Bollettino ANS n.39 – Novembre 2010

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OGGETTO: Completamento Anagrafe ANTE ed Evoluzioni
Bollettino inviato venerdì 19/11/2010 ore 13.00
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Scheda 6-ANTE, Riallineamento Insegnamenti OFF.F. Superati, Tipo Ingresso Scheda 1-ANTE, Pianificazioni Multiple

Salve a tutti.

Il quadro dell’Anagrafe ANTE è stato ormai completato e vi invitiamo a fare un punto della situazione prossima con questo bollettino.

SCHEDA 6-ANTE E RIALLINEAMENTO INSEGNAMENTI OFF.F.

La versione 8.07.00 di ESSE3 presenta il rilascio della scheda 6-ANTE e rinnova, nelle schede 1-ANTE, 4-ANTE e 7-ANTE, il ricalcolo degli esami superati per le date evento relative; si completa in questo modo il pacchetto dell’Anagrafe ANTE e delle sue quattro spedizioni, salvo futuri adeguamenti sulle schede stesse. È importante notare che, come già discusso negli incontri tenutisi in questi mesi, con la scheda 6-ANTE cambiamo strutturalmente e gestionalmente il concetto di Insegnamenti superati dai nostri studenti ANS, adeguandolo in tutto per tutto a quanto portò a suo tempo alla creazione del Potenziale Studenti e al Riallineamento delle Iscrizioni OFF.F. mesi fa: si ufficializza così l’utilizzo in ESSE3 della funzionalità RIALLINEAMENTO INSEGNAMENTI OFF.F. SUPERATI e della sua controparte a livello di singolo studente con la maschera LIBRETTO ANS, richiamabile puntualmente da RIEPILOGO CARRIERA ANS. Si noti come questa funzione divenga tappa obbligata al fine di produrre schede di esami; d’ora in poi, nelle schede degli esami (6-ANTE, 6, 3) si invieranno esclusivamente gli Insegnamenti OFF.F. Superati, evitando così di ricalcolare ogni volta l'”inviabile” dai libretti degli studenti.

Vi invitiamo a fissare al massimo per la versione 8.07.00 o precedenti, un quadro completo (magari con un reinvio totale) di tutte le schede degli esami, in maniera tale che nelle versioni successive il nuovo calcolo possa essere controllato e paragonato con i precedenti. Nel dettaglio, la scaletta dei rilasci sarà la seguente:

SCHEDA 6-ANTE —> 8.07.00 (obbligatorio il Riallineamento)
SCHEDA 6 ———–> 8.07.01 (obbligatorio il Riallineamento)
SCHEDA 3 ———–> 8.07.01 (obbligatorio il Riallineamento)

Per la delicatezza del passaggio, così come avvenuto questa estate per le iscrizioni, raccomandiamo per le sole schede 6 e 3 una prima tornata di invii in area di test dell’Osservatorio; l’invio in area di produzione sarà da effettuarsi dall’Ateneo a seguito di un riscontro positivo delle schede inviate.

LEGAME TRA IL POTENZIALE ED I RIALLINEAMENTI

Nello schema qui riportato evidenziamo i legami tra il Potenziale Studenti e le fasi di riallineamento delle Iscrizioni OFF.F. e degli Insegnamenti OFF.F. Superati, dalle quali si evince come il Potenziale, creato una prima volta, sia sempre sorgente dei Riallineamenti.

In modo particolare, conviene ripassare il significato di questi oggetti, permettendoci di dare qualche consiglio operativo sul loro aggiornamento:

IL POTENZIALE STUDENTI è l’insieme di quegli studenti che “potenzialmente” possono entrare in Anagrafe; contiene i singoli portfoli di ogni studente, quindi le informazioni dell’Anno Accademico e della data di entrata in Anagrafe, dell’ingresso (ad esempio, AC -avvio nuova carriera- per P -prosecuzione 3+2), nonché ovviamente del Corso Off.F. di afferenza. Non è necessario aggiornare il potenziale in modo totale ogni volta! Tipicamente all’inizio di un anno accademico il potenziale andrà rinfrescato (in modo incrementale) a causa delle nuove immatricolazioni in corso. CONSIGLIAMO la rigenerazione totale con la modalità del riallineamento preventivo delle Iscrizioni se è la prima volta che si generano queste informazioni perché se le iscrizioni non sono mai state allineate, giustamente gli studenti hanno iscrizioni a Corso Off.F. NULLO; in generale, ci aspettiamo che la rigenerazione totale sia usata solo se si sono fatte correzioni massive di dati (ad esempio in una post-migrazione), non quindi singole o puntuali (per le quali l’iter completo prevede che l’utente riaggiorni il portfolio da RIEPILOGO CARRIERA ANS).
ISCRIZIONI OFF.F. è l’insieme dei Corsi Off.F. di ogni singola iscrizione di tutti gli studenti inerenti a Corsi dell’Offerta Formativa, quindi è la codifica Off.F. di una singola iscrizione reale. A seguito di cambiamenti sulle mappature, sarà doveroso riallineare le iscrizioni coinvolte con un criterio di ricerca dalla funzione apposita (come ad esempio per corso di studio, se ad esempio ho cambiato il Corso Off.F. di un percorso, specificandolo mentre antecedentemente era stato mappato come comune); quando si agisce a livello di singoli studente (ad esempio cambiando un regolamento), è necessario riallineare le iscrizioni del singolo studente da RIEPILOGO CARRIERA ANS e/o REGOLAMENTI STUDENTE (il portfolio automaticamente verrà aggiornato). I riallineamenti mirati da RIALLINEAMENTO CORSI OFF.F. DELL’ISCRIZIONE si basano sul potenziale; il riallineamento totale proposto dal POTENZIALE è invece generico e serve unicamente per la prima volta in cui si genera un potenziale studenti o se si pensa che vi possano essere nuovi portfoli non prima intercettati. Per questo vi è la doppia freccia nel grafico.
INSEGNAMENTI OFF.F. è l’insieme delle caratteristiche ministeriali delle attività didattiche superate dagli studenti del potenziale e dipende dal potenziale e dagli eventi di carriera annessi (ad esempio, rinnovo di iscrizione, passaggio di corso). Ci aspettiamo che, a regime, i suoi aggiornamenti totali vengano invocati solo a seguito di massicci inserimenti di attività o di cambi delle loro caratteristiche (ad esempio, si stanno specificando TAF , ambiti, SSD, di vecchi esami). In questa fase iniziale vi invitiamo ad una schedulazione notturna cronologica per ogni anno; in seguito non sarà più necessario. Il riallineamento degli Insegnamenti OFF.F. deve essere fatto a schede 1 e 4 caricate.

L’Ateneo stabile farà quanto segue, preventivamente ad una tornata di invii di schede ANS:

effettuerà un riallineamento mirato delle Iscrizioni OFF.F. , ad esempio per Corso di Studio, soltanto se sono state variate le mappature o le caratteristiche di un insieme di studenti (tipicamente per azioni sul database);
rieffettuerà una rigenerazione totale o incrementale del POTENZIALE di un anno accademico SOLTANTO se pensa che vi possano essere nuove carriere intercettabili non presenti in precedenza (ad esempio, sono state corrette date ingarbugliate di immatricolazione su un insieme di studenti senza essersi premurati che per ognuno si fosse generato il portfolio). L’Ateneo sceglierà la modalità “Riallineamento preventivo delle Iscrizioni” soltanto se stima che il nuovo potenziale studente possa avere studenti senza Corsi Off.F. già calcolati.
a regime, l’Ateneo effettuerà un riallineamento totale o incrementale degli INSEGNAMENTI OFF.F. SUPERATI con un determinato criterio di selezione, soltanto se reputa che, a seguito di nuove introduzioni, vi siano esami non precedentemente conteggiabili, poiché non introdotti o poiché i relativi studenti non facevano ancora parte del potenziale.

Ricordo che l’introduzione del Riallineamento Insegnamenti OFF.F. Superati è stato pensato, come per il Riallineamento delle Iscrizioni OFF.F., essenzialmente per i seguenti motivi:

per avere un controllo preventivo dei dati da inviare, rispondendo quindi alla domanda “con quanti insegnamenti OFF.F. ho a che fare?”,
per alleggerire ulteriormente le procedure, rispondendo alla domanda “perché ogni volta ricalcolare le caratteristiche degli insegnamenti OFF.F.?”, con l’ambizione di giungere, in un arco di tempo non breve ma prossimo, ad una fase nella quale NON si rieffettueranno più ricalcoli di (e sugli) esami che abbiano superato i controlli ministeriali (ERR, ERR2).

Tornando all’immediato, ricordiamo come tutte queste fasi siano pianificabili e vi invitiamo a schedulare, magari a cadenza mensile, il Riallineamento degli Insegnamenti OFF.F. Superati, per via della notevole mole di dati coinvolti.

MEDIANA DI TUTTI GLI ATENEI

L’Osservatorio Studenti ha gentilmente rilasciato un quarto schema, da noi proposto dopo un paio di incontri con Atenei ESSE3 nell’autunno/inverno 2009, per il quale vi vengono evidenziate le mediane di gruppo delle percentuali di coerenza, per scheda e anno accademico, dei record correttamente caricati, rispetto a quanto inviato, di tutti gli Atenei. In questa maniera, avrete ora un valido specchietto di riferimento al quale ricorrere per confrontare la vostra situazione rispetto al parco nazionale, tracciando una considerazione sul vostro Ateneo e studiando opportune strategie di miglioramento. Ribadiamo che la mediana del 100% della scheda 1 è una realtà diffusa e bisogna assolutamente tendere allo stesso traguardo per le schede 4, i cui errori continuano a produrre un numero di esami accettati e lauree minore di quello effettivo! A tal proposito, in versione 8.07.00 abbiamo eliminato un vecchio vincolo che risaliva al 2005 per il quale l’invio degli esami in scheda 6 era condizionato dalla regolarità tasse dell’iscrizione (ossia un’iscrizione sospesa per tasse non permetteva l’invio di esami): da un confronto con l’Osservatorio Studenti, abbiamo visto che lo scostamento di esami può essere stato al massimo dell’1% del totale, ininfluente ai fini delle ripartizioni: questo a ribadire che il grosso dei vostri problemi sugli esami rifiutati o non coerenti è da ascriversi agli errori sulle iscrizioni!

Consultate a cadenza mensile questo specchietto. Si noti come in così pochi mesi la scheda 4 del 2003 abbia raggiunto ottimi risultati, grazie all’invio coerente dei trasferimenti in uscita per i vostri trasferiti in ingresso. Il problema ora è retrodato alle 4 del 2001, ma il miglioramento sarà fisiologico nel tempo.

INTRODUZIONE TIPO INGRESSO PER STUDENTI AR

Si è resa necessaria, su nostra segnalazione, l’aggiunta al tracciato della scheda 1 ANTE della variabile TIPO INGRESSO a partire dal 16 dicembre 2010, già a voi nota nella scheda 1, che identifica la tipologia con la quale lo studente ha incominciato la presente carriera. In modo particolare, abbiamo rilevato con frequenza carriere AR equipollenti; poiché non vi sono esami superati, la scheda 7-ANTE dà automaticamente errore non trovando esami relativi al campo “Numero totale esami superati”. Per ovviare a ciò, si è reso necessario inviare l’informazione di equipollenza anche nell’Anagrafe ANTE , ripristinando il campo TIPO INGRESSO (già noto in scheda 1) valorizzato ad ‘E’. In generale, aspettatevi di avere studenti ANTE con tipologie di ingresso ‘N’ (l’usuale) e ‘E’ (equipollenza). L’intervento, contemplato automaticamente nel calcolo di ogni portfolio, è incluso già dalla versione 8.07.01.: sarà necessario rieffettuate quindi un ricalcolo totale di tutti i potenziali degli anni accademici coinvolti (dal 2007/08 in poi).

NOTA BENE: qualora disponeste della versione 8.07.01 antecedentemente al 16 dicembre 2010, non inviate assolutamente all’Osservatorio la scheda 1-ANTE generata prima di tale data; in alternativa, abbiate cura di modificare opportunamente il file, eliminando la colonna dedicata al tipo ingresso, pena il rifiuto della scheda. Il campo tipo ingresso è posizionato antecedentemente alla chiave del Corso.

DUE NUOVI CONTROLLI DI CONGRUENZA

L’apertura dell’Anagrafe ANTE ha comportato, come era prevedibile, il coinvolgimento di carriere strutturalmente più carenti e “sporche” rispetto al novero degli studenti 509 e 270; in questi mesi ho più volte ribadito quali siano le caratteristiche da “tenere d’occhio” anche per gli studenti AR (iscrizioni reali, congruenza delle date, superamento degli esami, correttezza dell’a.a. di chiusura carriera), ma è bene mettere nero su bianco alcuni di questi attributi, tramite 2 nuovi CONTROLLI DI CONGRUENZA.

Si introducono quindi i seguenti controlli:

Studenti con date della triade di immatricolazione non sensate rispetto al proprio anno accademico: controllo dell’insieme “Anni e Date di Immatricolazione”, vi riporterà quegli studenti per i quali le date varie di immatricolazioni paiono insensate rispetto ai rispettivi anni accademici.
- Ad esempio, data di Imm.S.U. 10/10/1991 con A.A. Imm.S.U. 2003.
Iscrizioni successive alla chiusura carriera: controllo dell’insieme “Iscrizioni”, vi riporterà quegli studenti con iscrizioni reali successive alla chiusura della carriera, quindi le iscrizioni andranno annullate!
- Ad esempio, lo studente MARIO ROSSI ha chiuso la carriera per conseguimento titolo nel 2008/2009, ma ha iscrizione attiva nel 2009/2010; quest’ultima iscrizione va annullata, ad esempio come X CHI.

Entrambi i controlli, associati alle relative stampe reporistiche del gruppo, saranno presenti dalla versione 8.07.01 ed hanno un carattere di assoluta generalità, rappresentando problematiche note a voi tutti da anni; abbiamo ritenuto opportuno evidenziarle ora poiché ci pare lampante come siano attualmente proprio le carriere ANTE quelle maggiormente affette da mancate “ripuliture”.

PROSSIME EVOLUZIONI DELLA PIANIFICAZIONE MULTIPLA

Mentre si stanno preparando le grandi manovre per la creazione dei “webservices” che permetteranno l’acquisizione automatica dei file ERR ed ERR2, abbiamo realizzato un’evoluzione della maschera PIANIFICAZIONE SPEDIZIONI MULTIPLE che vi permetterà di pianificare non solo l’elaborazione di un numero ulteriore di schede rispetto alle attuali 1 e 6, ma anche la diretta generazione dei file txt in un percorso di sistema indicato, in luogo dell’attuale sistema di esclusiva elaborazione notturna, seguita da una generazione manuale attualmente a vostro carico da GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS; quest’ultima fase verrà quindi a cessare, visto che la pianificazione multipla equivarrà a generare direttamente le spedizioni.

Ad esempio, posso decidere di pianificare tutte le schede 6 per una questa notte ed il giorno seguente, indicando un determinato percorso fisico (“C:Desktop”) dove depositare i file txt, scaricherete i file generati tramite un tasto di “Download”. Si osservi che ciò NON corrisponde ad una generazione del file txt; il file è già stato generato di notte sul db e la fase di “Download” equivale semplicemente a rendervelo disponibile in locale (vi accorgerete che questo salvataggio dura pochi secondi, in luogo dei vari minuti necessari a generare un file txt di una scheda 6).

Il suo rilascio definitivo è in versione 8.08.00, entro fine dicembre 2010; ovviamente la scheda 4 rimane fuori, per sua costituzione, dalle pianificazioni multiple, fino a quando non verranno attivati i webservice degli ERR.

Un saluto a tutti e buon lavoro,

Christian Marcone