Bollettino ANS n.56 – Gennaio 2015

OGGETTO: Novità su Gestione Strutture Dipartimentali e Corsi degli Atenei, Check-Up Studente e Censimento della Contribuzione 56_logo
Bollettino inviato giovedì 29/01/2015 ore 16:00
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Controlli di Congruenza, Elaborazioni Query, Strutture Dipartimentali, Corsi di Studio di altro Ateneo, Censimento della Contribuzione, Check-Up Studente, Istantanee ANS

Salve a tutti,
con il primo bollettino ANS dell’annata, andiamo ad esporre le implementazioni più salienti di questi mesi e vi anticipiamo alcune novità di prossima introduzione da parte dell’Osservatorio Studenti; nell’occasione, sottolineiamo come questo sia il primo articolo ufficialmente prodotto sul nostro dominio ans-esse3.cineca.it, a breve distanza dal lancio del nuovo sito KION www.kion.it . Non preoccupatevi! nel nuovo dominio ans-esse3.cineca.it abbiamo completamente traslocato tutte le preziose informazioni di questi quasi 10 anni: inoltre, ne abbiamo approfittato per aggiungere un po’ di funzionalità, riordinare i bollettini usando lo strumento del “tag” e, dulcis in fundo, ci siamo dedicati ad un leggero “rifacimento” grafico, che dovrebbe rende più gradevole la lettura di post (ahimé) particolarmente lunghi!

A questo punto, prima di augurarvi buona lettura, non ci resta che ricordarvi di aggiornare l’indirizzo del nostro blog KION ANS nella vostra cartella dei “Preferiti”! 😉 😉 😉

NUOVI CONTROLLI DI CONGRUENZA ED ELABORAZIONI QUERY STANDARD

Nel novero delle ELABORAZIONI QUERY, ne sono state prodotte 3 standard al fine di permettervi di estrarre molti dei controlli di congruenza attualmente sprovvisti di report; nello specifico:

ANS_INSEGN: estrae i controlli di congruenza sugli Insegnamenti OFF.F. , tramite un lancio per tipo evento;
ANS_STRUTT: estrae tutti i controlli di congruenza sulla Struttura Didattica (mi raccomando, devono essere zero!, pena il malfunzionamento applicativo dei Corsi incriminati);
ANS_TITOLI: estrae tutte le incongruenze a livello di titoli.

Seguendo la tendenza a cui vi abbiamo abituato, vi introduciamo ad alcuni dei nuovi controlli di congruenza nell’ultimo periodo, evidenziando quelli che stimiamo essere particolarmente importanti:

Studenti con A.A. di Regolamento storicizzato non sensato: nei “Controlli sulle Carriere”, si elencano le matricole con un anno accademico di regolamento storicizzato non sensato: si consiglia di controllare se sia giusto il mantenimento dell’informazione in Regolamenti Studente>Storico dell’Anno di Regolamento. Il controllo è da considerarsi bloccante qualora le Iscrizioni OFF.F. non scattino correttamente o non sia possibile la generazione del portfolio.
Studenti senza iscrizioni reali sulla matricola attiva: si elencano gli studenti che non presentano iscrizioni reali legate alla matricola attiva. Questa casisitica, del tutto fuori standard, indica che le iscrizioni legate all’ultimo tratto di carriera dello studente sono state annullate. Il controllo è da considerarsi bloccante e, come minimo, pregiudica lo stato finale della carriera, nonché il funzionamento applicativo di alcune funzioni.
Iscrizioni ad Ordinamenti successivi: nei “Controlli sulle Iscrizioni”, indica quelle iscrizioni con un A.A.Ordinamento “futuro” rispetto all’A.A.Iscrizione: ad esempio, un iscritto nel 2010 con un ordinamento 2011. L’incongruenza è bloccante perché la situazione realizzata non ha senso: si ricorda che la correzione dell’ordinamento dell’iscrizione è possibile per un’immatricolazione in corso, altrimenti, sarà necessario uno script correttivo.
Iscrizioni ad Ordinamenti non sensati: indica quelle iscrizioni in corso, e non part-time, con un A.A.Ordinamento “non sensato” rispetto all’A.A.Iscrizione e all’anno di corso: ad esempio, un iscritto nel 2010 al 3°anno in corso con un ordinamento 2006, mentre esiste per il dato corso un ordinamento 2008. L’incongruenza è bloccante perché la situazione realizzata non ha senso: si ricorda che la correzione dell’ordinamento dell’iscrizione è possibile per un’immatricolazione in corso, altrimenti, sarà necessario uno script correttivo.
Trasferiti in ingresso con informazioni non sensate: elenca situazioni non sensate in merito a trasferiti in ingresso da approfondire con cura, possibilmente da un amministatore di sistema e conoscitore di db.
Corsi di studio con facoltà non disattivata malgrado la presenza di un dipartimento di default: si elencano i corsi di studio associati a dipartimenti che presentano facoltà sospette, che parrebbero chiuse, ma non hanno il flag di disattivato alzato. Si consiglia di controllare e di alzare il flag in CORSI DI STUDIO>Facoltà/Dipartimenti.
Corsi di studio con facoltà disattivata senza flag di default: indica quei corsi per i quali non esiste una facoltà disattivata con i flag di default valorizzati. Controllare quindi la storicizzazione della struttura annullata e verificate che ve ne sia almeno una portatrice delle precedenti informazioni di default. Il controllo è considerato bloccante perché non è possibile la ricostruzione cronologica della struttura di default nel periodo precedente la nuova attivazione.

Come sempre, raccomandiamo un monitoraggio costante e per lo meno a cadenza mensile, sugli 8 gruppi di controlli disponibili.

GESTIONE STRUTTURE DIPARTIMENTALI E CORSI DI STUDIO DI ALTRI ATENEI

Dalla versione 12.12.01 di ESSE3 viene presentata un’integrazione tra le Strutturali Dipartimentali MIUR ed i Corsi di Studio di tutti gli Atenei: come ricorderete, esattamente un anno fa, tutti i DAT dei Corsi di studio dell’Osservatorio Studenti furono fortemente modificati, al fine di poter permettere una ricostruzione cronologica essenziale dell’Offerta Formativa di tutti i corsi, contestualmente all’esposizione di un numero maggiore di informazioni: tra le novità, si introdusse il cambio della denominazione del corso e l’informazione dell’associazione corso-struttura nel tempo (facoltà, scuole e dipartimenti). Dalla versione citata, vi permettiamo di adeguare automaticamente la rubrica di sistema CORSI DI STUDIO ALTRO ATENEO con l’inserimento dei Dipartimenti e marcando quale di questi abbia il default amministrativo.

I passi da fare sono i seguenti:

Effettuate il caricamento dell’anagrafica “Strutture Dipartimentali” tramite il caricamento di Codici_Strutture.DAT; questa anagrafica dipende dalla tabella ministeriale ATENEI ED UNIVERSITÀ ITALIANE, che quindi dovrà essere aggiornata. Verranno aggiornate tutte le Strutture di Raccordo, Scuole e Dipartimenti rendicontati negli Atenei italiani; di seguito, tramite la fase dell’APPLICA, vengono aggiunte nella rubrica di sistema FACOLTÀ E DIPARTIMENTI ALTRO ATENEO tutte le strutture mancanti, con tipo struttura ‘DIP’; per quanto concerne le scuole/strutture di raccordo, queste porteranno nella descrizione la loro specificità, ricordando che le uniche strutture di ESSE3 proposte alla gestione dei corsi sono quelle ‘FAC’ per le facoltà e ‘DIP’ per dipartimenti , scuole/strutture (cfr KionDocs: Dipartimenti in sostituzione delle Facoltà);
aggiornate l’anagrafica “Sedi di Studio di tutti gli Atenei”, nel caso in cui siate rimasti parecchio indietro;
aggiornate l’anagrafica “Corsi di Studio OFF.F. di tutti gli Atenei”. Come già noto, la fase dell’APPLICA inserisce dapprima nella rubrica di sistema CORSI DI STUDIO ALTRO ATENEO tutti i corsi di studio mancanti, in seguito aggiorna le informazioni di tutti i corsi già presenti (ossia CdS con codicione di riferimento di altro Ateneo); è in questo contesto che avviene l’inserimento di un’eventuale struttura mancante (come un Dipartimento per un Corso in precedenza associato ad una Facoltà) e l’indicazione di quale sia la struttura amministrativa di default (ora adegua con l’ultimo dipartimento). Quest’ultima parte è estremamente importante per gli agganci con gli inserimenti delle iscrizioni pregresse, per i recuperi delle certificazioni, nonché per i progetti di Cooperazione Applicativa in essere (come già indicato nelle relative note di rilascio).

Nel caso in cui un corso abbia cambiato denominazione del tempo, ve lo troverete tante volte quante sono stati i cambi avvenuti, con i corretti agganci lato struttura dipartimentale.

Esempio: il codicione ‘0170104050500001’ ha cambiato più denominazioni nel tempo. Cosa troverò ora in tabella?

in precedenza solo una descrizione

Corso di Laurea in Fisioterapia (Abilitante alla Professione Sanitaria di Fisioterapista) (Classe SNT/2)

da ora tante volte quanti sono stati i cambi di denominazione:

Fisioterapista (Classe SNT/2)
Fisioterapia (Abilitante alla Professione Sanitaria di Fisioterapista) (Classe SNT/2)
Corso di Laurea in Fisioterapia (Abilitante alla Professione Sanitaria di Fisioterapista) (Classe SNT/2)

Ovviamente, ricordando come questa rubrica di sistema sia a carico degli Atenei e, per questo, gestita e mantenuta autonomamente, potranno riscontrarsi “doppioni” di facoltà e (crediamo molto pochi) di dipartimenti tutti ascrivibili ad inserimenti autonomi con dati mancanti avvenuti in passato. In ogni modo, garantiamo l’aggancio tra un Corso d’altro Ateneo al corretto Dipartimento di default, che è il punto finale di interesse e applicazione pratica; eventuali dati sporchi o ridondanti potranno essere con calma da voi studiati ripuliti in futuro.

ANNUNCIO DI PROSSIME MODIFICHE AI DAT DEI CORSI DI STUDIO

Vi preannunciamo che l’Osservatorio Studenti ha in programma una prossima modifica ai DAT dei Corsi di Studio, con l’introduzione di un nuovo campo per la gestione delle lingue della didattica: concordiamo di adottare la medesima linea dell’anno scorso, ossia una volta che i “nuovi DAT” saranno emanati e pubblicati, ve ne daremo tempestiva comunicazione, spiegandovi come rimaneggiare il DAT per poterlo comunque incamerare in una versione di ESSE3 antecedente alla gestione del nuovo campo. In pratica, vivremo tutti una “fase transitoria” in cui i DAT dei Corsi non saranno acquisibili direttamente in ESSE3 senza che vi si apportino modifiche: non appena i tracciati saranno fissati, provvederemo all’implementazione in ESSE3 e comunicheremo la versione di rilascio, nelle stesse modalità seguite nel caso simile -ed assai più complicato- dell’anno scorso (cfr DAT: Novità in arrivo nel 2014).

CENSIMENTO DELLA CONTRIBUZIONE

Dalla versione 12.11.03 di ESSE3 è disponibile un quinto censimento di Ateneo, come già anticipato alla nostra ultima sessione dei corsi, relativo alla contribuzione studentesca. In linea con i precedenti censimenti, la funzionalità è interrogabile per anno accademico (dato obbligatorio), scegliendo eventualmente un filtro sulle date (ad esempio, un anno solare di pagamenti) e le usuali ricerche sui Corsi di Studio. Nei criteri di ricerca, si possono esplicitare chiaramente le variabili fondamentali del mondo tasse in ANS, ossia l’esonero, il tipo voce, la voce tasse.

Da un punto di vista tecnico, facciamo notare che la funzionalità non effettua una lettura “in diretta” del dato, ma si compone di una fase preliminare che, all’atto della scelta di un anno accademico, stocca le informazioni per tutti i recuperi successivi e di dettaglio, a parità di anno accademico inserito; solo nel caso in cui si cambi l’A.A. di riferimento, la procedura nuovamente ricalcolerà le informazioni. Questo approccio, leggermente in “differita”, permette di maneggiare una notevole mole di informazioni in modo agevole, scaricando il ricorso alla base dati, anche perché ci aspettiamo che l’amministratore che utilizzi un censimento dapprima faccia una determinata ricerca fissando un anno accademico e di seguito raffini sempre più la ricerca aggiungendo filtri, alla ricerca dell'”ago nel pagliaio”.

Come di consueto, dalla visualizzazione generale, è possibile entrare nel dettaglio delle iscrizioni coinvolte nei pagamenti in oggetto, con le consuete informazioni anagrafiche, a cui si aggiungono sempre i dati su esonero, tipo voce, voce tasse.

Raccomandiamo la massima sensibilizzazione sugli argomenti contributivi da parte di tutti, visto che è un dato di fatto come l’attenzione da parte del MIUR sulla tematica Tasse e ANS sia costantemente crescente nell’ultimo periodo. In merito alla nota statistica MIUR sulla Contribuzione Studentesca, vi rimandiamo anche al nostro articolo su KIONDOCS: Contribuzione Studentesca.

CHECK-UP STUDENTE

In RIEPILOGO CARRIERA ANS, l’utente ha la possibilità di effettuare un “Check-Up” dello studente effettuando un’analisi di casistiche di errore nelle quali è incorsa la carriera: il “Check-Up Studente” nacque inizialmente per segnalare a livello di singolo studente tutti i relativi Controlli di Congruenza; in seguito, si aggiunsero casistiche interessanti ma particolarmente onerose, e per questo non includibili nel monitoraggio delle incongruenze, che vengono calcolate “al momento” (come, lo studente potenzialmente “Laureato d’Oro”). Nel corso degli anni, un po’ in tutti i nostri incontri con voi, ci è stato fatto presente che l’utente di Segreteria trovava difficoltà a comprendere che un controllo di congruenza segnalato dal “Check-Up” era frutto di un monitoraggio avvenuto in precedenza, e che quindi talvolta la situazione segnalata potesse non essere più presente al momento di invocare questa analisi poiché corretto dopo l’ultimo monitoraggio.

Tenendo quindi a mente queste osservazioni, dalla versione 12.12.00 di ESSE3, vi presentiamo un nuovo “Check-Up Studente” con una logica semplificata: d’ora in poi, si segnalano le situazioni incongruenti al momento dell’esecuzione del “Check-Up”, divincolando, come indicato in figura, l’utente di Segreteria da quanto ricavato dai monitoraggi, avendo così piena possibilità di “spulciare” la carriera dello studente e verificare -da subito- se una correzione di un problema segnalato dal “Check-Up” sia stata effettivamente risolutiva. L’utente di Segreteria è quindi completamente autonomo nell’interpretare la bontà della carriera in esame.

Il processo di “Check-Up Studente” impiegherà un tempo maggiore nella sua esecuzione rispetto a prima, ma siamo convinti che il beneficio ripaghi ampiamente l’attesa.

ISTANTANEE ANS E FILE ERR

Infine, chiudiamo il nostro articolo, ricordandovi che è stato introdotto da parecchi mesi un parametro di configurazione che vi permette di lanciare le ISTANTANEE ANS considerando i soli risultati della prima fase degli errori: se impostate a zero il parametro ISTANTANEE_COERENZA_FLG, le fotografie scattate intercetteranno le informazioni che superano la fase sintattica degli errori (file ERR). Con questa impostazione, le istantanee si baseranno sugli studenti entrati in ANS (file ERR) e sulle conseguenti informazioni che non sono state tacciate da errori bloccanti della prima fase. Ovviamente l’impostazione originaria, a file di coerenza caricati (che è da noi comunque raccomandata!) è servita a diffondere la conoscenza che il dato coerente è quello definitivo che rientra nei calcoli MIUR: ma crediamo che possa essere utile, anche per criteri di controllo e assicurazione di qualità interna, anche studiare semplicemente la prima fase, piuttosto del mancato utilizzo. Ricordiamo inoltre che il gruppo K delle ISTANTANEE ANS è stato creato per voi: se quindi necessitate di un nuovo controllo a standard, non esitateci a coinvolgerci.

Rammentandovi di essere in regola con la scadenza di fine mese per l’invio dei nuovi immatricolati al MIUR (Richiesta Ufficio Statistico Invio Immatricolati),
un caro saluto,
Christian Marcone