Bollettino ANS n.53 – Dicembre 2013

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OGGETTO: Pianificazioni Multiple e Codici dell’Anagrafe dei Dottorandi
Bollettino inviato giovedì 19/12/2013 ore 12:30
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Pianificazioni Multiple, Calo dei Record, Studenti Perduti, Codici dell’Anagrafe dei Dottorandi, Esperienze Pre-Dottorato, Caricamento DAT Corsi dell’Ateneo e Mappature sui Percorsi

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Salve.
Nell’ultimo bollettino dell’annata, vogliamo effettuare uno sguardo di insieme su alcune implementazioni e su scenari futuri che ci accompagneranno con l’arrivo del nuovo anno.

RILANCIO DELLE PIANIFICAZIONI MULTIPLE

Una breve verifica sull’utilizzo della funzionalità PIANIFICAZIONI MULTIPLE effettuata durante l’anno ci ha fatto realizzare che l’utilità è di fatto poco utilizzata; da alcuni spunti pervenutici, abbiamo effettuato un restyling della funzionalità in modo da permettervi una sua più agevole fruizione. Ricordiamo che la funzione PIANIFICAZIONI MULTIPLE nacque per permette di scegliere un insieme omogeneo di spedizioni indipendenti e pianificarne la produzione in un momento dedicato, ad esempio di notte; il “giorno dopo”, l’Ateneo può così recuperare le spedizioni prodotte e “scaricarle” fisicamente (file txt) per inviarle all’Osservatorio Studenti. Lo schema della funzionalità rimane invariato, ma applicativamente vi diamo ora un maggior numero di informazioni in caso di pianificazione fallita o parzialmente elaborata; inoltre, ripuliamo dalla visualizzazione delle pianificazioni quelle schede che sono state inviate e i cui file ERR siano già stati acquisiti.
Vediamo insieme un processo di pianificazione, così da comprendere le migliorie introdotte.
Immaginiamo di entrare ad oggi in PIANIFICAZIONE MULTIPLE ed effettuare una pianificazione di alcune schede 3R di più anni accademici; l’operazione viene consentita poiché il sistema non trova spedizioni pendenti , in particolar modo “madri” di queste (quindi le 1 e 4 valide sono correttamente caricate); in caso contrario ESSE3 vi bloccherebbe. La pianificazione multipla n.8 è correttamente PIANIFICATA e partirà all’orario che abbiamo impostato.
La maschera ci informa che vi è stato il fallimento di una precedente pianificazione multipla, la n.7, che è esplicitamente marchiata come PIANIFICAZIONE FALLITA: la causa del fallimento è unicamente ascrivibile a motivi sistemistici, come il riavvio del jaguar server. L’utente è così consapevole che la pianificazione multipla n.7 non è andata a buon fine in modo totale mentre ha visione che è la n.8 è PIANIFICATA.

Immaginiamo che l’utente rientri nella maschera mentre l’elaborazione n.8 è IN ESECUZIONE: gli sarà chiaro qual è la spedizione attualmente processata, nel nostro esempio la scheda 2001 3 R, già identificata con il n°file univoco 1787 (che sarà l’identificativo della scheda) ed è consapevole che di seguito vi è un’altra spedizione che verrà presa in carico successivamente (il numero ancora non viene determinato poiché il progressivo è scelto in fase di elaborazione avanzata).

La prima scheda è terminata! la maschera avverte che, sebbene la pianificazione multipla sia ancora IN ESECUZIONE (infatti è partita l’elaborazione della scheda seguente), il file n°1787 è pronto, lo scarichiamo (cliccando sulla spunta Download si aprirà un percorso di destinazione) e quindi, come prassi, lo inviamo all’Osservatorio Studenti.

Ritorniamo, a file ERR acquisito, nella maschera: non si trova più traccia della spedizione 1787 inviata all’Osservatorio con ERR acquisito e questo perché il processo si è concluso felicemente e non c’è ragione più ragione di mostrare questa scheda. Anche la 1788 è ora completata ed effettuo il download del file; fintanto che non avrò caricato l’ERR, la maschera la riporterà, visto che è pendente. Si noti che il semaforino “Attenzione! Spedizioni Pendenti!” si allarma (e se cliccate sul semaforo, come da standard in tutte le funzionalità del pacchetto, avrete l’elenco delle pendenze, tra cui la nostra ultima scheda).

Nel caso in cui una pianificazione multipla fallisca a seguito della produzione di una o più schede, tutta l’elaborazione multipla sarà considerata FALLITA ma potrete scaricare tranquillamente le schede delle elaborazioni che si sono prodotte, anche all’interno della stessa pianificazione.

Demandiamo all’Ateneo l’eliminazione fisica del record pianificazione FALLITA (tasto destro>ELIMINA) poiché reputiamo utile conservare l’informazione finché l’utente non ne prenda atto e decida di rimuoverla. Pur non avendo effettuato modifiche al funzionamento di pianificazione, con gli interventi introdotti crediamo di agevolarvi nell’identificare chiaramente cosa è stato prodotto e cosa no, soprattutto in caso di fallimento della pianificazione multipla.

BACHECA E CALO DEI RECORD

La bacheca di GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS è stata implementata in questi mesi con un nuovo insieme di allerte che potranno esservi utili.

Tra tutte, ci pare pare significativa l’allerta sulla diminuzione dei record inviati rispetto al precedente invio; prettamente, in caso di un rinvio totale di una scheda, l’allerta vi segnalerà la difformità in negativo, se significativa in percentuale, rispetto al precedente invio R. In questo modo soddisfiamo al requisito di evidenziarvi un calo di record direttamente all’interno di ESSE3:

Fino ad oggi infatti avevate sentore di un calo soltanto dopo aver caricato manualmente il file nel sito dell’Osservatorio, visto che al messaggio di caricamento avvenuto viene sempre evidenziato un calo significativo dei record inviati.

Ovviamente è fondamentale tutto il vostro buon senso nel decifrare l’allerta; se abbiamo generato una scheda 7 e siamo allertati di un calo, sicuramente non si sarà provveduto a riallineare le Iscrizioni OFF.F. dell’annata in modo incrementale e/o ricalcolare gli eventi di carriera CC, cfr Bollettino ANS n.52 – Novembre 2013 ; se ho un calo di N record in scheda 1 perché l’invio del mese precedente includeva N studenti che erano attivi ma che ad oggi sono tutti chiusi per requisiti non confermati, la situazione è regolare ed è giusto che questi non vengano più inviati. Tutto ciò per dire che non sempre un calo è sintomo di qualcosa che non va.

STUDENTI PERDUTI

Nell’ultimo bollettino avevamo dedicato ampio spazio ai nuovi CONTROLLI DI CONGRUENZA ma forse non abbiamo insistito abbastanza sull’importanza che determinati controlli bloccanti siano sempre tenuti sotto controllo ed azzerati (come tutti quelli sulle date non sensate a livello della triade di immatricolazione!), per evitare la perdita di studenti e la mancata rendicontazione nel potenziale; spesso siamo concentrati sul ritorno del file ERR, ma ricordiamoci che vi possono essere situazioni per le quali lo studente, non scattando positivamente il calcolo del portoflio, non finisce nel potenziale (rifacendoci all’immagine della volta scorsa, l’oliva è rimasta nel paniere) ed è bene che periodicamente effettuiate un controllo di queste casistiche, studiando gli studenti che non hanno un portfolio. In POTENZIALE STUDENTI, nel tab “Allerta”, avete una situazione della numerosità per anno accademico (cfr Bollettino ANS n.34- Gennaio 2010 ).

E’ importante che NON vi troviate ad avere studenti in queste condizioni. In generale, vogliamo rendervi palese che potete accedere alla vista V15_ANS_SENZA_PORTFOLIO (con AA_ID selezionato) per ottenere gli studenti in queste condizioni.

L’elenco completo di tutte le ALLERTE SUL POTENZIALE è il seguente:

• 1° Allarme: studenti da reinviare poiché per i dati codici fiscali non corrisponde più la carriera precedentemente inviata —> casistica rarissima, si verifica quando una carriera è diventata fittizia o è stata eliminata dal sistema, ovviamente dopo che lo studente ha avuto la creazione di un portfolio nel Potenziale del dato anno accademico;
• 2° Allarme: presenza di spedizioni pendenti per il dato anno accademico;
• 3° Allarme: presenza di portfoli senza I° Corso Off. F.
• 4° Allarme: presenza di portfoli a I° Corso Off. F. 9999999999, quindi non definito; come vedete quindi questa casistica è subito intercettabile una volta prodotto il Potenziale Studenti;
• 5° Allarme: studenti senza portfolio per quell’anno accademico.

Prossimamente vi ritroverete una elaborazione query semplificata di riferimento ed un report lanciabile dal POTENZIALE STUDENTI, ma in ogni modo potete ottenere gli studenti lavorando sulle elaborazioni query già disponibili nell’apposita funzione od interrogando la vista elencata.

ANAGRAFE DEI DOTTORANDI: BREVE INTRODUZIONE

Nell’acquisire nel pacchetto la creazione del file dei dottorandi, ufficialmente denominato “Scheda D – Anagrafe dei Dottorandi” (che censiamo come spedizione 21) e gestita dall’ufficio IX dottorati.cineca.it, abbiamo condiviso con voi l’aver riscontrato come spesso tante informazioni del post lauream ci siano parse non “contabilizzate” in ESSE3 e quindi opportunamente e gradualmente da incanalarsi in una gestione delle carriere dei dottorandi il più possibile completa nel sistema. Gradiremmo che l’approccio a questa elaborazione sia guidato da questo spirito ed il nostro lancio in versione “Beta” (11.12.01) della funzionalità è quindi teso primariamente a soddisfare i seguenti aspetti pratici e organizzativi:

1. associare ad ogni Dottorato il codice ministeriale dell’Anagrafe relativa;
2. ottenere un elenco pratico dei dottorandi collegati al codice del Dottorato del punto 1;
3. incominciare a caricare a sistema informazioni importanti di base quali la qualità dei dati anagrafici (la cittadinanza), le esperienze pre-dottorato (si legga sotto l’approfondimento) ed i titoli di provenienza del dottorando (si veda il nuovo Controllo di congruenza del precedente bollettino).

Il nostro scopo iniziale è quindi banalmente questo: è ovvio che tanto più sarà stata precisa la gestione delle carriere, tanto più il file sarà buono. Quindi ci immaginiamo che nella maggiorparte dei casi utilizzerete il file come elenco di studenti sui quali eventualmente l’ufficio post-lauream effettuerà (ad esempio sulle borse) un rimaneggiamento di alcuni campi del tracciato dettagliandoli, ma tenendo fermi i 3 punti sopra menzionati. Diamoci quindi un po’ di tempo, tipo massimo un anno, prima di poter considerare rappresentativo al 100% l’elaborato di dettaglio del file: ma che i dottorandi di tutti i Dottorati ci siano da subito invece!

ANAGRAFE DEI DOTTORANDI: CODICI DEI CORSI

Per quanto concerne i codici dei dottorati, come era anticipato nel Bollettino ANS n.52 – Novembre 2013, sarà necessario mappare i dottorati attivi con dei codici in un modo simile alla mappatura “Corso di Studio – Codicione “che effettuate quando nasce un nuovo corso; disponiamo di uno script che introduce nelle tabelle ministeriali (“Corsi OFF.F. dell’Ateneo” e “Percorsi OFF.F: dell’Ateneo”) i codici dei dottorati emanati dall’ufficio competente dell’Anagrafe dei Dottorandi e che potete richiederci preventivamente via ticket, per avvantaggiarvi nel lavoro di mappatura (visto che è effettuabile in qualunque versione di ESSE3), che dovrà comunque essere fatto se si vuole utilizzare ESSE3 per la produzione della scheda “Sezione D – Anagrafe dei Dottorandi”.

Una volta che questi codici saranno introdotti a sistema, in una qualsiasi versione di ESSE3, dovrete mapparli dalla funzionalità CORSI DI STUDIO pescandoli dal tab “Codici OFF.F:”, come nell’esempio allegato.

Si noti che NON sarà necessaria una mappatura ulteriore (a livello di Ordinamento o di Percorso); in ogni modo, abbiamo concretizzato l’elenco dei cicli attivati sul medesimo dottorato elencandoveli dalla funzionalità “Percorsi OFF.F.” (che è da intendersi quindi come l’erogato per anno accademico), che vi presenterà un “curriculum” annuo, corrispondente semplicemente al ciclo stesso.

ANAGRAFE DEI DOTTORANDI: ESPERIENZE PRE-DOTTORATO

Il tracciato dell’Anagrafe dei Dottorandi richiede l’invio delle esperienze pre-dottorato dello studente ammesso, qualora presenti, in un formato testuale che non superi i 500 caratteri. Ci siamo accorti che pochissimi di voi hanno gestito strutturalmente questa informazione in ESSE3, che è del tutto assimilabile ad un titolo di ricerca, e vi andiamo quindi a spiegare come introdurre questa informazione nel sistema. Diamo per scontato due punti fermi: che si voglia cogliere l’occasione, con l’implementazione dell’Anagrafe dei Dottorandi, di contabilizzare in ESSE3 informazioni in precedenza non gestite; inoltre, che si intenda gestire, tramite un concorso, l’accesso al dottorato.

Dobbiamo innanzitutto premurarci che sia definita una tipologia di titoli di ricerca a codice EXP_PRDOTT (“Esperienze pre-dottorato”); nel caso sia assente, inseritela con il codice e la descrizione qui indicate.

Invitiamo quindi all’attivazione del parametro di configurazione VIS_TIT_RICERCA, in maniera tale che si abiliti la sezione “Titoli di Ricerca” in ISCRIZIONE CONCORSI.

A livello di CONCORSI, sarà cura dell’Ateneo inserire nella sezione “Titoli” una tipologia di titolo di ricerca ‘EXP_PRDOTT’: lasciamo a voi la decisione di quanto andare nello specifico con i dettagli a disposizione, come ad esempio quando richiedere il tutto allo studente (all’atto dell’ammissione o dopo il processo); si noti che è necessario comunque che la configurazione dei Titoli di ricerca presenti nell’elenco le esperienze pre-dottorato.

Di conseguenza, in ISCRIZIONE CONCORSI>PERSONA, il nostro dottorando dovrà avere, alla sezione “Titoli Valutati”, un titolo di ricerca EXP_PRDOTT, come indicato.

A livello di PERSONE, lo studente avrà quindi un titolo di ricerca, di tipo ‘EXP_PRDOTT’, nel cui campo testuale NOTA andranno indicate le esperienze di pre-dottorato richieste dal tracciato dell’Anagrafe dei Dottorandi, sotto forma di un breve resoconto, che non superi i 500 caratteri (il testo verrà comunque ridotto nel caso in cui la lunghezza superi il limite stabilito); inoltre, qualunque punto e virgola (“;”) verrà convertito in punto (“.”), per evitare problemi nell’acquisizione del tracciato.

Speriamo che l’operazione di inclusione del tracciato dei Dottorandi vi sia gradita, visto che il confronto con alcuni di voi ci ha evidenziato le carenze di “contabilizzazione” in ESSE3 del dato già dette (e notizia di pochi giorni fa, stiamo prendendo i contatti per l’invio degli specializzandi verso LOGINMIUR…). Colgo l’occasione per dirvi in merito all’utilizzo del nuovo tipo corso D2 per i dottorati riformati che siamo ancora in una fase di “stallo” per alcune definizioni e vi terremo costantemente aggiornati sulle pagine di KionDocs “Nuovi Dottorati D2“; quindi continuate a gestire i nuovi dottorati come D1, fino a quando non avremo una definizione degli schemi dei crediti.

A questo punto, non resta che porgerVi tutti i nostri Migliori Auguri di Buone Festività!

Saluti,
Christian Marcone