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Bollettino inviato mercoledì 01/08/2007 ore 12.26
Stato della comunicazione: VALIDA
argomenti: potenziale studenti, portfolio, aggiornamento tabelle ministeriali, Corsi di Studio di tutti gli Atenei
Salve!
Con l’arrivo della release 5.02.00 di Esse3, sarà necessario effettuare una serie di operazioni molto importanti, a causa delle numerose novità introdotte nel sistema.
IL POTENZIALE STUDENTI
Innanzitutto, è bene che prendiate confidenza con l’introduzione di una nuova tabella (in realtà già presente da diverse versioni nel db, ma non operativa), la P01_STU_ANS, che dalla 5.02.00 diventa centrale per le nostre elaborazioni; precisamente, questa tabella, per ogni carriera (STU_ID) trasmissibile, contiene un record con una serie di informazioni (anno accademico di ingresso in ANS e data, evento e tipologia di ingresso,…) a regime da considerarsi “stabili”. L’insieme di queste informazioni, per un dato anno accademico, costituisce il POTENZIALE STUDENTI, ossia il bacino massimo di studenti che possono entrare in Anagrafe Nazionale Studenti. Il tutto è facilmente riassumibile dalla seguente affermazione:“Qualsiasi potenziale studente da spedire all’Anagrafe è composto da un insieme di portfoli corrispondenti a righe della tabella P01_STU_ANS”.
IL PORTFOLIO
Questo produrrà una serie di notevoli benefici lato procedurale che saranno già evidenti nella versione 5.02.00, ma il tutto comporta la necessità di apprendere attentamente l’iter della gestione delle novità introdotte.Lato applicativo, nella maschera RIEPILOGO CARRIERA ANS è presente in 5.02.00 un nuovo tab, il PORTFOLIO STUDENTE, che riporta le informazioni della P01_STU_ANS per ogni studente; queste sono da considerarsi, a regime, stabili e quindi non dovrebbero modificarsi col tempo. Questa gestione vi rende ora anche autonomi nel decidere di escludere, per qualsivoglia motivo, uno studente dalle rilevazioni, tramite il flag di esclusione presente nella sezione sopra citata. Per permettere l’esclusione di studenti dagli invii all’Anagrafe bisogna attivare il parametro di configurazione ANS_ESCL_STU.
ALLINEAMENTO POTENZIALE STUDENTI
Per quanto precedentemente esposto, ogni studente censibile in ANS ha quindi un suo portfolio, che corrisponde ad una riga nella P01_STU_ANS. Per avere un’idea globale del POTENZIALE STUDENTI del vostro Ateneo, è stata creata un’area apposita nel Pannello di Controllo: un quarto e nuovo tab con uno specchietto dettagliato per anno accademico, suddiviso per le quattro tipologie di ingresso (IN,IS,AC e TI).
Sono presenti due tasti che permettono di aggiornare manualmente il potenziale studenti; con l’arrivo della nuova versione 5.02.00, effettuate obbligatoriamente una volta un AGGIORNAMENTO TOTALE per ogni anno accademico!
Se avete già studenti caricati in A.N.S. al termine di queste operazioni avrete, nella colonna percentuale, la percezione di quanti studenti che dovrebbero entrare in ANS siano effettivamente entrati.
Ovviamente, le percentuali NON sono significative se non avete studenti caricati in A.N.S. al momento dell’aggiornamento di versione, ma l’operazione di AGGIORNAMENTO DEL POTENZIALE STUDENTI è comunque valida.
Ponete inoltre attenzione al caso per cui vi compaia in rosso l’allerta:
ATTENZIONE! VI SONO XXX RECORD DA RISPEDIRE!
Questo indica che NON SONO STATE FATTE spedizioni totali di reallineamento come indicato nell’ultimo anno e mezzo. In caso in cui il messaggio di allerta in rosso si attivi, contattateci per ulteriori informazioni.
Mi raccomando, non lasciate situazioni in stato d’allerta.
Vi dò un esempio di una situazione non corretta, che darà luogo ai seguenti risultati, palesemente SOSPETTI.
In questo caso bisogna: 1) fare un AGGIORNAMENTO TOTALE (le percentuali diverranno così ragionevoli) 2) contattarci per studiare i record da rispedire per l’A.A. in questione
Questo invece è un esempio di una situazione ottimale:
Vi faccio notare che a regime l’allineamento del POTENZIALE STUDENTI contiene già un automatismo per cui passati più di 7 giorni viene proposto l’aggiornamento dei dati; è inoltre disponibile un aggiornamento incrementale dei dati.
AGGIORNAMENTO TABELLE MINISTERIALI
Dalla versione 5.02.00 parte, in versione “soft”, la gestione dei corsi di studio di tutti gli Atenei.E’ obbligatorio che compiate l’aggiornamento delle seguenti anagrafiche nell’ordine qui sotto indicato:
- COMUNI MIUR
- ATENEI MIUR
- SEDI OFF.F. DI TUTTI GLI ATENEI
- FACOLTA’ DI TUTTI GLI ATENEI (usate il file qui inviato per il primo allineamento –> Dat della Facoltà)
- CORSI DI STUDIO DI TUTTI GLI ATENEI
VARIE ED EVENTUALI
A partire da agosto sono richiesti gli invii delle prime schede (1,2,3) del nuovo anno accademico 2007/08; qualora abbiate nuovi immatricolati procedete con un primo invio di queste schede. Vi ricordo che dovete settare il parametro di configurazione dell’anno accademico massimo ANS_AA_MAX a 2007 ed effettuare un aggiornamento totale del Potenziale Studenti per l’A.A. 2007/08. In merito alla “fase 3”, i miglioramenti della qualità dei dati sono stati considerevoli in questi mesi. Vi prego però di porre la massima attenzione sugli studenti che entrano in ANS e quindi di concentrarvi nel ridurre a 0 il numero di studenti rifiutati e quindi di studiare le casistiche di esclusione relative alle schede 1,4,7 degli ERR2. Poiché le novità introdotte in 5.02.00 sono considerevoli, vi prego di prestare la massima attenzione a quanto esposto;mi raccomando, sentitevi totalmente liberi di contattarci per esporci dubbi o suggerimenti sugli argomenti sopra discussi.Riassumendo:
VERSIONE 5.02.00 —-> COME PRIMA OPERAZIONE AGGIORNARE UNA VOLTA IL POTENZIALE STUDENTI PER OGNI ANNO ACCADEMICO
VERSIONE 5.02.00 —-> AGGIORNARE LE TABELLE MINISTERIALI SOPRA INDICATE
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Buon lavoro …e buone vacanze!
Christian Marcone