attività di ingresso che copra esattamente il totale dei CFU di ingresso al corso; di conseguenza i crediti di carriera svolti negli anni di iscrizione dovranno essere regolarmente inviati; il totale dei crediti di ingresso e dei crediti di carriera dovrà coprire i CFU della tipologia di corso.

Raccomandiamo quindi di monitorare la presenza di studenti equipollenti nel novero degli studenti entrati in Anagrafe per il vostro Ateneo poiché il loro invio è richiesto.

AZZERAMENTO DELLA SITUAZIONE CONTRIBUTIVA

Tra le novità della 6.02.00, alcune coinvolgono direttamente l’area tasse. Nella lista iscrizioni di RIEPILOGO CARRIERA ANS è ora presente un tastino verde con il simbolo “€” dell’euro dal quale si ottiene uno specchietto di tutta la situazione contributiva dello studente caricata in ANS; ricordiamo che il totale dei contributi dovuti e pagati da uno studente è dato dalla SOMMA delle informazioni inviate con le spedizioni 1,4 e 5 valide per l’annata, indipendentemente dalla modalità di invio (totale o incrementale, cfr Bollettino ANS n.46 – Luglio 2012) adottata dall’Ateneo.

Esempio:

Analizziamo l’invio dei contributi dovuti e pagati nel corso dell’anno accademico 2007/2008 dallo studente MARIO ROSSI, la cui situazione contributiva è stata modificata nel corso dell’anno in ritardo rispetto agli invii.

in scheda 1 è stato inviato un totale dovuto di 0 euro e un totale pagato di 0 euro, malgrado non siano presenti esenzioni o borse associate allo studente; attualmente lo studente ha un totale dovuto di 1500 euro e di pagato 1500 —> Come è stato possibile? Al momento della generazione di questo file la situazione tasse dello studente non era correttamente aggiornata e il totale dovuto e pagato era zero.
in scheda 4, a fronte di un passaggio di corso, è stato calcolato un totale dovuto di 1500 euro (mai trasmesso) e un totale pagato trasmesso e al momento di 0 euro;—> Come è stato possibile? Al momento della generazione di questo file la situazione tasse dello studente non era correttamente aggiornata in merito a quanto pagato, si invia quindi solo l’incremento del dovuto.
in scheda 5, FATTA OGGI, si intercetta che la differenza tra il totale dovuto attuale e trasmesso è 0 e tra il totale pagato attuale e trasmesso è 1500 euro; si trasmette quindi un dovuto 0 e un pagato 1500 euro —> Come è stato possibile? La scheda 5 fatta oggi intercetta la differenza sopra menzionata e la invia, pareggiando di fatto i conti.
se rifaccio una spedizione 1R, viene calcolato un totale dovuto e pagato pari a quello trasmesso di 1500 euro; non essendoci differenza, si trasmette 0 e 0. —> Come è stato possibile? A questo punto dovrebbe essere chiaro che vengono inviati i totali decurtati da quanto caricato in Anagrafe. Se si volesse trasmettere nella 1 TUTTO QUANTO, sarebbe necessario azzerare nel sistema l’informazione di quanto è caricato in Anagrafe, sotto l’impegno però di trasmettere tutte le schede a distanza molto ravvicinata.

Proprio per venire incontro alla necessità di poter azzerare i contributi già inviati e ricalcolarli in toto in una spedizione R, ricordiamo l’utilità “Azzera Situazione Contributiva Inviata” in PANNELLO DI CONTROLLO>GESTIONE ECCEZIONI, richiamabile per anno accademico. Non dimentichiamo che l’azzeramento dei contributi deve essere fatto nell’ottica di inviare una serie di spedizioni (1,4,5) R nelle vicinanze; quest’utilità infatti disallinea il sistema, poiché l’azzeramento delle informazioni contributive fa sì che non venga più rispecchiato quanto caricato al Ministero all’interno della base dati dell’Ateneo. Un suo utilizzo senza un conseguente reinvio delle schede portatrici dei contributi è gravemente scorretto.

Esempio:

Per il 2007/2008, mi accorgo che i contributi dovuti e pagati sono zero per pochi studenti in scheda 1, il che mi ha provocato una segnalazione nell’Analisi dei dati inviati. Malgrado rifaccia una tornata di spedizioni R, la segnalazione nella 1 non cambia. Come faccio a mandare le tasse in scheda 1 per questi studenti?

questi studenti AVEVANO una situazione contributiva di dovuto e pagato 0 all’atto del primissimo invio in Anagrafe;

successivamente all’aggiustamento della loro situazione tasse, è stata prodotta una spedizione 4 (a seguito di un evento di carriera, come un passaggio di corso) e/o una 5 che ha attualizzato le tasse dovute e pagate;

le tasse sono caricate su tutte le schede 1, 4 e 5 valide in Anagrafe; quindi, in qualsiasi modalità di invio, è il totale delle 3 schede che dà lo specchietto delle tasse. Questa è la motivazione per la quale il renvio di ogni scheda NON presenta un ricalcolo totale della situazione contributiva ma bensì una differenza tra tutte le tasse inviate nelle altre 2 delle 3 schede menzionate.

per riuscire a mandare in scheda 1 un ricalcolo delle tasse debbo azzerare tutti i contributi inviati tramite l’utilità “Azzera contributi inviati per il dato anno accademico” dal PANNELLO DI CONTROLLO, oppure azzerare le tasse a livello di singolo studente con l’accesso puntuale da RIEPILOGO CARRIERA ANS tramite il tastino “€”.

NOTA BENE! Dall’ultima affermazione diventa chiaro che l’assunto che la scheda 1 sia indipendente da qualsiasi altra scheda non è poi … vero al 100%. Lato tasse, la 1 DIPENDE dalle schede 4 e 5 valide in quel momento!

NOTA “STORICA”: negli anni più volte si è pensato a diverse soluzioni alternative in merito agli invii dei totali tasse: ad esempio, dalla 1 come contenitore totale, all’idea di legare le tasse alla data evento del record, fino alla proposta di trasmettere sempre tutto quanto pagato al di fuori dalle data evento delle spedizioni 1 e 4 direttamente in scheda 5; nessuna di queste idee alla fine ha avuto mai concretizzazione, poiché, in itinere, la specifica della trasmissione delle tasse è diventata ufficialmente incrementale; per questo motivo, al fine di non condizionare il rinvio globale di tutte le schede, si è mantenuto uno schema per il quale NON è necessario inviare le altre 2 schede tasse a fronte del rinvio di una. Ecco perché la 1R NON ricalcola tutto per l’annata, ma segue la stessa logica delle due dipendenti (4 e 5), per non costringere ogni volta ad un rinvio di tutte le spedizioni. Si ricorrerà solo in casi eccezionali, a seguito dell’AZZERAMENTO CONTRIBUTI, al rinvio di 1R, 4R, 5R di un anno accademico, ad esempio poiché all’atto delle immatricolazioni le impostazioni tasse non erano ultimate correttamente e quindi chi è coinvolto in più spedizioni nell’annata ha un quadro che appare meno ordinato (ma pur sempre corretto, nei totali).

VADEMECUM ANS

Dopo alcune richieste in tal senso, è stata inaugurata una nuova pagina del blog, Vademecum ANS, simpaticamente soprannominata “Tutto quello che DOVrEsTE sapere sull’Anagrafe Nazionale Studenti e ESSE3“, nella quale potete trovare un breve manualetto di problematiche comuni e un elenco di controlli da avere a mente, con argomentazioni che spaziano dalla gestione del potenziale studenti alla generazione delle singole spedizioni.

Buona lettura, con l’avvertenza che non sarà però particolarmente divertente! 🙂

Vi lascio informandovi che l’opera di JAVIZZAZIONE che sta riguardando l’intero ESSE3, ossia la completa evoluzione della piattaforma “di base” del client in JAVA, è stata completamente terminata in 6.02.00 per quanto concerne il pacchetto ANS. È molto probabile che vi accorgiate nelle varie maschere di miglioramenti delle prestazioni, dovute all’opera completa di revisione delle stesse. Potremo quindi da ora tornare a dedicarci a tempo pieno a nuove migliorie di calcolo, che potete sempre tenere d’occhio in Prossimamente.

Un saluto,
Christian Marcone