Bollettino ANS n.31 – Maggio 2009

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OGGETTO: …Poco prima e subito dopo l’arrivo della 6.03.00…
Bollettino inviato venerdì 29/05/2009 ore 13.00
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Le sedi del proprio Ateneo, di altri Atenei e di tutti i Corsi di Studio d’Italia, Scheda 3 e Competenza, Import Spedizioni, Stage Esteri

Gentilissimi,
in questo bollettino, a ridosso della presentazione della release 6.03.00 di ESSE3, affronteremo numerose tematiche contingenti: le analisi inerenti la bontà dei dati inviati, le novità di prossima introduzione inerente la COMPETENZA di un insegnamento e l’IMPORT di spedizioni prodotte da precedenti sistemi. Cominceremo però con una serie di controlli da effettuare PRIMA del passaggio alla 6.03.00, con un dettaglio di azioni da compiere scrupolosamente in vista della nuova versione (sia prima che dopo l’installazione).

LE SEDI DEL VOSTRO ATENEO

La versione 6.03.00 contiene uno script che aggiornerà le sedi di tutti gli Atenei, compreso il vostro stesso Ateneo! Il riferimento è la sezione “Sedi” (P06_SEDI) all’interno della funzione ATENEI (P06_ATENEI). Siete invitati ad effettuare le seguenti manovre:

1. dalla tabella ministeriale SEDI OFF.F. DI TUTTI GLI ATENEI, estraete l’elenco delle sedi del Vostro Ateneo;
2. dalla maschera ATENEI censite puntualmente tutte le sedi presenti per il vostro Ateneo, verificando che siano esattamente uno specchio fedele di quelle estratte dal punto 1; il controllo deve essere approfondito, non quindi “descrittivo” ma bensì qualitativo (ad esempio, una sede a nome “MODENA” con comune nullo o comune che non sia Modena non rappresenta la sede di Modena!) – non trascurate questa fase pensando che sia banale, visto che ci è capitato di scovare sedi proprie con informazioni di base assenti!
3. nel caso dell’assenza di sedi (sempre dalla definizione del punto 1 e dalla verifica del punto 2), provvedere con il loro tempestivo inserimento, avendo cura che le informazioni inserite a livello di comune siano corrette;
4. vi rammentiamo infine che le sedi d’Ateneo da utilizzarsi devono essere le sole sedi ministeriali presentate in Off.F.; una diversa gestione delle sedi non è supportata o da noi incoraggiata in alcun modo. A tal proposito, ricordiamo che è stato introdotto un anno fa il concetto di POLO proprio per venire incontro a casistiche particolari (cfr Bollettino ANS Dicembre 2008).
5. sappiate che nel caso in cui non soddisfiate alle condizioni del punto 2, lo script in 6.03.00 aggiungerà nuove sedi per il Vostro Ateneo. L’eventuale presenza (duplicazione “logica”) di nuovi record sarà quindi da imputarsi a questa semplice motivazione. È quindi necessario che a passaggio a 6.03.00 avvenuta effettuiate un nuovo controllo della vostra situazione sedi ed eventualmente sistemiate i dati, come da punto 2.

LE SEDI DEGLI ALTRI ATENEI

Da diverso tempo è stata introdotta una tabella ministeriale delle SEDI OFF.F. DI TUTTI GLI ATENEI che si è rivelata di grande utilità, riportando le sedi di attivazione in Off.F. in questi anni. Nella tabella di sistema ATENEI è presente, per ogni Ateneo, una sezione dedicata alle sedi dell’Ateneo selezionato; questa parte è fino ad oggi sempre stata demandata ai singoli Atenei per il suo popolamento e non sono mai avvenuti aggiornamenti della stessa. A partire dalla versione 6.03.00, come abbiamo visto sopra, comincerà un’opera di popolamento di questa informazione a partire dalla tabella ministeriale; nel corso di versioni successive, da semplice script, il popolamento diverrà parte integrante dell’aggiornamento della tabella ministeriale. Vige la regola detta sopra; se negli anni avete aggiunto sedi in modo corretto, lo script, trovando l’associazione col comune, non aggiungerà nulla; in caso contrario, verranno inserite le sedi degli altri Atenei.

LE SEDI DI ATTIVAZIONE DEI CORSI DI TUTTI GLI ATENEI

Un’altra novità di questa versione è l’informazione delle sedi di attivazione di un determinato corso di studio presentato in Off.F. per un qualsiasi ateneo. Abbiamo previsto che, all’atto dell’ “applica” sui CORSI DI STUDIO OFF.F. DI TUTTI GLI ATENEI, questa informazione venga riportata a livello di corso di studio nella rubrica di sistema CORSI DI STUDIO DI ALTRO ATENEO (P01_CDS_ATENEI_ITA). Ricordiamo che l’ “applica” di questa anagrafica effettua:

• l’inserimento di nuovi corsi di studio;
• aggiorna le informazioni di corredo mancanti di ogni corso già inserito (facoltà, classe, sedi).

Per sua natura, essendo particolarmente onerosa poiché controlla TUTTI i corsi di studio di tutti gli Atenei italiani, andrebbe effettuata con parsimonia e tassativamente in un momento di “quiete” per i sistemi informativi dell’Ateneo.

AGGIORNAMENTO TABELLE MINISTERIALI IN 6.03.00

A versione 6.03.00 di ESSE3 installata, sarà necessario effettuare i seguenti aggiornamenti delle tabelle ministeriali, nell’ordine indicato:

• NAZIONI
• COMUNI (al termine verrà popolata automaticamente la nuova tabella ministeriale delle REGIONI)
• SCUOLE SUPERIORI
• UNIVERSITÀ
• SEDI OFF.F. DI TUTTI GLI ATENEI
• FACOLTÀ OFF.F. DI TUTTI GLI ATENEI
• CORSI DI STUDIO OFF.F. DI TUTTI GLI ATENEI

Vi rammentiamo di eseguire queste operazioni al più presto ad installazione avvenuta e di non rimanere indietro negli aggiornamenti! Tra le utilità introdotte, vi è anche quella di “disattivazione” di comuni passati a nuova provincia prima del ’91 che non sono attualmente censiti (il caso classico è rappresentato dai comuni sotto le province, istituite all’epoca, di Rimini e Pesaro-Urbino) e una riforma completa della gestione del dat delle SCUOLE SUPERIORI, che si tradurrà in una notevole diminuzione dei costi di gestione.

IL FLAG DI SISTEMA NON SI TOCCA

Non solo per chi ha facoltà di gestione della base dati, ma all’attenzione di tutti quanti, rammentiamo che vi è un attributo su numerose tabelle, il flag di sistema (SYS_FLG), che discrimina l’inserimento di un dato come di sistema/procedurale (1) o effettuato dall’Ateneo da client (0). Un esempio è data dagli ATENEI, anagrafica gestita da noi con inserimenti a SYS_FLG=1, ma per la quale avete la facoltà di inserire qualunque dato, che verrà contrassegnato da SYS_FLG=0. Non bisogna mai agire a livello di db alzando i flag di sistema o variando informazioni inerenti questi record (se non concordate con noi); vi informiamo che falliranno eventuali aggiornamenti di tabelle ministeriali se ad esempio nella tabelle degli Atenei, la medesima istituzione universitaria (discrimina il codice ANS) è presente più volte con il flag di sistema alzato! Per quanto detto sopra, questa situazione è irrealizzabile da client ed è frutto di operazioni concettualmente “non lecite” sulla base dati.

ANALISI GENERALE DI COERENZA: NUOVI OBIETTIVI

Come preannunciato i mesi scorsi, abbiamo ora dei nuovi criteri, anche per (auto)valutarci, in merito alla bontà dei dati trasmessi. L’Osservatorio ha reso disponibile un nuovo terzo prospetto delle sette spedizioni inviate negli anni accademici.

Nell’esempio fittizio qui sopra riportato, la situazione è ottimale per la scheda 1, dove non si riscontra alcun errore tra i record originariamente inviati e quelli che hanno superato la fase di coerenza. Per quanto riguarda la scheda 4, l’esito qui è positivo ma da migliorarsi (poiché al di sotto del 95%), con l’eccezione del primo anno accademico per il quale si verifica un crollo vertiginoso dei record accettati causato dai trasferiti in ingresso; da questo momento, avete il nostro benestare nell’escludere dalla trasmissione i trasferiti in ingresso per i quali siate totalmente sicuri che le loro carriere siano cominciate nel cosiddetto biennio “nero” 2001/02-2002/03; si noti che un ottimo trucco è quello di utilizzare la scheda 5 per individuare, a grandi numeri, la percentuale di trasferiti buona, rispetto al totale. Attenzione però a non escludere chi è caduto in carriera incoerente per varie motivazioni, come per la mancata coerenza del trasferimento in uscita dall’Ateneo di provenienza!

TRE NOVITÀ: IMPORTA SPEDIZIONI, TIPI CREDITI MINISTERIALI “STE” & “STU”

Vi presentiamo tre argomenti nuovi da conoscere ed acquisire.

Dalla versione 6.03.00 sarà possibile, tramite l’utilità IMPORTA SPEDIZIONI, importare spedizioni (1 e 4) realizzate con altri sistemi. Questa funzionalità si potrà rilevare utilissima per gli Atenei in fase di avviamento poiché, tramite il successivo utilizzo del COMPARATORE DI SPEDIZIONI, sarà possibile avere un netto di differenze tra il “prima” (pre-ESSE3) e l’avventura intrapresa oggi (con ESSE3). In modo semplice, sarà possibile quindi identificare gli studenti che attualmente non si sta inviando. NOTA BENE: i dati importati sono quelli “netti” concernenti una carriera ossia lo studente (STU_ID), il suo codice fiscale, l’evento di ingresso e/o di carriera, con la data dello stesso. Anche per chi si è avviato nel corso dell’ultimo anno, l’esperienza potrà risultare particolarmente ricca ed interessante, per scovare studenti “perduti” … Provare per credere! 🙂

Su richiesta di alcuni Atenei, è stato aggiunto allo STA (stage/tirocinio esterno) e allo STI (interno), lo STE, ad indicare un periodo di stage/tirocinio svolto presso strutture all’estero. Vi basterà associare un tipo credito ‘STE’, con mappatura ministeriale STE, per definire queste informazioni a livello degli insegnamenti così superati. Lo scopo ovviamente è quello di dare un’ulteriore specifica inerente ai crediti incamerati in carriera (scheda 6), non in ingresso, dai nostri studenti.

Su richiesta di talune istituzioni, vi è ora la possibilità di inviare, per un dato esame, l’informazione aggiuntiva (e non obbligatoria!) dello studio individuale (STU) annesso. Si noti che lo schema è il seguente: se un insegnamento ha una tipologia di credito STU, portatrice dell’informazione dello studio individuale, questa si tradurrà in un ulteriore record inviato, purché non sia a zero crediti. Facciamo notare che poiché questo implicherebbe che, se allo stato attuale si sono già inviati N record, teoricamente da “domani” questi raddoppieranno (2N), abbiamo deciso di NON abbracciare questa richiesta; d’altronde, se si decidesse di adottarla obbligatoriamente, questo richiederebbe la configurazione in ogni Offerta Didattica di segmenti con il tipo credito STU per ogni coppia di ambito univoco e settore utilizzato, con la conseguente informazione spalmata su ogni libretto; questa scelta è dovuta al fatto che tutto ciò, oltre che onerosissimo, ci pare di poca utilità per un’informazione che è stata comunque già dichiarata in Off.F. nei requisiti di trasparenza e che è legata all’informazione dell’insegnamento, non alla carriera del singolo studente. Non consigliamo quindi di strutturare le Offerte con tipi crediti STU, che “a standard” quindi sconsigliamo.

CONTROLLI DI CONGRUENZA: PIANIFICAZIONE MENSILE

In versione 6.03.00 sono presentati i controlli di congruenza con una diversa logica di calcolo, a maglie più larghe, per intercettare situazioni da sanare anche al di fuori delle carriere attualmente nel potenziale. Vi invitiamo a pianificare i controlli di congruenza con schedulazione mensile (o settimanale, a seconda delle vostre esigenze), al fine di evitare il lancio diretto dalla maschera poiché è un’operazione massiva particolarmente onerosa. Ovviamente vale sempre quanto detto nel passato, ossia che la necessità di pianificare “di notte” le elaborazioni massive è collegata alle dinamiche, ai carichi e alle capacità dei vostri sistemi. Rammentandovi che per schedulare una pianificazione (ad esempio, una volta al mese), è sufficiente alzare la spunta “Pianifica” nel tab selezionato nella maschera ed eseguire la scelta. Vi invitiamo ad effettuare prima della versione 6.03.00 un aggiornamento di tutti i controlli di congruenza, in maniera tale da non forzare il refresh della maschera una volta che vi accederete in versione 6.03.00.

RICORDARSI DELLA “NUOVA” SCHEDA 3 IN 6.03.00

Per concludere, come anticipato a marzo, è importante che spendiate la giusta sensibilità sul fatto che la scheda 3 è stata completamente riprogettata in 6.03.00 in virtù della competenza (P11_AD_SCE.AA_COMPETENZA_ID, DATA_COMPETENZA). Bisogna quindi che siate pronti ad eventuali fluttuazioni di attività didattiche o a nuovi indirizzamenti delle stesse, nonché a probabili nuove entrate, in linea di massima più pertinenti. In aggiunta alle comunicazioni effettuate (cfr Bollettino ANS Marzo 2009 ), che vi preghiamo di leggere con particolare cura, vi informiamo che in versione sarà inoltre presente una vista che vi indicherà la nuova chiave (ADSCE_ID) delle attività didattiche trasmesse in un qualsiasi file inviato di scheda 3, a nome V15_SCHEDA_3ADSCEID.

Detto questo, rammentandovi che si prospetta un’estate davvero “calda” per via dei numerosissimi fronti aperti, vi mando i miei migliori auguri di buon lavoro!

Christian Marcone