Bollettino ANS n.44 – Novembre 2011

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OGGETTO: Compendio sulla gestione degli Insegnamenti
Bollettino inviato mercoledì 23/11/2011 ore 15.15
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Riallineamento sulle Variazioni, Utenti di Inserimento e Modifica Dati, Anno di competenza e Insegnamenti, Aggiorna Carriere, Distribuzione Statistica

Salve,
ci ritroviamo con questo bollettino a poter fare un po’ il punto della situazione sulle molteplici novità di questi mesi, con la sicurezza che le versioni “ristrutturate” siano ormai ampiamente diffuse in tutti i nostri Atenei e che si siano ormai “metabolizzate” le gestioni degli eventi di carriera e dei riallineamenti.

UTENTI DI INSERIMENTO E DI MODIFICA

Dalla versione 9.09.03 di ESSE3 abbiamo diffuso un intervento di framework che vi permette di controllare chi siano l’utente di inserimento e l’utente di modifica, nonché data e ora, di ogni record selezionato, semplicemente cliccando su un nuovo tasto (i) INFO della barra di navigazione.
Questa nuova utilità di prodotto ci è stata raccomandata nel tempo proprio dalle Segreterie Studenti coinvolte nei nostri incontri, al fine di avere una maggiore visibilità sulla creazione e sulla modifica delle informazioni.

L’utilità si basa sulla quaterna di campi “utente e data di inserimento” (USR_INS_ID, DATA_INS) e “utente e data di modifica” (USR_MOD_ID, DATA_MOD) delle tabelle. Nell’esempio riportato nell’immagine qui sopra, l’attività “Storia Greca I” è stata inserita nel libretto dall’utente “Christian.Marcone” a maggio ed è stata modificata successivamente a settembre dall’utente “Francesco.Talò” (ad esempio, per sancirne il superamento).
Agli utenti amministratori di db, raccomandiamo sempre, in caso di script sulla base dati, di valorizzare queste informazioni (l’utente e la data di inserimento se inserite dati, l’utente e la data di modifica se effettuate una variazione), perché il tutto si rivelerà utile nell’evidenziare una modifica del dato per i riallineamenti.
Si ricordi, infine, che l’utente di modifica corrisponde all’ultimo utente che ha agito per modificare i dati del record e che la nuova utilità è visibile soltanto in quelle maschere che prevedono la gestione di queste informazioni.

RIALLINEAMENTI SULLE VARIAZIONI

Dalla versione 9.07.00, vi abbiamo reso disponibile un’utilità che vi permette di discriminare, nell’ambito di un qualsiasi riallineamento, le entità che sono variate nel frattempo, come,ad esempio, un esame a cui sono stati corretti da ESSE3 il taf e l’ambito oppure un’iscrizione che è stata modificata nella data; le operazioni di variazione di dati avvenute da client relative ad insegnamenti e a iscrizioni precedentemente elaborate sono intercettabili tramite le variazioni dell’utente e della data di modifica e quindi possiamo ora evidenziarvele in RIALLINEAMENTO ISCRIZIONI OFF.F. e RIALLINEAMENTO INSEGNAMENTI OFF.F. nella sezione apposita delle informazioni “Variate”, al fine di effettuare dei ricalcoli mirati solo sulle variazioni.

Con l’occasione dell’entrata a regime del RIALLINEAMENTO SULLE VARIAZIONI, siamo qui nuovamente ad invitarvi a NON ricorrere sistematicamente al RIALLINEAMENTO TOTALE (se non necessario) quanto piuttosto ad utilizzare il riallineamento sulle variazioni OPPURE a non fare decisamente nulla se, per ogni carriera aggiustata, l’utente si è sincerato di riallineare le informazioni da RIEPILOGO CARRIERA ANS: da questo autunno, per ogni azione di riallineamento nella maschera dello studente, parte automaticamente la risistemazione delle Iscrizioni OFF.F. ed eventi di carriera, il ricalcolo del portfolio e il ricalcolo di tutto il Libretto ANS… provare per credere! Il nostro approdo auspicato è proprio quest’ultimo: ad ogni carriera ritoccata, l’utente riallinea i dati dello studente cosicché l’utente amministatore non debba in seguito ricorrere a nessun tipo di riallineamento, se non eventualmente a quello incrementale (soltanto nel caso in cui vi siano nuove carriere e/o nuovi esami in entrata, a fronte di immatricolazioni ancora aperte o di una nuova sessione di laurea).

Ci aspettiamo quindi che un Ateneo ricorra ad un RIALLINEAMENTO TOTALE soltanto ed esclusivamente in queste casistiche rare:

non si è mai riallineato in precedenza;
ho aggiustato dei dati da db e non ho variato i dati di modifica (quindi non posso utilizzare il Riallineamento sulle Variazioni); se non riesco a ricondurre il cambiamento effettuato da db ad un singolo CdS (per fare un Riallineamento Totale sul Corso di Studio) o Anno Accademico (Riallineamento Totale su A.A.), ricorro all’ultima spiaggia del Riallineamento Totale;
sono state variate le mappature di tabelle di sistema fondamentali (ad esempio, TIPI RICONOSCIMENTI o TIPI CREDITI) e quindi tutti dati in gioco si trovano ora a dover essere ricalcolati massicciamente (NB: mappature del genere non dovrebbero mai variare, anche se l’errore umano può esserci scappato! Si veda Bollettino ANS Numero ZERO);
viene da noi richiesto un Ricalcolo Totale a fronte di qualche variazione strutturale e/o implementazione.

Vi preghiamo quindi di prestare molta attenzione a questi aspetti perché ci stiamo accorgendo come le operazioni di riallineamento siano state intese da taluni come l’atto precedente alla generazione delle spedizioni: tutto ciò, oltre a non essere necessario, vi sta sottraendo tempo e risorse.

I RIALLINEAMENTI e gli EVENTI DI CARRIERA sono stati introdotti per 2 motivi:

1) non ricalcolare ogni volta “tutto”, visto che il grado di variabilità di queste informazioni è molto basso sul parco totale;

2) poter permettere un’indagine di distribuzione statistica della propria base dati “ex ante” ; di fatti, la sezione di “Distribuzione Statistica” è nata per darvi evidenza di ciò da client, senza dover fare alcuna spedizione. La Distribuzione Statistica è ora introdotta per le Iscrizioni OFF.F. e presto verrà sviluppata anche per gli Insegnamenti OFF.F.

COMPENDIO SULLA GESTIONE DEGLI INSEGNAMENTI IN MERITO ALLA COMPETENZA

Tra le domande che ci vengono rivolte con maggiore frequenza troviamo, da anni, quale sia il rapporto tra la COMPETENZA di un’attività didattica ed il suo effettivo utilizzo negli invii in Anagrafe. Probabilmente siamo stati un po’ “avari” di informazioni in tal senso e vogliamo quindi ora fugare ogni dubbio, effettuando, a ideale seguito del Bollettino ANS n.30 – Marzo 2009 , una panoramica completa e generalizzata della competenza in relazione ad ogni attività didattica, per comprendere pienamente i risvolti della sua valorizzazione in rapporto alle schede degli esami.

Innanzitutto, ricordiamo che gli attributi di COMPETENZA (anno accademico e data) vennero aggiunti alcuni anni fa poiché si era diffuso l’uso, in molti Atenei, di valorizzare le informazioni di superamento di un esame (spesso di ingresso) rifacendosi ai superamenti originari, piuttosto che alle date di “riconoscimento”/”convalida” di un esame; in questo modo, veniva a mancare un’informazione TRASPARENTE che esprimesse l’anno accademico nel quale l’esame veniva abbonato nell’entrata ad un Corso dell’Offerta Formativa. Il ricorso ad eventuali date di delibera era fuori luogo poiché la prassi di incamerle anche estremente in ritardo era una casistica tutt’altro che rara (anche al di fuori dell’anno accademico di competenza!) e la scheda 3 ha semplicemente il compito di censire cosa viene rendicontato nell’anno accademico di entrata in un Corso OFF.F. (che, solo sul piano teorico, equivarrebbe all’a.a. della data dell’iscrizione). La competenza nacque quindi come riferimento indispensabile per convalide e riconoscimenti di ingresso, al fine di determinare in chiaro il momento nel quale in OFF.F. si presenta l’insegnamento indicato come attività abbonata e da NON sostenere. La competenza coincide con i dati di superamento per le attività di carriera e viene valorizzata automaticamente dal sistema; come vedremo, sarà quindi necessario sanare eventuali attività che non la presentino.

Detto ciò, vediamo la relazione tra COMPETENZA ed ogni tipo di attività didattica, indicando schematicamente se la competenza è letta per gli invii in Anagrafe:

COMPETENZA e ATTIVITÀ CONVALIDATA (Scheda 3): la competenza corrisponde all’anno accademico di invio in scheda 3 e viene calcolata in base a quando la chiave matricola è stata creata. Competenza: può essere Diversa dal Superamento
COMPETENZA e ATTIVITÀ RICONOSCIUTA DI INGRESSO (Scheda 3): la competenza corrisponde all’anno accademico di invio in scheda 3 e viene calcolata in base a quando la chiave matricola è stata creata. Competenza: può essere Diversa dal Superamento
COMPETENZA e ATTIVITÀ DI CARRIERA (Scheda 6): la competenza coincide con il superamento. L’anno accademico di invio in scheda 6 è l’anno di superamento. Competenza coincide con i dati di Superamento
COMPETENZA e DEBITO PRESENTATO (Scheda 3): la competenza coincide con il superamento e NON entra in gioco in nessun calcolo. L’anno accademico di invio in scheda 3 è ricavato dalla creazione della matricola (V11_STU_DEBITO).
COMPETENZA e DEBITO ASSOLTO (Scheda 6): come il caso 3. Competenza coincide con i dati di Superamento
COMPETENZA e OFA (Scheda 3): la competenza corrisponde all’anno accademico di invio in scheda 3 e coincide con l’anno accademico di superamento. Competenza: può essere Diversa dal Superamento
COMPETENZA e ATTIVITÀ DI CARRIERA IL CUI SUPERAMENTO COLMA UN OFA (Scheda 6): inviate anche in scheda 6 soltanto per le sole attività a peso maggiore di zero e non sovrannumerarie, la competenza corrisponde all’anno accademico di invio in scheda 6 e coincide con l’anno accademico di superamento. Competenza coincide con i dati di Superamento
COMPETENZA e ATTIVITÀ DI CARRIERA CON FREQUENZA RICONOSCIUTA (Scheda 6): come il caso 3. Competenza coincide con i dati di Superamento

Quindi, sebbene la competenza sia di regola sempre calcolata e mostrata nel tab “Altre Info” del LIBRETTO, sempre come modificabile, essa nasce primariamente per gli invii in scheda 3 soltanto per le attività di ingresso portatrici effettive di crediti “non negativi” (riconoscimenti di ingresso, convalide, OFA), non è invocata invece per le segnalazioni di mancanza di crediti (debiti). NOTA BENE: abbiamo effettuato una ristrutturazione finale del quadro debitorio e degli OFA della scheda 3, già presente nella versione 9.11.01 compresa (si veda oltre, nel presente bollettino); nel caso abbiate avuto sentore di ammanchi di debiti e/o OFA in scheda 3 negli ultimi mesi, dalla tale versione procedete con un riallineamento totale degli Insegnamenti OFF.F. e con la generazione delle schede 3. Le fluttuazioni dei dati erano esclusivamente riconducibili a debiti e/o OFA, NON a convalide e riconoscimenti di ingresso!

Concludiamo questo compendio sugli insegnamenti OFF.F. rammentandovi che il ricalcolo globale/puntuale della competenza è possibile, dalla versione 9.08.01 di ESSE3, dalla funzionalità AGGIORNA CARRIERE, scegliendo gli opportuni parametri e filtri di lancio dell’elaborazione per la procedura COMP_LIB.

Le attività didattiche senza competenza non saranno considerate nei Riallineamenti degli Insegnamenti OFF.F.: la competenza quindi deve essere comunque sempre correttamente valorizzata, anche per gli insegnamenti di carriera, quindi in caso di diseallineamenti (come script di db diretti solo ai dati di superamento e che non hanno considerato la competenza), la procedura da AGGIORNA CARRIERA deve essere invocata. Infine, per monitorare la situazione, potete rifarvi ai nuovi CONTROLLI DI CONGRUENZA: per ottenere il dettaglio, rimandiamo all’interrogazione della vista materializzata MV15_MON_INSEGNAMENTI (da db o tramite Elaborazioni Query mirate).

AGGIORNAMENTI MINORI IMPLEMENTATI

Come ultimo argomento di questo bollettino, poniamo alla vostra attenzione un insieme di aggiornamenti avvenuti in questi mesi, e di cui si è stato dato risalto nelle note di rilascio, che è bene non trascurare:

i CONTROLLI DI CONGRUENZA si sono arricchiti di nuove casistiche d’indagine e di una nuova sezione dedicata alla bontà della “Struttura dei Corsi di Studio” (dalla versione 9.11.03) che vi invitiamo a monitorare (tramite la vista materializzata MV15_MON_STRUTTURA). Inoltre, in caso in cui un gruppo di controllo non sia stato rinfrescato da più di 30 giorni, il sistema non procede più con il ricalcolo automatico se non confermato da voi (semplicemente per rendervi più comoda la navigazione tra i tab, non per disincentivarvi ai monitoraggi mensili).
Qualora una Segreteria effettui una correzione di un dato segnalato dagli errori in Anagrafe, l’utente avrà facoltà da RIEPILOGO CARRIERA ANS di inserire una nota relativa al record in questione. La nota, essendo riferita ad un preciso record di una determinata spedizione, è inseribile nonché visualizzabile anche da CARICA FILE DEGLI ERRORI. Dall’estate 2011.
In RIEPILOGO CARRIERA ANS (ma anche GESTIONE REGOLAMENTI) viene ora invocato, dal tasto di ricalcolo delle iscrizioni OFF.F., che attualmente include anche il calcolo del POTENZIALE), anche il Riallineamento degli Insegnamenti OFF.F. dello studente. Gli utenti sono invitati all’uso di questa utilità ogni qualvolta si varino dati dello studente. Dalla versione 9.09.01 di ESSE3.
Per ovviare a problemi su codici di attività didattiche non conformi a causa di una lunghezza maggiore ai 10 caratteri (limite ANS e OFF.F.), verranno da ora inviati con codice ‘9999999999’. In precedenza il dato era tagliato a 10 caratteri, ma questa soluzione non è più accettabile, poiché in banca dati OFF.F. si inviano i codici degli insegnamenti; quindi è bene che l’Ateneo si faccia carico di attività con codici del genere e decida come correggerli. Dalla versione 9.10.02 di ESSE3.
È stata presentata una completa ristrutturazione delle attività di OFA, che segue il seguente schema logico: un’attività didattica di OFA, che è sempre trasmessa in scheda 3, nel solo caso in cui sia portatrice di un credito e non sia sovrannumeraria, verrà anche inviata come credito di carriera acquisito in scheda 6. Dalla versione 9.11.01 di ESSE3.
Come fattoci osservare dall’Osservatorio Studenti, le attività didattiche di carriera sovrannumerarie devono essere inviate in scheda 6 con CFU validi per il corso pari a zero , poiché non devono essere conteggiate nei crediti dello studente. Quindi, dato ad esempio l’esame di carriera sovrannumerario LINGUA TEDESCA III da 1 CFU, la ripartizione ministeriale accenderà la giusta tra le 5 caselline di ripartizione (come “Crediti del mio Corso OFF.F.”) ma la casella finale “CFU Validi” sarà d’ora in poi a zero CFU; nel LIBRETTO ANS potete sempre appurare la situazione. Dalla versione 9.11.01 di ESSE3.

Prima di salutarvi, anticipiamo che ci risentiremo con un nuovo bollettino il prossimo mese per affrontare 3 argomenti importanti: il “lancio” delle Istantanee ANS, un approfondimento sulla VIDIMAZIONE annuale che l’Ateneo deve compiere sulle proprie chiavi anagrafe (i Corsi OFF.F. associati ai singoli percorsi), corredato da una nota specifica per gli utenti di U-GOV Didattica, più … una piccola sorpresa 🙂

Buon lavoro,

Christian Marcone