Bollettino ANS n.16 – Marzo 2007

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OGGETTO: Marzo 2007: Nuovi obiettivi anno solare 2007 e versione 5.00.00. di Esse3
Bollettino inviato giovedì 15/03/2007 ore 14.52
Validità della comunicazione: ●●●○
argomenti: schema degli invii, studenti rifiutati, Riepilogo Carriera ANS

Buondì.
Nella giornata di ieri è stato ufficializzato lo schema dei nuovi obiettivi per l’Anagrafe Nazionale Studenti per l’anno solare 2007.Le novità sostanziali sono due: la scadenza ultima è protratta a fine febbraio 2008 e la frequenza degli invii è sostanzialmente aumentata, con l’impegno di un invio mensile entro l’ultimo giorno lavorativo utile: come forse avrete notato, negli ultimi mesi il sito pubblico http://anagrafe.miur.it è stato notevolmente arricchito nella possibilità di interrogare la banca dati del Ministero e vi invito a visitarlo per farvi un’idea completa del progetto e della sua rilevanza.

GLI INVII DA FARE ENTRO FINE MARZO

In continuità con quanto effettuato negli ultimi mesi, vi si richiede di proseguire con il popolamento delle informazioni per l’anno accademico 2006/07 (le sette schede); ovviamente il Ministero si aspetta che negli ultimi mesi (per via delle sessioni invernali 2005/06 d’esami e di laurea) vi siano stati esami superati e laureati per il 2005/06 ed è per questo motivo che vi viene richiesto anche l’invio delle schede 6 e 7 del 2005/06.

LE NOVITA’ DELLA NUOVA VERSIONE 5.00.00

Per pura coincidenza, siamo a ridosso di un prossimo rilascio di una “major release” di Esse3 (quella “primaverile”) che vi anticipo conterrà sostanziali implementazioni e modifiche al pacchetto ANS particolarmente rilevanti e corpose. Sono state inoltre recepite una serie di implementazioni concordate con l’Osservatorio Studenti.
Tra queste, vi anticipo quanto segue.

• E’ stato introdotto il concetto di STUDENTI RIFIUTATI, ossia quegli studenti non caricati poiché i relativi eventi di ingresso sono stati rifiutati a seguito di errori bloccanti. Questa visualizzazione è ora presente nel FARO / MONITORAGGIO STATISTICO ANS, che vi ricordo va sempre consultato prima di produrre delle spedizioni, per avere a colpo d’occhio una situazione degli studenti entrati in ANS che sono gli UNICI per i quali vengono estratti dati nel resto delle spedizioni.
• Sia il CARICA FILE DI RIEPILOGO (la funzione che permette l’acquisizione dei file ERR e ERR2 per una data spedizione) che il RIEPILOGO SPEDIZIONI (specchio delle ultime 7 spedizioni inviate per un dato anno accademico) contengono ora un riquadro con un messaggio parlante che avvisa della situazione lato ERR/ERR2 del file in oggetto (ad esempio, “Questa spedizione è sostituita da un invio più recente” , “Non si è caricato il file ERR!”, “158 errori (ERR) e 29 errori di coerenza (ERR2)”, ecc…)
• E’ stato imposto un blocco nell’accesso della funzione principale GENERAZIONE SPEDIZIONE ANS per impedire formalmente che vengano lanciate più elaborazioni in contemporanea; si ricorda infatti che deve sempre essere eseguito un solo iter di produzione di scheda alla volta.
• Sono stati effettuati notevoli adeguamenti tecnici per le spedizioni, in particolar modo per quanto riguarda le attività didattiche (scheda 6), i crediti in ingresso (3) e il calcolo degli eventi di carriera (4).
• I report degli elenchi studenti entrati in ANS e degli errori riscontrati sono ora ottenibili suddivisi per Facoltà, come richiesto da alcuni Atenei.
• Modificata la struttura di acquisizione del nuovo file ministeriale delle UNIVERSITA’ in formato dettagliato.
• Verrà rilasciata una prima versione beta di una spedizione di test, ossia la possiblità di produrre una scheda in formato txt da inviare al sito dell’Osservatorio nell’area di test; questa opzione è per ora possibile solo per spedizioni N in una modalità di invio ad eventi; per chi fosse interessato ad utilizzare questa funzionalità, prego contattarmi personalmente. Si ricorda comunque che consigliamo di produrre direttamente spedizioni da inviare in ambiente di produzione visto che, non prestando la sufficiente attenzione, si puo’ incorrere nel diseallineamento della base dati.
• E’ stato revisionato l’albero del menù

LE OPERAZIONI DA COMPIERE CON LA NUOVA VERSIONE 5.00.00

In coincidenza con le implementazioni e i nuovi adeguamenti di questa major release, vi faccio le seguenti raccomandazioni che vi prego di acquisire con cura:

• Rendete disponibili agli utenti delle segreterie la funzione RIEPILOGO CARRIERA ANS (per gli amministratori di sistema, AM_15_010), che permette di avere una visione completa della situazione studente per gli invii al Ministero, con un quadro sui risultati della fase 1 e di coerenza. E’ reso inoltre disponibile un nuovo report, LISTA ISCRIZIONI (nella Reportistica Generale>Anagrafe Nazionale Studente, anche questo con i permessi da attivare) che, per qualunque studente, riporta un elenco delle iscrizioni “tradotte” lato OFF / ANS; questa stampa diventa fondamentale per individuare e comprendere l’anno di regolamento associato allo studente per ogni anno accademico di iscrizione.
• Effettuate per ogni anno accademico un invio di un file R della scheda 4 (anche se siete in modalità ad eventi), in maniera tale da rinfrescare i dati. Si noti che dagli errori di coerenza , i “buchi” nelle iscrizioni annuali, ossia un errore di coerenza bloccante su un’iscrizione si PROPAGA a tutti i record delle spedizioni dipendenti da essa. Ad esempio, supponiamo di avere uno studente iscritto attualmente in Ateneo dal 2003/04 e che supera positivamente la fase 1 (ERR) del processo; si individua un errore bloccante di coerenza (ERR2) sull’iscrizione del 2004/05; questo errore renderà automaticamente non validi (rifiutati per errori di coerenza) tutti i record che dipendono da esso; quindi tutte le iscrizioni dei due anni successivi, tutti gli esami dal 2004/05 ad oggi, ecc…
• Come indicato già dalla scorsa estate, siete invitati a rinfrescare le spedizioni sulle attività didattiche, quindi a ripetere un invio di un file R di ogni scheda 6 (e 3) di ogni anno accademico che non risulti aggiornato di recente;
• Si è concordato lato Ministero ed Osservatorio Studenti che uno studente rinunciatario debba avere associato, come anno accademico di chiusura, l’ultimo anno accademico di iscrizione attiva. Uno studente entrato in ANS nel 2003/04, che non ha più rinnovato le sue iscrizioni, e che oggi si presenti a chiudere la carriera per rinuncia, dovrà essere inviato in una scheda 7 del 2003/04 con data odierna; è importante quindi che in fase di chiusura carriera venga associato come anno accademico non l’attuale ma quello esposto sopra. Vi invito a cominciare a monitorare queste casistiche e a correggerle, per poi effettuare spedizioni totali (R) delle schede 7 di ogni anno accademico per sistemare la situazione. Una chiusura carriera inviata in un anno accademico non conforme con quanto enunciato produrrà un errore di coerenza. Da oggi vi invito quindi a dare priorità massima in ambito di FASE 2 non più agli errori bloccanti di coerenza delle schede 1 e 4, ma agli errori bloccanti di coerenza della 1,4 e 7.
• Acquisite il dat ministeriale delle UNIVERSITA in formato DETTAGLIATO.

In sintesi, un Ateneo che è in una buona condizione della FASE 1 avrà pochi o nessun errore bloccante di eventi delle schede d’ingresso; una buona situazione nella scheda 4 (e s’impegnerà a studiare e sanare gli errori bloccanti nel tempo), idem per la scheda 7. Inoltre, monitorerà il risultato delle attività didattiche trasmesse (tenendo sotto controllo gli eventuali errori bloccanti). Indipendentemente dal risultato globale della FASE 1, per la FASE 2 è necessario acquisire i file err2 che vengono rilasciati per cominciare a valutare la situazione d’Ateneo, visto che sono i dati che superano il controllo degli ERR2 ad essere pubblicati in chiaro sul sito
A questo punto, per chi ha un buona situazione della FASE 2 , si puo’ cominciare a sanare le problematiche indicate dagli err2: la priorità negli interventi di bonifica deve essere data a sanare gli errori bloccanti di coerenza delle schede 1, 4 e 7, poiché si propagano su tutte le altre schede (come ad esempio la 6).

Per qualsiasi chiarimento, sono a vostra disposizione.
Un saluto e buon lavoro!

Christian Marcone