Bollettino n.42 – Marzo 2011

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OGGETTO: Modalità ad Eventi e Sensatezza delle Date delle Iscrizioni
Bollettino inviato lunedì 28/03/2011 ore 10.30
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Modalità di invio ad Eventi, Sensatezza nelle Date delle Iscrizioni, Appendice Ristruttuazione, Coerenza delle Spedizioni Ante

Salve,
con le versioni della ristrutturazione in corso ormai distribuite e le predispozioni dei webservice in atto, vogliamo dedicare questo bollettino all’approfondimento di alcuni temi fondanti del progetto Anagrafe.

PASSAGGIO DELL’INVIO DEI DATI IN MODALITÀ AD EVENTI

Erano un po’ di anni che non tornavamo sull’argomento, ma ci pare questo un momento estremamente opportuno per invitarvi al passaggio ad una modalità di invio dei dati in Anagrafe da totale AD EVENTI, in luogo dell’attuale uso massiccio di REINVII TOTALI nel quale siete coinvolti. Ricordiamo brevemente che la modalità di invio, che deve essere opportunamente dichiarata all’Osservatorio Studenti e registrata in ESSE3 tramite l’apposito parametro di configurazione, è totale (R) quando si crea un’istantanea completa, ad oggi, di una situazione di un dato anno accademico; è ad eventi (N) quando si produce invece un’istantanea, ad oggi, di tutto quanto non risulta ancora precedentemente inviato (come un insieme di nuovi immatricolati) a cui si aggiunge sempre il reinvio di tutto quanto non è stato accettato nella prima fase (come uno studente che aveva il codice fiscale errato nel precedente invio).
L’invio dei dati in MODALITA’ AD EVENTI ha dei “pro” e dei “contro”:

“PRO” invio ad EVENTI

il numero di record inviati per spedizione è minore e non vengono più coinvolte informazioni precedentemente inviate che hanno superato la fase ERR;
l’Ateneo può sempre e comunque inviare una scheda anche in modalità totale (R) per ricoprire tutto quanto inviato in precedenza;

“CONTRO” invio ad EVENTI

in caso di mutamenti sulle iscrizioni, la modalità comporta un numero ulteriori di informazioni da inviare (in scheda 5);
la situazione ad eventi, se non coadiuvata da spedizioni correttive e/o di eliminazione, non può ricostruire l’iter di uno studente se i suoi dati sono stati modificati nel tempo a seguito di errori (ad esempio, un’immatricolazione sbagliata ad un corso X -inviata ed accettata-, a cui è seguito un annullamento -poiché l’utente si è accorto che il corso non era X ma Y- e la creazione dell’iscrizione corretta su Y, non potrà essere accettata coerentemente senza aver eliminato l’iscrizione della “volta scorsa” dall’Anagrafe. Una modalità comunque periodica di reinvio totale dei dati (R) “pareggia” il dislivello puntuale creatosi per alcune situazioni del genere.

In ogni modo, ci pare conveniente suggerirvi di cambiare la modalità nel caso in cui disponiate di una notevole mole di dati da gestire; gli Atenei che hanno adottato in questi anni l’invio ad eventi, e che attualmente si contano sulle dita di una mano, alternano una serie di invii ad eventi con dei reinvii totali periodici. Si ricorda che per cambiare modalità è necessario scrivere all’Osservatorio Studenti ed in seguito mutare il parametro di configurazione ANS_MOD_INVIO: è importante che la modalità di invio a sistema non sia diseallineata con quella approvata dall’Osservatorio!

ARRIVA LA COERENZA PER LE SPEDIZIONI ANTE

Vi preannunciamo che nelle prossime settimane cominceranno ad essere elaborati i file di coerenza per le spedizioni ANTE. Questi ERR2 possono essere acquisiti in ESSE3 in qualunque versione anche “vecchia”, malgrado le maschere da sempre informino che per queste spedizioni ci si fermi alla fase ERR. Nei prossimi mesi, adegueremo le funzionalità cardine delle spedizioni (come RIEPILOGO SPEDIZIONI ANS e PROSPETTO SPEDIZIONI) per dare maggiore evidenza riepilogativa della situazione, ma le acquisizioni sono comunque già possibili. Ricordate di incamerare il nuovo file DAT degli errori, poiché verranno relasciati nuovi codici dedicati agli errori dell’ante riforma. Per ogni informazione, si seguano le note dell’Osservatorio Studenti.

LA SENSATEZZA NELLE DATE DELLE ISCRIZIONI

Riprendiamo un discorso che negli anni è diventato un punto fermo delle iscrizioni da inviare in Anagrafe, anche alla luce della nuova ristrutturazione che abbiamo avviato dapprima sulle Iscrizioni OFF.F. e attualmente sugli eventi di carriera: la sensatezza delle date coinvolte nella ricostruzione cronologica delle carriere degli studenti. Abbiamo presentato da poco nei CONTROLLI DI CONGRUENZA un nuovo controllo che si occupa proprio di intercettare quelle iscrizioni reali (escluse le ricognizioni) le cui date non hanno senso nel contesto della carriera in esame. Vi chiediamo di prestarvi molta attenzione perché la sensatezza della data di un’iscrizione è diventata centrale nelle ristrutturazioni in atto. Va da sé che in precedenza molte di queste situazioni non venivano intercettate e trasmesse. Non è cambiato nulla quindi da questo punto di vista, è solo diventato centrale per i calcoli di relazione tra le iscrizioni fra di loro e gradualmente si stanno evidenziando casistiche che in precedenza non avevano il giusto risalto oppure finivano con il non essere inviate poiché non rientravano nei calcoli.

Diamo un semplice esempio per capire di cosa stiamo parlando: immaginiamo la seguente situazione di iscrizioni OFF.F. ed eventi di carriera e notiamo le date delle iscrizioni annesse:

1) 2001 IN 01/09/2001
2) 2002 IA 01/09/2002
3) 2003 PC 01/09/2001 <——- questa data non è sensata, sarà piuttosto 01/09/2003
4) 2004 IA 01/09/2004

Immaginiamo di fare una scheda 4 del 2002: alla domanda che ESSE3 si sta da un po’ ponendo, sotto l’ottica della ristrutturazione in corso:

qual è l’iscrizione antecedente a quella del 2002/03 e qual è il suo evento di carriera?

il sistema si trova oggettivamente in difficoltà, perché in una data precedente al 01/10/2002 trova un’iscrizione (01/09/2001) che però sappiamo essere errata , in quanto relativa ad un anno accademico successivo.

I PUNTI FERMI SULLE DATE

Alla luce del semplice esempio di sopra, capirete quindi come sia fondamentale che queste situazioni, che da un po’ vi vengono poste in evidenza, siano accuratamente monitorate e sanate dalle opportune correzioni. Contestualmente, ci farebbe piacere raccogliere segnalazioni inerenti le azioni applicative che hanno portato erroneamente a questa situazione nei dati, al fine di migliorare ESSE3 e/o a non indurre alla “reiterazione” dell’errore.

Riassumendo i punti da tenere a mente sono i seguenti:

per la ricostruzione cronologica della carriera dello studente, eventi di carriera di iscrizioni reali nella stessa data per il medesimo anno accademico non sono ammessi;
le iscrizioni reali devono essere ordinabili cronologicamente per data senza dar luogo ad equivoci o a situazione ambigue (con l’unica deroga delle ricognizioni, per le quali comunque l’associazione di una data diversa per anni distinti di ricognizione, nella forma giorno e mese fissi con anno variabile, è frutto di una convenzione adottata da anni);
la triade delle date di immatricolazione (immatricolazione/ingresso in Ateneo, inizia carriera, immatricolazione Sistema Universitario) deve essere autosussistente;
soltanto per un trasferito in ingresso (sia ante-post che post-post) le date di ingresso e di inizio carriera differiscono; anche l’Ateneo di inizio carriera deve essere conforme con eventuali spostamenti tra Atenei dello studente trasferito;
ogni iscrizione reale (ed in modo particolare la prima Iscrizione OFF.F.!) deve essere compatibile con la triade d’immatricolazione;
non sono ammesse iscrizioni reali successive alla chiusura della carriera, tanto più in un anno accademico successivo: queste iscrizioni vanno annullate ed il motivo di annullamento “speciale” CHI è consigliato agli Amministratori di sistema tramite script di db.
non si incamerino variazioni di regolamento in una data successiva all’iscrizione reale di riferimento (esempio a metà anno cambio il regolamento) e non si storicizzino più di una variazione di classe (per i corsi interclasse) all’anno (con l’eccezione dell’anno accademico di laurea dello studente, incamerando un’eventuale variazione alla data dell’ultima iscrizione reale, per non avere variazioni a ridosso del conseguimento titolo): valutiamo seriamente una gestione di queste informazioni, tutte raccolte in REGOLAMENTI STUDENTE, che sia il più asciutta possibile.
Si suggerisce di incamerare le date delle iscrizioni pregresse, che diventano un obbligo nel caso in cui in uno stesso anno uno studente abbia avuto più iscrizioni pregresse in diversi Atenei.

RISTRUTTURAZIONE IN CORSO: LA SCHEDA 4 È RALLENTATA

Per via delle numerose novità introdotte gradualmente per la ristrutturazione in corso sulla scheda 4, su quest’ultima si sta evidenziando una oggettiva diminuzione della sua frequenza di elaborazione, dovuta al fatto che vi è una condivisione di calcolo tra le vecchie procedure e quelle nuove: il tutto si traduce quindi in un maggiore tempo necessario alla produzione di questa scheda E’ estremamente importante che teniate in alta considerazione questo fattore nel vostro schema di invio della scheda 4 in Anagrafe e vi invitiamo ad una schedulazione notturna della scheda. Inoltre, se non strettamente necessario, elaborate un numero minimo di schede 4 al mese, come ad esempio solo quelle dello scadenziario.

APPENDICE SULLA RISTRUTTURAZIONE E RELATIVE VERSIONI DI RIFERIMENTO

In questo specchietto vi proponiamo un riassunto sulla ristrutturazione in corso degli eventi di carriera (SCHEDA 4) e sulle versioni di ESSE3 di riferimento. La versione indicata esprime l’obbligatorietà della presenza/calcolo del relativo evento di carriera per Iscrizione OFF.F. al fine dell’invio in Anagrafe tramite la scheda 4 & 4-ANTE.

EVENTI di CARRIERA	VERSIONE ESSE3
PC – Passaggio di corso	9.02.03
RI – Ricognizione	9.02.04
IA – Rinnovo Iscrizione	9.02.04
VC – Variazione Curriculum	9.03.00
VS – Variazione Sede	9.03.00
SO – Sospensione	9.04.02
PO – Cambio del Regolamento	9.05.00
99 – Evento Non Definito	9.05.00
TI – Trasferimento in Ingresso “Post-Post”	9.05.01
VI – Variazione di Classe	9.05.01
TU – Trasferimenti in Uscita	9.05.03
ultimo aggiornamento: 19 maggio 2011, v. 9.05.03

Ricordiamo che a partire dalle versioni citate in questo prospetto, non avverranno più gli invii dei relativi eventi di carriera in scheda 4 se non saranno anticipatamente calcolati (in RIALLINEAMENTO ISCRIZIONI OFF.F. > Ricalcolo Eventi di Carriera).

Saluti,
Christian Marcone