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Bollettino ANS n. 36 – Giugno 2010

26 Giugno 2010 Bollettino ANS , ,

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OGGETTO:  Ruolo strategico dell’Anagrafe e versione 8.04.00 di ESSE3
Bollettino inviato lunedì 28/06/2010 ore 18.45
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Nota Giugno 2010, Invio in Anagrafe Anni Accademici 2001/02 e 2002/03, Introduzione Invii Vecchi Ordinamenti, ESSE3 8.04.00 e restyling strutturale del pacchetto “Anagrafe”, Studenti senza portfolio

Salve a tutti!
A ufficializzazione avvenuta da parte del Ministero dell’inclusione definitiva degli immatricolati del 2001/02 e 2002/03 in Anagrafe, dopo le nostre considerazioni del precedente bollettino di Aprile (tutte valide e confermate), ci ritroviamo qui per approfondire i numerosi temi fin qui emersi.

COMPLETAMENTO DEL QUADRO DEL POST RIFORMA IN ANS

Tutti gli Atenei italiani hanno ricevuto una nota ministeriale (n.56 del 22/06/2010) nella quale si è ufficializzata l’espansione dell’Anagrafe Nazionale Studenti, realizzando così una totale copertura degli studenti immatricolati a corsi D.M.509/99 a partire dal biennio 2001/02 e 2002/03; nella medesima nota, è stata annunciata la prossima apertura dell’Anagrafe alla ricezione degli studenti ancora “oggi” iscritti a corsi ante-riforma in Ateneo.
Per ora, concentriamoci sull’invio degli studenti dell’ex “biennio nero”: nella nota ministeriale sopra citata, si è allegato un adeguamento dello scadenziario 2010 delle spedizioni mensili da inviare all’Osservatorio Studenti (con modifiche immediate dalla scadenza di giugno 2010 a quella del 28 febbraio 2011).
In merito agli studenti potenziali d’Ateneo degli anni accademici 2001/02 e 2002/03, viene richiesto quanto segue:

  • l’invio minimo delle sole schede 1 e 4 necessarie, da questo mese fino al 30 luglio 2010, al fine di farli entrare in Anagrafe e di seguirne l’evoluzione nel tempo;
  • l’invio aggiuntivo delle relative schede 3, 6 e 7, da agosto 2010;
  • l’invio del corredo delle schede 2 e 5, da novembre 2010.

Come già espresso nel bollettino di Aprile 2010, si noti che è sottintesa la copertura totale degli eventi di carriera di questi “nuovi” studenti per tutti gli anni accademici, tramite un adeguamento delle schede relative delle loro evoluzioni di carriera (quindi inevitabilmente andranno aggiornate tutte le schede dal 2003/04 che possano contenere informazioni utili). Vi preghiamo di concentrarvi innanzitutto, scadenziario “alla mano”, ai reinvii delle 1 e di tutte le 4 (2001/02-2009/10), in modo tale che gli errori sulle iscrizioni vengano al più presto da voi individuati e corretti. Ripetiamo che è fondamentale l’azzeramento degli errori bloccanti delle schede 1 e 4.

INTRODUZIONE ALL’INVIO IN ANS DEGLI STUDENTI ANTE RIFORMA

Per l’autunno, l’Anagrafe dovrà essere adeguata permettendo la ricezione degli studenti ancora iscritti a lauree vecchio ordinamento presenti in Ateneo. Lo schema dei tracciati non è ancora noto, ma vi possiamo anticipare che, da quanto abbiamo intuito, le informazioni saranno estremamente essenziali, una sorta di “censimento” delle iscrizioni attuali a corsi ante-riforma, con una probabile informazione aggiuntiva sul totale delle annualità acquisite; ovviamente, sarà necessario inviare anche l’avvenuta chiusura della carriera degli studenti “ante”.  L’indagine, che sicuramente si avvierà in autunno per il nuovo anno accademico 2010/2011, si svolgerà probabilmente anche per l’attuale anno 2009/2010.
Operativamente, l’unica premura che dovete avere è quella di avere incamerato nel sistema questi iscritti con le usuali regole basilari di sussistenza anagrafica (codice fiscale corretto, dati di nascita, residenza, cittadinanza di qualità) e di congruenza delle iscrizioni reali (che seguano le regoline generali sempre esposte, come quelle sulle date, e che posseggano i dati fondamentali coerenti nel quadro generale). Non verrà prodotta una codifica nuova dei corsi ante-riforma, in maniera tale da utilizzare codifiche già note ed ampiamente utilizzate. In versione 8.04.00, vi includeremo una nuova estrazione in ELABORAZIONE QUERY a nome ‘ANS_ANTE’, che vi consentirà di avere da subito l’elenco degli studenti “potenziali” da inviare in autunno.

ANALISI DEGLI ERRORI

Da qualche mese è disponibile una nuova funzionalità di ESSE3 che vi permette, in un “colpo solo”, di monitorare la ricorsività delle tipologie di errori ANS nel vostro Ateneo, consentendovi la storicizzazione di questi risultati. La funzione è interrogabile per anno accademico oppure per anno accademico e tipo spedizione e richiede che venga utilizzata a “bocce ferme”, ossia con i file degli errori tutti incamerati. Vi consigliamo caldamente un suo utilizzo, in modo particolare per le schede 1 e 4 ad errori di COERENZA caricati.
Per motivi che vi saranno chiari fra poco, vi chiediamo di utilizzare, prima dell’arrivo della versione 8.04.00 di ESSE3, la funzionalità ANALISI DEGLI ERRORI ANS per effettuare un primo monitoraggio per ogni anno accademico (totale o per lo meno delle schede 1 e 4). In tal modo, successivamente ad una tornata di invii in produzione creati con la versione 8.04.00, potrete paragonare velocemente la stabiilità o meno delle nuove situazioni createsi.

VERSIONE 8.04.00 DI ESSE3: RESTYLING STRUTTURALE DEL MODULO ANAGRAFE

A partire dal 10 luglio verrà distribuita la versione 8.04.00 di ESSE3, che  sicuramente sarà da tutti voi adottata nel corso dell’estate. E’ bene sapere che la versione 8.04.00 di ESSE3 contiene un massiccio “restyling” della struttura della base dati del pacchetto Anagrafe, programmato da molto tempo e in nessun modo posticipabile. In modo particolare, la logica di creazione dei contenuti delle Iscrizioni Off.F.,  costitutivi proprio per le schede 1 e 4, è  stata mutata strutturalmente. Vi anticipiamo che la serie di interventi pianificati si protarrà per diverse versioni “maggiori” fino ad abbracciare tutte le sette schede (al momento di scrivervi, stiamo lavorando alla riprogettazione inerente le spedizioni degli esami). Nel dettaglio, la ristrutturazione del modulo Anagrafe  a lavori ultimati vi permetterà di:

  • ottenere un recupero di studenti che non avevano portfolio grazie ad una logica di calcolo potenziata che riuscirà ad intercettare dati particolarmente sporchi (l'”inintercettabile”) (un esempio di “bruttura”? uno studente con iscrizione attiva antecedente ad un’iscrizione annullata senza conseguente attivazione -frutto di migrazione o probabili vecchie anomalie-) (a partire dalla 8.04.00);
  • avere una struttura tabellare a parte (P04_ISCR_MIUR) per il corredo delle informazioni di ogni singolo Corso Off.F. trasmesso (a partire dalla 8.04.00);
  • gestire le iscrizioni interclasse alla stregua delle altre iscrizioni Off.F., ossia tramite un diretto “refresh” per singolo studente -operazione prima non possibile- e risoluzione di una criticità inerente i secondi anni di rinnovo di iscrizione degli studenti interclasse che potevano non essere trasmessi  (a partire dalla 8.04.00);
  • effettuare una pianificazione notturna del “Riallineamento Corso Off.F. delle Iscrizioni” (a partire dalla 8.04.00);
  • alleggerire le procedure tramite l’utilizzo della tabella citata (effettuato per l’evento VI variazione di classe a partire dalla 8.04.00);
  • gestire il CUIN a livello di singola attività superata a seguito dei Requisiti di Trasparenza di dicembre 2009 (strutturato già in 8.04.00, ufficialmente “aperto” nella prossima “major” release);
  • avere una struttura tabellare a parte per le informazioni inerenti gli insegnamenti superati e la loro ripartizione in tipo crediti, ambito univoco e settore, con conseguente accorpamento di padri e figli, riproducendo una modularità auspicabilmente simile ai requisiti di trasparenza per le attività “cuin”-izzate (“major” release seguente alla 8.04.00);
  • ottenere una notevole riduzione dei tempi di produzione delle schede 6 e 3 (“major release” successiva);
  • permettere all’Ateneo un mutamento automatico degli eventi di ingresso di uno studente (ad esempio AC in luogo di IS o IN) in funzione della relativa segnalazione di avvertimento nei file di coerenza ERR2 (“major release” successiva);
  • congelare i dati di una spedizione che vengano certificati come senza errori nella fase di coerenza ERR2, in modo da non dover essere mai  più ricalcolati all’invio totale successivo, salvo diversa decisione dei referenti (“major release” successiva);
  • predisporci per l’apertura ad un servizio di “webservices” per l’invio delle schede e l’acquisizione dei file degli errori ERR-ERR2 (“major release” successiva).

Come vedete il progetto è particolarmente articolato e ricco. L’unico “neo” è che, per una coincidenza temporale non certo prevedibile 6 mesi fa, vi arriverà la prima “fetta” di interventi proprio in un momento delicato e di “passaggio” per le novità Anagrafe di cui ora siamo tutti consci: per questa ragione, raccomandiamo la massima attenzione e collaborazione da parte di voi tutti.

In ragione di ciò, per la prima volta in 5 anni, unicamente in via cautelativa sono qui a chiedervi ufficialmente di NON inviare, in versione 8.04.00, le spedizioni 1 e 4 direttamente in area di produzione dell’Osservatorio Studenti senza averle dapprima “provate” nell’area di test.

 

Inoltre, a versione 8.04.00 installata, è obbligatorio compiere una serie di  azioni  antecedentemente la produzione di una qualsiasi scheda; in caso contrario, le spedizioni risulteranno VUOTE dei Codici Off.F. . Nello specifico, bisogna:

  1. Rigenerare tutti i potenziali di ogni anno accademico in ordine cronologico, dal 2001/02 al 2009/10, riallineando dapprima tutte le iscrizioni Off.F. Solo ad operazione avvenuta, si potrà procedere con l’invio delle schede.
  2. A seguito della generazione di una scheda 1 o 4 (non delle altre!), depositarla dapprima nell’area di test dell’Osservatorio Studenti; solo a seguito di un riscontro positivo del file ERR (da incamerarsi in ESSE3), inviarla nell’area di produzione (senza bisogno di acquisire il relativo nuovo file ERR, poiché la spedizione inviata è la medesima).
  3. raccomandiamo di rinfrescare, successivamente ad una produzione delle schede “madri” 1 e 4, le schede 6 per chi avesse esami figli con le stesse caratteristiche (tipo credito, ambito univoco e settore) dei padri.

Vi preghiamo di evitare segnalazioni generiche su eventuali “diminuzioni del numero di record”, piuttosto puntando sull’utilizzo della funzione COMPARATORE DI SPEDIZIONI per individuare casistiche da fornirci per mezzo di almeno un esempio dettagliato ed esplicativo. Sarebbe buona norma anticipare comunque i propri invii mensili o effettuarli con la precedente versione.

DUE DONI “POTENZIALI”

Oltre all’interrogazione sui prossimi studenti ANS ante-riforma sopra citata, in 8.04.00 vi abbiamo preparato un’ulteriore  estrazione in ELABORAZIONE QUERY a nome ‘ANS_NO_PF’, che vi consentirà di avere l’elenco di tutti quegli studenti che non hanno un portfolio; la presente, raggruppata per anno accademico di ordinamento, è totalmente generica rispetto a quella distribuita mesi fa, ‘ANS_NO_POT’,che era incentrata sull’irregolarità delle date e degli anni di immatricolazione. Si consiglia un suo utilizzo a fronte dello smaltimento del precedente file.

Ringraziando tutti quanti fin d’ora per la massima collaborazione,
Vi auguro Buon Lavoro!

Christian Marcone