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OGGETTO: Iniziano le rilevazioni 2006/07 e le acquisizioni dei file ERR2
Bollettino inviato giovedì 12/10/2006 ore 18.48
Validità della comunicazione: ●●
argomenti: EUG, file ERR2, studenti rifiutati e studenti perduti
Gentilissimi,
prima di tutto ringrazio quanti di voi hanno partecipato all’EUG del 20 settembre (e per tutti includo, in un file zip, la presentazione ANS della giornata).
Come di consueto, vi mando un bollettino ANS per fare il punto su alcuni dei punti più importanti di questo periodo.
FINE OTTOBRE 2006: RILEVAZIONI A.A. 2006/07
Siamo giunti questo mese ad un’importante verifica, la prima che riguarda gli immatricolati per l’anno accademico 2006/07. Entro il 31 siete caldamente inviati ad inviare le schede 1, 2, 3 del 2006/07. Vi ricordo che verrà richiesta questa serie di invii, a cadenza mensile, da qui alla scadenza finale di gennaio 2007. Mi raccomando, non perdete la prima verifica!
Vi rammento che per produrre le schede di ingresso (1,2,3) per il 2006/07 è necessario che:
1) abbiate una versione di Esse3 dalla 4.01.07-b01 compresa in poi (l’invito è ovviamente per una 4.02.00, poiché questa versione risolve alcune criticità tecniche lato jaguar-scrittura del file ed introduce tantissime novità e migliorie, ossia tutto il lavoro da maggio-giugno 2006 a settembre!);
2) abbiate configurato il parametro di configurazione del package 15 relativo all’anno accademico “massimo” a 2006 (ANS_AA_MAX)
Poiché queste spedizioni sono di ingresso, sono assolutamente INDIPENDENTI da tutte le altre spedizioni degli anni accademici precedenti, quindi potete produrle indipendentemente dallo “stato dell’arte” degli anni accademici 2003/04, 2004/05, 2005/06.
NOVITÀ PRINCIPALE DELLA RELEASE 4.02.00: GESTIONE FILE ERR2
L’importanza della release 4.02.00 è l’introduzione della gestione dei file ERR2, ossia i file di coerenza. A partire da questa versione, siete richiamati ad acquisire, con calma ed ordinatamente, i file di coerenza relativi a TUTTE LE SPEDIZIONI inviate e valide per il sistema. L’Osservatorio, come sempre molto disponibile, ha già predisposto una serie di modifiche e migliorie del suo ambiente in maniera tale che da rendere disponibili i soli file ERR2 delle spedizioni da acquisire. Ad esempio: se un Ateneo ragiona in logica di INVIO TOTALE, dovrà acquisire gli ERR2 delle spedizioni totali ultime ricevute dall’Osservatorio (e solo quelle troverà disponibili). Per gli Atenei che utilizzano una logica di INVIO AD EVENTI, il caricamento sarà necessariamente di un numero alto di file, indicativamente 7N, con N>1 , per ogni anno accademico.
Da oggi in poi, per ogni record inviato, non vi sarà più solo il concetto di “caricamento di quel record” (semaforo rosso, giallo, verde), ma anche, per i record caricati e caricati con avvertimenti (semafori verde e giallo), lo stato di coerenza, rappresentato in Esse3 da delle faccine (quattro faccine colorate, corrispondenti al mancato caricamento del file ERR2, e ai tre soliti stati, caricamento senza errori, con avvertimenti e con errori/record rifiutato). Le maschere di Esse3 si sono modificate per gestire i 2 stati di ogni record. Esplorate la funzione di visualizzazione RIEPILOGO CARRIERA ANS (che vi invito a rendere fruibile agli utenti di segreteria) per un “colpo d’occhio” veloce.
L’invito attuale è quello di acquisire i file ERR2 a sistema e di cominciare a prendervi confidenza, non nel concentrare le vostre energie sul far tendere gli errori di coerenza a zero!!! Anche perché dapprima bisogna avere una situazione degli ERR più che buona.
Per chi avesse tempo e/o una situazione dati della 1a fase più che buona, la raccomandazione lato ERR2 è concentrarsi sugli errori di coerenza bloccanti delle spedizioni 1 e 4.
Vi ricordo che con l’introduzione dell’acquisizione dei file ERR2 a sistema, il numero di file di riepilogo da acquisire per ogni spedizione è RADDOPPIATO! Inoltre, a fronte di una generazione di un nuovo file ERR2 per lo stesso file inviato, sarà possibile riacquisire il tutto successivamente.
ATTENZIONE A NON PERDERE GLI STUDENTI!
Continuano a presentarsi, purtroppo con una certa frequenza, perdite massicce di studenti da parte di alcuni di voi. Per studente perduto intendiamo uno studente che è stato inviato in Anagrafe e che in invii successivi non è più presente oppure uno studente che non è mai perduto; uno studente rifiutato è invece uno studente che è stato inviato ma per il quale è stato subito riscontrato un errore bloccante che ne impedisce il caricamento in Anagrafe.
Un modus operandi corretto e ordinato per monitorare la situazione ed ottenere un invio soddisfacente di tutti gli studenti è il seguente:
1) Impegnatevi nel far tendere a zero le situazioni anomale dei CONTROLLI DI CONGRUENZA. Molti di questi controlli escludono direttamente studenti dal recupero delle spedizioni ANS e di fatto studenti segnalati con “semaforini” rossi nei CONTROLLI DI CONGRUENZA sono, con grande probabilità, studenti che non verranno nemmeno inviati in Anagrafe o che riceveranno un errore bloccante nel file ERR.
2) Monitorate frequentemente gli studenti entrati in A.N.S. (ossia che gli eventi di ingresso della scheda 1 e 4 non abbiano errori bloccanti). Tutto questo per intercettare subito situazioni anomale per le quali gli studenti vengano rifiutati (non correttezza di dati inviati) o siano perduti (basta un NON caricamento di una spedizione 1 totale di un anno accademico per rendere virtualmente a zero gli studenti che hanno avviato una carriera in ateneo per quell’a.a.).
3) Procedete sempre con la produzione delle schede in ordine successivo (dalla 1 —> alla 7) e rispettando un iter cronologico (prima un anno accademico, esaurito il parco delle sue schede, passare al successivo). Le schede vanno prodotte in ordine cronologico! (CFR la presentazione di PowerPoint che vi includo) ed abbiate cura a tenere allineato il sistema Esse3 con quanto inviato in Osservatorio (OSSIA CARICATE I FILE ERR!).
4) Verificate lo stato delle spedizioni dal RIEPILOGO SPEDIZIONI, in maniera da avere una situazione pulita ed ordinata. Vi ricordo che il buco nell’acquisizione dei file ERR puo’ comportare il blocco della base dati !
In generale ricordiamo che l’approccio per abbattere gli errori è l’usuale con “schema a piramide” ossia:
– ridurre gli errori bloccanti della scheda 1 (ERR)
– ridurre gli errori bloccanti dell’evento TI della scheda 4 (ERR)
– ridurre gli errori bloccanti degli eventi di carriere della scheda 4 (ERR).
– ridurre gli errori bloccanti della scheda 7 (ERR).
Saluti e buon lavoro,
Christian Marcone
PS: vi ricordiamo che per il 30 e 31 del mese verrà organizzato in KION il Corso dell’ANS in due giornate.