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OGGETTO: Compendio Tasse e ulteriori novità e controlli
Bollettino inviato martedì 12/06/2012 ore 18.00
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Tasse, Causali Esonero, Ricalcolo Tasse, Variazione Importi Base, Check-Up Studente, Referto, Export Dati Studente, Istantanee ANS
Carissimi,
ci ritroviamo, dopo molti mesi di pausa dall’ultimo bollettino ANS, per focalizzarci su alcuni punti di importanza imminente, che non vanno in alcun modo trascurati. Suddividiamo il contenuto in 3 grandi capitoli:
- dapprima, ci dedichiamo ad un riassunto di quanto fatto in questi primi mesi dell’anno;
- a grande richiesta, proponiamo un COMPENDIO TASSE, che sia di riferimento per tutte le variabili contributive del mondo Anagrafe;
- infine, un dettaglio di novità ed implementazioni di rilievo del periodo (Check-Up Studente, Export Dati Studente, Istantanee ANS).
PRIMA PARTE DEL 2012
Come sapete, la prima parte dell’anno è stata caratterizzata da un forte anticipo, rispetto agli anni precedenti, delle scadenze ministeriali inerenti il PRO3 (17 febbraio) e la ripartizione del fondo ordinario (2 marzo); questo ha fatto sì che gli Atenei siano stati impegnati in un miglioramento di quei dati in precedenza rifiutati oppure oggetto di avvertimenti. Da parte nostra, abbiamo attuato un “fermo degli sviluppi ANS” in ESSE3 per permettere a tutti gli Atenei di raggiungere lo stesso livello di aggiornabilità tra le versioni distribuite. Parallelamente, abbiamo intrapreso una ristrutturazione tecnica tutta concentrata sui tempi di prestazione e “invisibile” lato client, tramite riscritture procedurali e correzioni, nonché stime sui tempi di produzione e di frequenza; si noti che la famosa “Ristrutturazione 2010 e 2011” rappresentò essenzialmente un forte ampliamento della base dati, tramite la creazione di una nuove tabelle e l’aggiornamento della logica del modulo, che permise di aumentare le casistiche intercettabili (trasferimenti multipli, sospensioni) e di ottenere “in chiaro” un quadro esauriente e globale della situazione d’Ateneo prima dell’effettiva creazione di spedizioni (Eventi di carriera, Insegnamenti OFF.F., Distribuzioni Statistiche). Sempre nei primi mesi dell’anno, abbiamo inoltre partecipato a degli incontri con dei nuclei di valutazione d’Ateneo per mettere alla prova i criteri di estrazioni del pacchetto ISTANTANEE ANS – INDICATORI PER NUCLEI DI VALUTAZIONE. Negli ultimi mesi invece si siamo interfacciati con i colleghi del Dipartimento MIUR Cineca per gli scenari evolutivi futuri sulla relazione tra l’Anagrafe Nazionale degli Studenti (universitari) e l’Anagrafe Nazionale dell’Istruzione (degli studenti di scuola superiore).
Ricordiamo infine che il MIUR ha ribadito in 2 note il ruolo centrale dell’Anagrafe, invitando gli Atenei ad un coordinamento tra risultati degli uffici statistici e i dati certificati in Anagrafe (“…costante sinergia tra le due funzioni…” – nota n.730 del 16 febbraio 2012), nonché preannunciando un futuro flusso (in modi e tempi da definire) dei dati di maturità dall’Anagrafe Istruzione a quella Universitaria, aperta a tutti gli Atenei.
Dopo questo “sunto”, cominciamo con le novità da condividere nell’immediato.
COMPENDIO TASSE: PANORAMICA GENERALE
AGGIORNAMENTO: da Agosto 2015. NOTA BENE! Il presente bollettino rappresenta un compendio sulla tematica TASSE per gli invii in Anagrafe; per completezza del quadro diventa però INDISPENSABILE la presa in carico della riforma contributiva ANS del 2015 esposta nel Bollettino ANS n.58 – Luglio 2015.
MIGLIORAMENTO CONTRIBUTI DOVUTI E PAGATI
Alla luce di alcune analisi dati pervenuteci direttamente da OSD, vogliamo porre la vostra attenzione sulle segnalazioni dell’Anagrafe inerenti l’area tasse. In particolare, vi chiediamo di porre attenzione a quanto segnalato alla sezione “Analisi dei dati inviati” (nota anche come “Fase 3”) del sito dell’Osservatorio in merito al totale dei contributi dovuti e pagati, in relazione con esoneri, esenzioni e borse di studio.
Ricordiamo infatti che uno studente che si trovi ad essere trasmesso con un totale contributi dovuti pari a zero, dovrà avere esplicita “giustificazione” della situazione contributiva tramite l’invio, nella stessa scheda, delle informazioni non generiche delle rimanenti variabili informative concernenti le tasse.
A tal proposito, data una scheda 1 o 4 (o 5), le variabili ANS dell’area TASSE inerenti i contributi sono quelle qui esposte:
- Contributi dovuti*: rappresenta il totale contributi dovuti dallo studente all’Ateneo per l’anno accademico di invio; nel caso in cui uno studente sia presente, con più eventi di carriera (es. IN, PC per l’A.A.2011/2012), su più schede dello stesso anno accademico, il totale dovuto sarà ripartito tra le varie schede dell’annata (totale 2011 =totale inviato con IN + totale inviato con PC=totale scheda 1R 2011 + totale scheda 4R2011).
- Contributi pagati*: rappresenta il totale dei contributi pagati dallo studente all’Ateneo per l’anno accademico di invio; vale la stessa regola dei contributi dovuti e quindi il totale pagato sarà ripartito tra le varie schede dell’annata. NOTA: la convenzione di “ripartire” tasse tra gli eventi non sovrabbondanti dell’annata, che è in uso dal 2005, è stata adottata per 2 motivazioni principali: i) al fine di prevenire la segnalazione su singolo evento a 0 euro inviati; ii) per liberare l’Ateneo dal vincolo di presentare tutto il dovuto e pagato alla data di iscrizione, che implicherebbe forzatamente l’invio di una scheda 5 con le rimanenze per tutti gli studenti. Le ricostruzioni sulle tasse, da intendersi verso l’Ateneo, vengono comunque sempre fatte per i totali inviati ini tutti gli eventi dell’annata riferiti ai singoli codici fiscali.
* come dal documento di specifiche ANS, si intendono TUTTI i contributi tranne la tassa regionale per il diritto allo studio (tipo voce ‘TREG’) 
ed i bolli virtuali (tipo voce ‘BOLLO’), che l’Ateneo definirà in DEFINIZIONE VOCI. Per le schede 1 e 4 la data di riferimento è la data dell’evento di carriera , mentre per la scheda 5 coinciderà con la data della variazione amministrativa contabilizzata dopo gli invii in scheda 1 e 4. AGGIORNAMENTO: da Agosto 2015, le definizioni sono state adeguate, si veda il Bollettino ANS n.58 – Luglio 2015
ATTENZIONE! Nel caso in cui ricorriate al SIMULATORE DI SPEDIZIONI di una spedizione per un singolo studente, dovete tenere a mente che i campi “Contributi dovuti” e “Contributi pagati” mostreranno sempre la differenza tra l’effettivo e il caricato in quel momento in ANS.
Esempio (caso limite)
- uno studente caricato “ieri” in una sola scheda, come la 4R, con “Contributi dovuti” 500 euro – “Contributi pagati” 400 euro,
- oggi risulta aver pagato i 100 euro rimanenti,
- simulando per lui adesso la scheda 4R si avrà “Contributi dovuti” 0(=500 calcolati adesso – 500 della valida) “Contributi pagati” 100(=500 calcolati adesso – 400 della valida);
- questo non deve trarre in inganno, perché se rinviassi “fra poco” la scheda 4R, la scheda di “ieri” non sarà più valida ed il calcolo effettivo restituirà propriamente “Contributi dovuti” 500 (=500 calcolati adesso – 0 perché non c’è scheda valida) e “Contributi pagati” 500 (idem).
ALTRE VARIABILI CONTRIBUTIVE ANS
Oltre al totale tasse dovute e pagate appena viste, il lato contributivo ANS richiede quanto segue:
- Borsa di studio: indica se la causale esonero dà luogo ad una borsa;
- Esenzione: indica il tipo di esenzione della causale;
- Esonero: esprime il grado di esonero della causale, ovvero specifica l’esenzione dello studente;
- Interventi di supporto: rappresenta ulteriori (o speciali) interventi contributivi attuati dall’Ateneo (ad esempio, i “corsi incentivati ” di area matematica o fisica)
- Descrizione interventi di supporto: è il dettaglio ulteriore dell’intervento di supporto attuato dall’Ateneo (fino all’A.A.2014/2015 è un campo descrittivo di 100 caratteri).
AGGIORNAMENTO: da Agosto 2015, tutte le definizioni delle 5 variabili sono state adeguate, si veda il Bollettino ANS n.58 – Luglio 2015
CAUSALI ESONERI E TIPI ESONERO TASSE
La gestione delle CAUSALI ESONERI implica una mappatura composita con tutte le variabili contributive ANS; data quindi una situazione di uno studente, ci si dovrà ricondurre ad una causale esonero che sarà mappata con le variabili da inviare ad ANS.
Una fonte di errori su questo versante è data dalla gestione lacunosa, se non addirittura errata, delle mappature ministeriali delle informazioni nella maschera CAUSALI ESONERI, ricordando che ogni causale esonero andrà ricondotta al tipo esonero in TIPI ESONERO TASSE (a meno dei casi particolari della variazione importi, come spiegato sotto). È estremamente importante che le causali di riduzione siano correttamente mappate (nell’area “Anagrafe Nazionale Studenti”), altrimenti avverranno invii non conformi alla reale situazione contributiva degli studenti. Banalmente, se una causale di riduzione dà luogo ad una borsa, bisognerà sincerarsi di aver alzato il flag “Borsa” per mappare questo tipo di erogazione.
Per controllare la causale di riduzione attribuita ad uno studente in un dato anno accademico, ricordando che il tipo esonero, depositato sull’iscrizione, ha una diretta mappatura con la causale di riduzione, bisognerà ricorrere alla visualizzazione in chiaro da ADDEBITO STUDENTE>CAUSALI RIDUZIONI STUDENTE: nel novero delle causali possibili per la situazione dello studente, è la causale prioritaria quella che ci interessa e che guiderà le variabili tasse ANS sopra esposte.
SPECIFICITA’ SULL’UTILIZZO DELLE VARIAZIONI IMPORTI BASE
Si ricordi che data una condizione di applicabilità di variazioni importi (funzione DEFINIZIONE REGOLE DI APPLICABILITÀ), si richiede che essa sia mappata univocamente con una causale di riduzione apposita (in DEFINIZIONE VARIAZIONI IMPORTI BASE), ovviamente se la regola deve concorrere a determinare la causale di riduzione dello studente; si rammenta che non è necessaria la presenza dell’esonero, a meno che non si voglia contestualmente modificare l’esonero a livello di iscrizione (in tal caso, vi rimandiamo ai referenti tasse di Ateneo e alla configurazione tasse).
In merito alla causale di riduzione utilizzata per la condizione della varia importi, è necessario che questa sia esclusiva e non venga quindi utilizzata da alcun tipo esonero (quindi non esista un tipo esonero in TIPI ESONERO TASSE mappato sulla data causale di riduzione). Perciò, quando si hanno riduzioni in base alle regole di applicabilità di variazione importi, dovete sempre creare delle casuali di riduzione esclusive, da associare alla data condizione di applicabilità e mai ad alcun tipo esonero.
In merito alle causali di supporto (des.int.supp.), non è possibile utilizzare la causale di riduzione impostata per la variazioni per la determinazione del supporto, ma bisognerà necessariamente esplicitare le causali di supporto in RIEPILOGO CARRIERA ANS>ISCRIZIONI OFF.F.>SITUAZIONE CONTRIBUTIVA (oppure tramite la funzionalità FLUSSI CONTRIBUTIVI ANS).
RICALCOLO TASSE PER CAUSALI MIUR
In caso in cui paventiate che siano errate oppure siano assenti le causali di riduzione degli studenti e vi troviate quindi a dover rieffettuare un ricalcolo tasse delle causali di riduzione, utilizzate la funzionalità apposita RICALCOLO TASSE (riferitevi sempre ai vostri referenti dell’area Tasse): è possibile anche un solo aggiornamento delle causali MIUR senza includere il ricalcolo tasse, tramite apposito flag.
AZZERA CONTRIBUTI
Un’altra causa frequente di errore è ascrivibile ad un mancato calcolo tasse (od ad un calcolo erroneo o non dovuto), seguìto da un invio di un evento di carriera in scheda 1 prima della sistemazione del dato; nel caso in cui lo studente sia presente con uno o più eventi di carriera “importanti” anche nella scheda 4 dello stesso anno, lo studente avrà il calcolo corretto in scheda 4, ma manterrà sempre l’invio totale dovuto-totale pagato originario in scheda 1, poiché le informazioni tasse sono condivise (e, in caso di totali, sommate) tra le spedizioni 1,4, 5. In questo caso, si renderà necessario azzerare la situazione contributiva dello studente per evitare l’errore in scheda 1 da RIEPILOGO CARRIERA ANS o da GESTIONE ECCEZIONI (cfr Bollettino ANS n.27- Agosto 2008); ricordate che potete ricorrere all’utilità in modalità generale per un anno accademico, al fine di “resettare” la situazione contributiva dei totali, con il conseguende rinvio (R) delle schede 1 e 4 (e 5) relative, resettando così pasticci di varia natura (come importi negativi, dovuti a ritocchi effettuati dopo invii già avvenuti).
CONSIDERAZIONI FINALI
Abbiamo colto l’occasione del sollecito dell’Osservatorio su questa materia, per effettuare una revisione della logica di invio delle tasse (totale dovuto e totale pagato): abbiamo deciso di escludere tutti gli eventi che denominiamo “sovrabbondanti” (a PLUS_FLG=1), quali un trasferimento in uscita, dall’invio del totale tasse; quindi, si ripartisce sempre la rimanenza tasse in parti uguali tra tutti gli eventi dell’anno accademico, decurtati dall’eventuale invio in SCHEDA 1 della stessa annata. In precedenza, in caso di molti eventi “importanti” nella stessa scheda 4 per uno studente, si poteva avere l’invio della stessa informazione, con il risultato di una sovrastima finale delle tasse pagate e riscosse dall’Ateneo. Il tutto è presente dalla versione 10.05.03 di ESSE3.
Vi invitiamo quindi a verificare la bontà delle tasse inviate per gli anni accademici 2010/2011 e 2011/2012, magari avendo a guida i prospetti della “Fase 3”, e a rieffettuare un reinvio totale delle schede 1 R e 4 R 2010/2011 e 2011/2012 con la versione sopra citata, entro luglio 2012. Eventualmente, azzerate i contributi dall’utilità sopra esposta per avere un quadro pulito e fresco.
CONCLUSIONI: CONFIGURAZIONE TASSE ESSE3 COME “CORPO NERO” PER L’ANS
Infine, ricordiamo che in generale la configurazione tasse in ESSE3 è un “mondo a sé stante” per ogni Ateneo e quello che ci interessa lato ANS è la risultante per la trasmissione delle variabili contributive in Anagrafe, avendo come unici punti fermi la garanzia dell’Ateneo dell’avvenuta mappatura delle CAUSALI ESONERO ed il censimento delle VOCI TASSE da utilizzare, che rappresentano le configurazioni tasse in entrata: è quindi importante che vi sia sinergia tra i referenti ANS (d’Ateneo) e i referenti Tasse (d’Ateneo) per comprendere quali siano le configurazioni (come l’uso o meno della variazione importi) che danno luogo ai risultati inviati all’Osservatorio Studenti, partendo dalla correttezza delle mappature tra le tabelle di sistema e le tabelle ministeriali relative, poiché non possiamo entrare nel singolo dettaglio configurazionale.
Quindi, interfacciatevi con il gruppo tasse di ESSE3 per approfondimenti sulla vostra configurazione.
Come diciamo ai corsi, il mondo Tasse è per noi rappresentabile come un “corpo nero” nel quale entrano le informazioni per mezzo delle configurazioni tasse e dal quale escono le variabili contributive ANS, non entrando nel merito di cosa “accada” all’interno.
CHECK-UP STUDENTE: REFERTO
Ci sono pervenuti riscontri molto positivi sull’utilità “Check-Up Studente”, introdotta in RIEPILOGO CARRIERA ANS nella sezione “Errori in ANS”, che pare essere di particolare utilità per gli utilizzatori che vogliano effettuare una serie di analisi mirate e approfondite su una singola carriera alla ricerca di quel “qualcosa che non va” che sta producendo o meno dei problemi. Come promesso, nei prossimi mesi vi trovetere gradualmente dei nuovi controlli che reputiamo utili nell’intercettare cosa “non va bene” nella carriera dello studente, arrivando a permettervi di inserire query libere per le vostre indagini personali.
Novità di questo periodo è stata l’introduzione della possibilità di stilare un “referto” per la carriera esaminata, tramite apposito bottone nell’area di “Check-Up”. Il referto consiste in un testo libero e in una parte riepilogativa che riporta il risultato dei test effettuati all’atto di creare questo rapporto. Il nuovo strumento soddisfa la richiesta di permettere di avere un campo di note libere nel quale l’Ateneo possa appuntare le proprie osservazioni di carattere generale (si ricorda infatti che le NOTE del Portfolio sono note di esclusione/non aggiornabilità e vengono quindi sbiancate al ricalcolo).
Si noti che nel caso in cui si associ ad uno studente un nuovo referto, verrà mantenuta traccia del precedente. Invitiamo alla diffusione dello strumento anche presso le Segreterie Studenti.
EXPORT DATI STUDENTE
Poiché non è raro che ci pervengano segnalazioni di situazioni anomale di studenti che non si riscontrano sui nostri db cloni, abbiamo introdotto una semplice funzionalità che permette di esportare il contenuto delle tabelle principali di ESSE3 per un dato studente: l’utilità EXPORT DATI STUDENTI è presente in RIEPILOGO CARRIERA ANS a fianco degli usuali tasti di ricerca e nasce con lo scopo di avere uno strumento veloce di scambio di dati delle tabelle per una data carriera.
EXPORT DATI STUDENTE vi permettere di scegliere quali tabelle esportare; tecnicamente si tratta di produrre dei file Excel di elaborazioni query (a nome ANS_EXP-%’) già rilasciate da tempo nelle varie base dati.
Vi preghiamo di fare ricorso all’utilità per arricchire le casistiche particolari segnalateci tramite ticket. Ovviamente lo strumento non è un incentivo a scriverci per ogni studente che non entri in ANS: esso vuole rappresentare un arricchimento informativo nel volerci comunicare uno studente “problematico”, per il quale gli usuali controlli di bontà dei suoi dati non vi stanno portando ad alcuna soluzione.
NOTA BENE: volutamente l’utilità è fruibile da OGNI STUDENTE di Ateneo, non solo da studenti 509 e 270.
ISTANTANEE ANS: INTERROGAZIONI DA “NUCLEO DI VALUTAZIONE”
Molti di voi ci hanno chiesto di approfondire il pacchetto ISTANTANEE ANS, la cui vastità non ha permesso, né in fase di corsi ANS “regolari” né tantomeno nei bollettini, di affrontarne in modo esauriente le tematiche. Dal prossimo bollettino dedicheremo per qualche mese un capitoletto a parte a questa funzionalità, in modo da fare un excursus completo nel giro di qualche “puntata”. In generale, vi invitiamo da subito, qualora riceviate richieste di interrogazione molto articolate, o come abbiamo simpaticamente definito “da nucleo di valutazione”, a dare un’occhiata alle 130 interrogazioni presenti nel modulo: vi posso confermare che già tanti Atenei hanno trovato, con successo, proprio in Clessidra elaborazioni richieste da enti o dall’Ateneo stesso, risparmiando così molto tempo ed evitando “calcoli” a parte.
Alcuni di voi hanno riscontrato difficoltà nello scattare le ISTANTANEE ANS, con “errori tecnici” di varia natura. Ricordiamo quindi un po’ di cose, già esplicitate nelle note di rilascio:
- le 3 istantanee sono fisicamente rappresentate da distinti oggetti di db che sono VISTE MATERIALIZZATE;
- come per tutte le viste materializzate, può capitare che questi oggetti vengano a corrompersi con il passaggio di una versione;
- nel caso in cui una vista materializzata venga ricreata, questa sarà sempre vuota di default e quindi è necessario compiere l’aggiornamento da maschera per disporre nuovamente dei dati;
- è quindi una “bad practice” far scattare una vista materializzata e lasciarla in abbandono per molto tempo: rientrando dopo varie versioni, potreste ritrovarvela completamente vuota per i motivi sopra citati;
- attualmente scattano soltanto con gli ERR2 caricati, quindi vi chiediamo di mettere ticket soltanto per l’inconveniente tecnico qui segnalato.
Detto questo, indipendentemente dal fatto che abbiate il db “in house” o in “hosting CINECA”, se siete sicuri che vi è un impedimento tecnico che non vi permette lo scatto di un’istantanea, mettete un ticket esplicitando la versione di installazione ed il fatto che non riusciate a scattare l’istantanea da client. In questo modo ricreeremo gli oggetti: poiché saranno ricreati vuoti, da client dovrete quindi poi procedere voi allo “scatto”.
Alcuni suggerimenti e problemi noti:
- le istantanee ANS vanno scattate a “bocce ferme”, con dei risultati soddisfacenti per ANS (una coerenza molto buona e comunque che non abbia situazioni critiche), quindi obbligatoriamente con tutti i file ERR2 incamerati. Non cimentatevi se siete in una situazione non soddisfacente.
- le istantanee ANS sono foto globali del sistema; su queste istantanee si possono quindi operare le analisi sugli indicatori (EVENTI DI MONITORAGGIO); quindi una volta scattate le istantanee, procedete con gli eventi, che verranno da subito contabilizzati. Potrete tornare successivamente su questi semplicemente richiamandoli (senza alcun nuovo calcolo per il sistema).
- ponete particolarmente attenzione a non scattare più volte la stessa istantanea senza che la precedente sia terminata: ad esempio, scatto quella degli ISCRITTI, vedo che “è passato del tempo e non ha finito”, e allora riscatto. Questa situazione crea un LOCK della base dati molto serio e bisogna intervenire tramite dba. Purtroppo la funzionalità client, essendo legata alla funzione ELABORAZIONI BATCH (che ha problemi di visualizzazione), non dà apertamente visione del termine del processo e vi chiediamo quindi di portare pazienza e un pizzico di maggiore attenzione. Ad elaborazione terminata, la funzione ISTANTANEE ANS mostra chiaramente data e ora. Nel dubbio, contattate i dba per verificare che il processo sia terminato.
Contiamo di sentirci nuovamente il mese prossimo 🙂
Saluti e … mi raccomando le tasse!
Christian Marcone