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OGGETTO: Novità 5.02.06, Potenziale Studenti e Corsi di Studio di Tutti gli Atenei
Bollettino inviato martedì 13/11/2007 ore 18.51
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: potenziale studenti, I° Corso Off.F., portfolio, Corsi di Studio di tutti gli Atenei
Gentilissimi,
con il rilascio della release 5.02.06 di ESSE3, verranno introdotte molte novità (sia tecniche che di gestione) per le quali è bene spendere assieme un po’ di tempo con il presente bollettino.
EVOLUZIONE DEL PORTFOLIO STUDENTE
Come anticipato nel corso dell’estate, l’introduzione del PORTFOLIO di ogni studente (si veda il RIEPILOGO CARRIERA ANS) ha apportato notevoli benefici per le prestazioni delle elaborazioni. A partire dalla presente versione, nel PORTOFOLIO viene incluso il I° Corso Off. F. (Corso Off.F. di Prima Iscrizione) che si stima essere un dato stabile: esso indica la prima iscrizione, negli eventi di ingresso, dello studente in Ateneo.
Prima di effettuare qualsiasi spedizione in 5.02.06, occorre effettuare un Aggiornamento Totale del POTENZIALE STUDENTI per ogni Anno Accademico (dalla funzione PANNELLO DI CONTROLLO). Andrà fatto solo in questa occasione (salvo i consuenti aggiornamenti del potenziale, a vostra discrezione).E’ già previsto un controllo per cui, ogni volta che si consulta il portfolio di uno studente, viene segnalato se il I° Corso Off. F. non è corretto (in questo caso sarà necessario riaggionare il portfolio, anche singolarmente).
ALLINEAMENTO POTENZIALE STUDENTI
L’introduzione di un nuovo parametro di configurazione del modulo 15, simpaticamente denominato ANS_DAYS, vi permetterà di configurare il numero di giorni dopo il quale il sistema vi inviterà a riallineare il potenziale studenti. Il settaggio di default è 7 giorni, ma un Ateneo potrebbe benissimo scegliere autonomamente di aggiornare il potenziale annuale a suo piacimento.
Se settate il parametro a 0, ad ogni elaborazione di ingresso, in automatico verrà ricalcolato il potenziale per quell’anno accademico: si tenga presente però che questo settaggio non sfrutta l’innovazione ed è da noi ufficialmente sconsigliato (in sintesi, impostandolo a 0, ogni volta partirebbe il ricalcolo di tutti i portfoli che formano il potenziale).
Per qualsiasi dubbio o chiarimento, a fronte delle particolari situazioni di un Ateneo, non esitate a contattarmi.
CORSI DI STUDIO DI TUTTI GLI ATENEI
A seguito di quanto annunciato nel bollettino di Agosto 2007, relativo alla versione 5.02.00, è diventato ormai completo l’iter di acquisizione dei Corsi di studio di tutti gli Atenei tramite l’apposito dat. Si rimanda alla precedente comunicazione per una configurazione completa di ESSE3.
Una volta fatti i passi precedentemente indicati, l’acquisizione del dat ministeriale provvederà automaticamente all’inserimento dei Corsi di Studio del tale Ateneo nella maschera gestionale CORSI DI STUDIO ALTRI ATENEI.
COMUNI
Già diversi mesi fa avevo fatto un primo richiamo per invitarvi a controllare la situazione dei COMUNI nelle anagrafiche del vostro Ateneo, al fine di intercettare doppioni e di eliminarli. Con la nuova versione, il dat ministeriale relativo diventa sorgente della rubrica d’Ateneo dei COMUNI.
La tabella ministeriale COMUNI MIUR è stata notevolmente implementata per darvi un’stantanea fedele della vostra situazione nell’Ateneo.
Ad esempio, se il comune di CASALECCHIO DI RENO (BOLOGNA) fosse presente più volte nell’Ateneo, nella maschera ministeriale dei COMUNI MIUR, al nostro comune si attiverebbe un semaforo di avvertimento con la dicitura “Comuni Multipli”.
Si raccomanda di controllare la vostra situazione e di non trascurare duplicazioni nella vostra base dati; a tal fine, è CONSIGLIABILE che le anagrafiche territoriali non vengano rese disponibili, se non in lettura, agli utenti di Esse3, bensì andrebbero gestite da pochi utenti e rigorosamente “Amministratori”.
In versione “Beta”, abbiamo rilasciato una nuova funzionalità per la gestione dei Comuni che mira, in pochi mesi, a demandare tutta la gestione ai dat ministeriali, così come avviene per le Scuole Superiori, ad esempio. Come vi accorgerete, all’acquisizione del dat dei COMUNI, vi compariranno dei messaggi che vi informano dell’eventuale presenza di Comuni duplicati o mal associati (ad esempio, il comune di CASTELMAGGIORE (BO) ha la mappatura di CASTELFRANCO EMILIA (MO) —causa errore umano); inoltre, la presenza del dat di COMUNI ATTIVI non presenti in COMUNI (P01_COMU), verrà rilevata e questi comuni verranno automaticamente inseriti in anagrafica. Si tenga presente che l’attuale mancanza del codice catastale dei dat (che verrà aggiunto molto presto), fa sì che nella tabella sopracitata venga aggiunto un codice fittizio. E’ quindi necessario che successivamente si proceda con la correzione (a livello di db) dei codici catastali dei comuni nuovi (codici contrassegnati da una X iniziale).
Nel caso in cui non abbiate disponibiiltà ad agire sulla base dati, potete sospendere l’aquisizione del dat ministeriale finché il dat ministeriale non conterrà i codici catastali (ma mi parebbe eccessivo) oppure contattarci successivamente per sistemare i codici catastali dei nuovi comuni; si tenga presente che difficilmente questi saranno superiori a una decina!
GENERAZIONE SPEDIZIONE: QUALE PRIMA QUALE DOPO?
La presente versione contiene un’importante implementazione della maschera principale, GENERAZIONE SPEDIZIONE ANS. Dapprima, scelto un anno accademico, partirà una piccola routine che calcolerà il numero dei vostri “Studenti entrati in A.N.S.” , che verrà mostrato costantemente a maschera, assieme ala data e ora dell’ultimo potenziale studenti associato.
Come ulteriore implementazione, al termine dell’elaborazione di un file, viene automaticamente proposto di default un nome per lo stesso, nella cartella principale rilevata automaticamente dal sistema. E’ sempre possibile provvedere alla modifica del nome o allo spostamento della cartella di destinazione prima di procedere con la generazione del file stesso.
Ma la modifica più importante (in termini sia concettuali che di costi di produzione) è che, è stata introdotta una logica di controllo delle spedizioni pendenti secondo la quale, all’atto di elaborare una spedizione, viene restituito un messaggio che riepiloga la situazione spedizioni pendenti, arrivando fino ad impedire un’elaborazione se si sta tentando di elaborare una scheda dipendente da spedizioni che sono pendenti (si verifichi dal PANNELLO DI CONTROLLO le situazioni di spedizioni pendenti).
Questo intervento dovrebbe ridurre drasticamente la produzione di schede non significative a seguito di una disattenzione nell’iter di caricamento dei file err (unica causa per cui si hanno delle spedizioni pendenti).
In questo modo, gli errori “di sbaglio” dovuti alla trascuratezza nell’ordine delle spedizioni e della dipendenza da esse verrà evitato, poiché la maschera vi guiderà nel riepilogarvi la dipendenza tra le schede e nell’informarvi, di volta in volta, sugli studenti caricati in ANS in quel momento.
Per i nuovi “arrivati”, ricordo che lo schema di recupero degli studenti nelle elaborazioni in Anagrafe in ESSE3 è il seguente:
A) presenza di un portfolio per ogni studente (è il contenitore delle informazioni di base di ingresso della carriera avviata in Ateneo per le nostre 4 tipologie di studenti)
B) trasmissione degli ingressi tramite gli eventi IN, AC, IS (scheda 1) e TI (scheda 4) che si basano totalmente sul potenziale dell’anno accademico calcolato dal punto A
C) soltanto per gli studenti che entrano in A.N.S., ossia per gli studenti del punto B per i quali l’err di ritorno non dà errore bloccante (al seguito del quale diverrebbero “Studenti rifiutati”), vengono elaborate le altre schede per ogni anno accademico.
REGOLARITÀ DELLE SPEDIZIONI
Per chi fosse in ritardo nelle comunicazioni inerenti ai nuovi immatricolati 2007/08, vi invito a regolarizzare la situazione degli invii entro il mese presente, con particolare premura per quanto concerne le nuove immatricolazioni, i rinnovi di iscrizione e l’attestazioni degli esami delle sessioni estive ed autunnali 2006/07. Vi rammento come la produzione degli ERR2 sia resa disponibile a cadenza bimestrale (a seguito della scadenza e a metà mese circa).
VARIE ED EVENTUALI
Ricordo che per chi fosse interessato ai Corsi organizzati in sede (nonché alle attività di consulenza KION per la verifica on-site della vostra situzione specifica, attività già erogate in un numero significativo di Atenei), la nostra segreteria corsi (in qualità della sempre cordiale Monica Puccio m.puccio@kion.it) è disponibile per raccogliere le vostre iscrizioni e per fornirvi tutte le informazioni in merito alle attività di consulenza per l’area ANS.
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Buon lavoro!
Christian Marcone