Bollettino ANS n.57 – Maggio 2015

OGGETTO: Nota MIUR e prime concretizzazioni 57_logo
Bollettino inviato venerdì 29/05/2015 ore 17:00
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Tasse, Causali Esonero, Borse di Studio, Interventi di Supporto, Invii vecchie annate

Salve a tutti,
con questo bollettino, ci poniamo di fare una prima riflessione approfondita a seguito della nota MIUR di Aprile sulle novità Anagrafe (cfr Nota MIUR e Novità 2015 introdotte in Anagrafe: un primo approfondimento): andiamo quindi ad esporre una serie di azioni concrete che le Università ESSE3 possono già adottare prima dei prossimi adeguamenti che verranno predisposti dall’Osservatorio Studenti e delle relative implementazioni di ESSE3, di cui vi daremo notizia nel corso del mese prossimo. Questo bollettino vuol essere un invito ad iniziare a pensare PRIMA ad una serie di situazioni e scenari possibili, per avvantaggiarci sugli argomenti della nota, la cui novità non è tanto della materia che tratta, quanto piuttosto per il livello di dettaglio e approfondimento che verrà richiesto; quindi in una fase precedente all’introduzione delle novità e modifiche in ESSE3, è auspicabile affrontare gli argomenti qui esposti, per cominciare a fare mente locale e ad apprfondire la materia.

Ovviamente raccomandiamo la lettura della Nota MIUR come pre-requisito per la maggiorparte degli argomenti che seguono.

CAUSALE ESONERI E FUTURA RIVISITAZIONE INTERVENTI DI SUPPORTO

Alla luce della nota MIUR, in attesa di una definizione esatta degli schemi dei DAT da parte dell’Osservatorio Studenti, pensiamo che ogni Ateneo possa già cominciare, in anticipo, ad analizzare le proprie Causali Esonero. Ricordando l’indipendenza e la configurabilità dell’area Tasse all’interno di ESSE3, raccomandiamo la massima sinergia con i propri referenti Tasse, in maniera tale da essere sicuri di non dare interpretazioni arbitrarie delle causali effettivamente attivate in Ateneo. Di fatti, è proprio la mappatura delle Causali Esonero la fetta più cospicua delle informazioni contributive inviate in Anagrafe (cfr Bollettino ANS n.46 – Giugno 2012 ).

Fatta questa premessa, vi invitiamo ad effettuare quel che segue:

verificare la bontà delle attuali mappature, di causali sia presenti che passate, ma comunque utilizzate dagli studenti di primo e secondo livello: ad esempio, controllate che una causale di esonero totale per handicap sia già effettivamente mappata in modo corretto e non magari senza esonero;

la nota MIUR esplicita come la borsa di studio da considerare sia esclusivamente quella erogata con fondi regionali (d.lgs. 68/2012): sebbene la maggioranza avesse in mente questo tipo di attribuzione, sarà bene controllare che le CAUSALI ESONERI abbiano questa identificazione esclusivamente per questo tipo di borsa;

cominciate a verificare se il vostro Ateneo sia erogatore di borse regionali o se il diritto allo studio sia gestito direttamente dalla regione e quali siano gli anni accademici di pertinenza; tutti dovranno indicare, a presentazione della futura versione di rilascio di ESSE3 pronta a recepire le modifiche MIUR, questa caratteristica, tramite l’introduzione di un parametro di configurazione annuale che servirà a questo scopo (per ora non lo trattiamo, ve lo introduciamo solo “concettualmente”, ma sappiate che diverrà tra i parametri fondamentali del modulo);
iniziate a considerare come possano modificarsi le mappature delle Causali Esonero alla luce della presentazione nuova fatta nella nota: mi raccomando, in questa fase vi consigliamo ESCLUSIVAMENTE di pensare al quadro delle vostre Causali Esoneri senza eventualmente cambiarne la natura (salvo errori del punto 1): sappiate che poiché prossimamente verranno emanati DAT con le nuove codifiche, prima di Agosto sarete obbligatoriamente richiamati a rimappare tutte le causali esonero “attive” dal 2014/2015 (ribadiamo di non intervenire con modifiche delle mappature in caso di anticipo di questi DAT fino a nostro segnale);
nel caso in cui riteniate che una causale di riduzione attuale sia “insufficiente” alla luce dei nuovi schemi, predisponetevi per tempo progettando una nuova causale da adottare dal 2015/2016;
vi rassicuriamo sul fatto invece di non “impazzire” nella creazione (per ora concettuale) di causali che soddisfino tutte le combinazioni possibili di interventi di supporto e relative causali di descrizione, perché la nostra realizzazione in ESSE3 sarà quella di introdurre una struttura indipendente a livello di singolo studente per il quale sarà possibile determinare i nuovi futuri valori; ad esempio, se uno studente usufruirà di 2 causali di interventi di supporto per un premio di studio E un prestito d’Ateneo, non sarà necessario pensare ad una causale di riduzione che li contempli entrambi! Ma sarà possibile agire a livello del singolo studente tramite una diretta assegnazione! Se avete dubbi sull’argomento, contattateci liberamente.
il consiglio quindi è una progettazione delle causale esoneri asciutta e concretamente fattibile; assolutamente non spingetevi verso orizzonti che non sia concretamente attivi in Ateneo

Come avrete compreso, nell’ipotesi più rosea, ipotizziamo che a regime sia sufficiente per l’Ateneo riclassificare le mappature delle Causali utilizzate; eventualmente, qualora si renda necessario specificare maggiormente determinate casistiche, affiancandone di nuove. Fisicamente, la fase della riclassificazione sarà da farsi in futuro, su nostra indicazione, da una determinata versione estiva in poi, non prima!

VOCI TASSE E IL FLAG “STATISTICHE MIUR”

Temiamo che alcuni utenti non abbiano familiarità con il flag “Includi Stat. MIUR” della funzione DEFINIZIONE VOCI (TASSE): se la spunta è alzata, la voce viene conteggiata per gli invii classici della “Contribuzione Studentesca”, altrimenti no. Saprete bene che il paragone tra Anagrafe e Contribuzione Studentesca è risultato poco soddisfacente in questi anni, perché gli insiemi delle voci tasse calcolate sono classicamente diversi: per l’ANS equivale a tutto tranne la tassa regionale del diritto allo stato ed il bollo, mentre per le Statistiche MIUR si ha l’insieme dei contributi di iscrizione. Dalla nota MIUR si introduce una forte rivisitazione del totale dei contributi dovuti e pagati: si richiederà in Anagrafe l’invio di tasse e contributi per l’iscrizione al corso e quindi le 2 indagini statistiche dovranno tornare a parlarsi e a “quagliare”.

Come prima azione concreta vi chiediamo semplicemente di riguardare tutte le voci e verificare il flag delle “Statistiche MIUR”: ad esempio, se avete il bollo regionale con il flag alzato o una voce afferente alla rata di iscrizione con il flag abbassato, è il caso assolutamente di agire.

Come per il punto precedente, anche il totale tasse dovuto e pagato variarà con le nuove modalità che vi presentremo a schemi OSD definiti: la nuova modalità di invio dovrà essere resa disponibile per i primi invii da Agosto 2015 e sarà obbligatoriamente da adottare, per gli anni accademici dal 2014/2015, entro il 27 Novembre 2015.

IN TEMA DI INTERNAZIONALIZZAZIONE

Allo stato attuale le informazioni disponibili in tema di internazionalizzazione ricavabili direttamente dall’Anagrafe possono vertere su queste casistiche:

diploma di maturità conseguito all’estero —-> sono i diplomi conseguiti presso istituti superiori stranieri, ricavabili dagli invii in scheda 2 (si noti che l’istituto estero è ad ORDINAMENTO straniero);
titolo di laurea conseguito all’estero —-> sono i titoli universitari incamerati nella funzionalità TITOLI STRANIERI in PERSONE;
esame svolto all’estero —> sono gli esami di carriera di scheda 6 inviati accendendo la casella ministeriale dei crediti esteri (possibile solo per un esame riconosciuto con un tipo di riconoscimento estero con causale ISTSTRA);
tirocinio (di carriera) svolto all’estero —> sono attività con il tipo credito speciale STE (stage estero) ed un riconoscimento di mobilità;
tesi svolta all’estero —> assai poco usato, ma nella casistica in cui ciò si verifichi, andrà utilizzato un tipo tesi mappato con la tipologia tesi MIUR “D – Sperimentale con mobilità internazionale” oppure “E Complilativa con mobilità internazionale”.

Se questo tema vi “appassiona”, vi sarete accorti come il potenziamento del campo “Descrizione Interventi di Supporto”, che si trasforma di fatto da campo puramente descrittivo a collettore di causali dettagliate di interventi di supporto, contempli ad oggi ben 4 casistiche di mobilità:

MA mobilità internazionale: finanz. fondi propri di Ateneo
ME mobilità internazionale: finanziamento UE o altre istituz.
MG mobilità internazionale: finanz. l. 170/03 art. 1 lett. a
MN mobilità internazionale: altri finanziamenti nazionali

Stimiamo che la loro introduzione sia mirata a distinguere le relative popolazioni studentesche in tema di fondi erogati per progetti di mobilità: pensiamo che in questa fase “transitoria” sarebbe buona cosa che l’Ateneo facesse mente locale sui tipi di finanziamento che eroga, magari considerando studenti a campione del 2014/2015. Saremmo ben felici di avere un feedback da parte vostra sull’argomento, magari riconducendoci anticipatamente ad elenchi di studenti per i quali, nel prossimo futuro, si vorrà/dovrà dettagliare questa informazione.

NB: se l’Ateneo riconoscesse già una Causale di Riduzione che identifichi univocamente una delle 4 popolazioni, si potrebbe pensare semplicemente di rimapparla a Luglio indicando già la causale della descrizione dell’intervento di supporto; in caso contrario, vale il ragionamento conclusivo del capitoletto precedente e predisponetevi con elenchi di studenti che rientrino in una determinata casistica.

APERTURA GENERALIZZATA SERVIZI DI WEBSERVICE INVIO SPEDIZIONI E RICEZIONE FILE DEGLI ERRORI

Notizia molto positiva è stata la definitiva apertura a tutte le Università dei servizi di webservice per l’invio dei file e la ricezione degli ERR ed ERR2: come già ampiamente discusso in questi anni, vari Atenei hanno sperimentato con successo questo servizio in forma “sperimentale”, inviando le “classiche” 7 spedizioni in ANS tramite questo webservice, nonché acquisendo i vari file degli errori (ERR, ERR2) nei due modi possibili: manualmente da RIEPILOGO SPEDIZIONI oppure automaticamente tramite i prelievi automatici prediposti.

Se siete tra gli Atenei a servizio non ancora attivato (al momento di scrivervi siete circa una trentina), sappiate che abbiamo concordato con l’Osservatorio Studenti di aprire il servizio gradualmente, in modo guidato, ad un gruppo di Atenei alla volta; vi stiamo quindi contattando personalmente tramite un’e-mail nella quale vi chiediamo di compiere una serie di verifiche (su chi sia l’utente di riferimento scelto dall’Ateneo e sulle configurazioni) prima di effettuare l’attivazione del servizio: in generale quindi,

saranno a vostro carico, le configurazione di ESSE3 nei modi già indicati nei nostri bollettini (cfr Bollettino ANS n.43 – Giugno 2011) e il seguire puntualmente le indicazioni che vi manderemo via e-mail;
saranno a nostro carico, la conferma dell’attivazione del servizio, la bontà dei certificati di webservice sui vostri sistemi nonché il coadiuvarvi nei primi invii (in area di produzione) per verificare l’avvenuta attivazione.

Gli Atenei che si sentissero già pronti per le configurazioni, possono anche scrivermi direttamente per venire inclusi quanto prima nell’attivazione (noi banalmente andiamo per sorteggio di aree territoriali, non abbiamo altri criteri), visto che è già capitato il caso contrario di Università che chiedessero di non essere incluse da subito poiché in difficoltà con le configurazioni; in tal modo, vi garantiiremo una priorità sull’attivazione. In generale però bisogna che portiate tutti cortesemente pazienza perché, per motivi tecnici, non è possibile attivare più di 4-5 Atenei “alla volta”… ma con il contributo di tutti, si comincerà il nuovo anno accademico con tutte le Università già predisposte! 🙂

CHIUSURA DELL’ ANAGRAFE PER ANNATE PASSATE

Nella nota, si formalizza l’intenzione di chiudere l’Anagrafe per le annate passate, secondo un calendario preciso ed esposto dal MIUR: fatto salva la possibilità di inviare “vecchie” annate previa autorizzazione dell’Ufficio di Statistica, in generale non si potranno più inviare “liberamente” vecchi anni accademici. Per questo motivo, è estremamente importante porsi un obiettivo molto concreto, alla luce del fatto che dopo la scadenza di Dicembre 2015, si chiuderanno le spedizioni inviate in Anagrafe per gli anni dal 2001/2002 al 2011/2012:

è bene che dedichiate la seconda parte di quest’anno solare a saldare definitivamente vecchie problematiche appese e studenti mai corretti, negli anni accademici dal 2001/2002 al 2011/2012.

In modo particolare proponiamo di porre la massima attenzione alle carriere conclusesi con la laurea, che dovranno necessariamente avere la priorità nelle vostre analisi e bonifiche, in maniera tale che ANS UNIVERSITA’ (da pochi mesi pienamente attiva in ESSE3, dopo un periodo di parziale oscuramento dovuta alla duplicazione di titoli di ritorno dall’Osservatorio) possa esporre i titoli conseguiti. Ogni studente laureato deve essere presentato in Anagrafe e corretto in tutta la prima fase (ERR): la coerenza , salvo la “colpa” di precedenti carriere di altri Atenei, sarà così garantita.

L’IMPORTANZA DELLE SCADENZE MINISTERIALI

A seguito di un recente incontro con l’Osservatorio Studenti, abbiamo realizzato che la posizione “storica” di un’Anagrafe sempre aperta alla ricezione di dati, che fino ad oggi ha consentito di inviare continuamente spedizioni, nell’ottica di un miglioramento della qualità delle stesse, può forse aver messo in secondo piano quanto sia importante chiudere ogni scadenza ministeriale con una situazione globalmente consistente, tanto più per le annate passate; in altre parole, è estremamente importante prendere coscienza che al termine di una scadenza ministeriale, l’inviato deve essere il più possibile corretto e stabile, e bisogna assolutamente evitare di effettuare invii frettolosi o inconcludenti a ridosso di una scadenza, riservando piuttosto questa fase in un altro momento temporale nel “mese” di spedizione. Bisogna infatti sempre tenere a mente che la funzione di una scadenza mensile è quella di avere un dato pronto ed utilizzabile per il MIUR.

Vi preghiamo quindi il più possibile di attenervi a questa linea e proponiamo la seguente brevissima lista di “buone pratiche”, rivolta ai referenti ANS che concretamente inviano le spedizioni all’Osservatorio:

evitare di effettuare invii a ridosso di una scadenza di fine mese, se non si ha la capacità temporale di affrontare un’eventuale destabilizzazione dei dati stessi;
nel caso in cui si debbano effettuare invii massicci (immaginiamo di voler effettuare una serie di schede 1R e 4R di più anni accademici, ecc…), spalmare questa fase in un arco temporale “tranquillo”, possibilmente dopo una scadenza ministeriale, in modo tale da essere certi di avere il tempo per affrontare situazioni non positive;
ricordate che la scadenza di fine mese NON significa aver rinviato tutte le spedizioni del quadro dell’Osservatorio; la scadenza di fine mese è da intendersi come l’attestazione di buona qualità per le date spedizioni! Evitiamo quindi spedizioni “d’ufficio”, assolutamente non necessarie soprattutto quando i dati non sono variati;
in caso di insicurezza sui dati, mettete il file prodotto prima nell’area di test, prima di inviarlo in produzione; il file ERR andrà comunque caricato in ESSE3. Oppure potete con ESSE3 creare già una spedizione di test che depositerete nell’area di test senza bisogno di caricare il file ERR (cfr Bollettino ANS n.16 – Marzo 2007).

Ricordate che la chiave per avere un’Anagrafe di Qualità è la calma! E che questi consigli nascono dall’accadimento di spedizioni peggiorative notato dal gruppo dell’Osservatorio Studenti.

A GIUGNO: CORSO ANS PER REFERENTI D’ATENEO

Il consueto “Corso ANS per referenti di Ateneo”, strutturato in 3 giornate, è stato calendarizzato quest’anno per giugno, esattamente nelle giornate di martedì 9, mercoledì 10, giovedì 11 GIUGNO 2015, presso la nostra sede. Ci teniamo a specificare che, come espressamente richiesto da molti di voi in questo periodo, per via delle novità sopraggiunte dalla nota ministeriale di Aprile, dedicheremo principalmente la terza giornata del corso ad affrontare tutti i nuovi argomenti e le varie ed eventuali annesse, comprese concrete ipotesi di scenari futuri. Nell’occasione, abbiamo già previsto di rivisitare la presentazione del corso anche delle prime due giornate.
Come sempre, per il programma e la strutturazione dei corsi, rifatevi alla pagina Corsi ANS; per la conferma esatta sulle date, rifatevi sempre al sito ufficiale di iscrizione Corsi, con referente Monica Puccio.

A presto con i nuovi aggiornamenti,
Christian Marcone