Bollettino ANS n.59 – Febbraio 2016

OGGETTO: Evento PP (Cambio di Regolamento), Borsa di Studio, Anagrafe dei Dottori
Bollettino inviato lunedì 29/02/2016 ore 11:30
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Anagrafe dei Dottori, Evento PP,  Allerta sugli Insegnamenti OFF.F., Causali Esonero e Borsa di Studio MIUR, Flag invio Statistiche MIUR

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Gentilissimi,
ci ritroviamo a mesi di distanza dagli ultimi Bollettini ANS, che erano stati dedicati in massima parte alle “novità contributive ANS” annunciate la scorsa primavera (a seguito della penultima rilevazione della Contribuzione Studentesca), per approfondire le numerose novità funzionali e di processo introdotte parallelamente in ESSE3: terminate le attuali (e numerose) scadenze MIUR che stanno richiedendo un notevole impegno, Vi preghiamo di dedicare un’attenta lettura a quanto andiamo ad esporre.

Per la trattazione, prendiamo a riferimento la versione 16.02.02 di ESSE3.

NUOVA SCHEDA: ANAGRAFE DEI DOTTORI

Dalla versione 16.01.00 di ESSE3, abbiamo esteso il pacchetto dedicato all’Anagrafe dei Dottorandi includendo una nuova scheda in GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS>Anagrafe dei Dottorandi: la spedizione, da noi denominata “27” ossia “Anagrafe dei Dottori”, presenta tutte le chiusure delle carriere dei dottorandi che sono stati inviati a dottorati.cineca.it tramite la scheda 21-“Sezione D Anagrafe dei Dottorandi”.

Ricordiamo che mentre la scheda 21 “Sezione D – Anagrafe dei Dottorandi” ha scadenza sempre nell’inverno del ciclo di riferimento, per la nuova scheda 27 “Anagrafe dei Dottori” non vi sono formalmente scadenze sull’invio di queste informazioni, ma l’Ateneo è tenuto a comunicare con regolarità le chiusure carriera (lauree ma anche rinunce), così come a gestire l’iter conclusivo degli studenti con la consueta cura adottata dalle linee guida Anagrafe (chiusura nell’ultimo anno accademico di iscrizione reale e completezza delle informazioni di corredo). Per chi non conoscesse le procedure di dottorati.cineca.it, sottolineiamo che il sito permette da sempre di effettuare una chiusura “manuale” su singola carriera: l’implementazione qui presentata è naturalmente indirizzata agli utilizzatori che vogliono produrre una scheda totale di chiusura, per non dover ricorrere al procedimento “puntuale” su singoli studenti dei dottorati all’interno del sito.

ATTENZIONE! La logica di estrazione della scheda “27 – Anagrafe dei Dottori” è diversa da quanto siamo abituati con le due Anagrafi dell’Osservatorio: infatti, dato un anno accademico di entrata in Anagrafe dei Dottorandi, la scheda di chiusura per il medesimo A.A.  contiene tutte le chiusure -avvenute in QUALSIASI anno- per gli studenti entrati proprio in quell’anno accademico (scheda “21” dello stesso A.A.): nell’Anagrafe “classica” e in quella “ante riforma”, l’anno di riferimento invece è sempre quello dell’evento; in questo caso, l’anno di riferimento è l’anno di ENTRATA in Anagrafe dei Dottorandi.

La scheda “27” di un anno accademico AAAA nasce come la risposta alla seguente domanda:

Come si sono concluse le carriere dei dottorandi entrati in Anagrafe nell’A.A. AAAA ?

Esempio:

ho necessità di inviare tutti i 10 dottori dell’ultima sessione di laurea (2014/2015);  8 hanno cominciato la carriera nel 2012/13, 2 nel 2011/2012. 

==> bisogna inviare una scheda 27 del 2011/2012  (conterrà gli 8 dottori di sopra) ed una scheda 2012 – 27 R (conterrà i 2 rimanenti della sessione di sopra); non è corretto inviare una scheda 2014 – 27 R perché il suo significato è contenere “tutte le chiusure dei dottorandi entrati in Anagrafe nel 2014” .

Come sempre, il “modus operandi” che confermiamo per l’Anagrafe dei Dottorati di Ricerca è l’estrazione della scheda ed il suo passaggio all’ufficio “Post Laurea” per la verifica della completezza dei dati richiesti.

Esaminiamo ora dettagliamente le caratteristiche aggiuntive inerenti le variabili di “chiusura” delle carriere degli studenti dei Corsi di Dottorato, analizzando il tracciato e le immagini che seguono:

Nome della variabile	Commenti	ESSE3
Titolo della tesi	Rappresenta il titolo dell’elaborato di tesi	Dato obbligatorio di ogni domanda di conseguimento titolo (immagine 1)
Lingua straniera della tesi	Codifica internazionale della lingua	Si intende la lingua della tesi (immagine 1)
Sede dell’esame finale	Si intende l’Ateneo dell’esame finale, che sarà un Ateneo italiano: nel caso di Ateneo straniero, si invierà il codice predefinito YY	E’ il campo Ateneo Esame Finale, ricavato dagli Atenei Italiani e dagli Atenei Stranieri (immagine 2)
Se altra sede (ulteriori dettagli della sede dell’esame finale)	Si dettagliano ulteriori specifiche sull’Ateneo dell’esame finale, come un dipartimento di ricerca di afferenza	E’ il campo testuale Note sede (immagine 2)
Periodo all’estero	In caso durante l’esperienza di dottorato si abbia avuto un periodo all’estero, indicare SI, altrimenti NO	Se lo studente ha avuto un periodo all’estero, che viene contabilizzato a livello di ISCRIZIONI, avverrà l’invio di Sì, altrimenti NO. Il totale è visualizzato in GESTIONE STUDENTI (in gg). (immagine 3)
Mesi periodo all’estero	Indica il numero totale di mesi all’estero di tutti gli anni di dottorato	E’ la somma dei singoli periodi inseriti nelle ISCRIZIONI. (immagine 4)
Sede periodo all’estero	Elenca testualmente la sede del periodo all’estero	E’ la “somma” di tutte le descrizioni delle Strutture coinvolte nei periodi di studio all’estero. (immagine 4)

Corrediamo il tutto in queste 4 immagini:

L’Anagrafe dei Dottorati ha quindi un livello di dettaglio maggiore in merito alle chiusure per conseguimento titolo delle Anagrafi usuali ed è estremamente importante che queste informazioni vengano valorizzate con cura. Di fatti, ricordiamo che le variabili richieste sono di riferimento per una serie di noti indicatori ministeriali (in primis, i periodi di mobilità estero!). Come consiglio finale quindi, cogliete questa occasione per fare una verifica “sinergica”, dai dati estratti dalla nuova scheda “27”, di cosa sia effettivamente contabilizzato nel sistema di Segreteria Studenti… Se le carriere sono deficitarie, i file andranno comunque completati a cura dell’ufficio Post Lauream.

NUOVO EVENTO PP – CAMBIO DI REGOLAMENTO

Dalla versione 12.11.03 di ESSE3, è stato introdotto un nuovo evento di carriera (scheda 4) nello schema Anagrafe classico: il cambio dell’anno di regolamento di studio ha ora un proprio evento a codice “PP”.  L’ evento nasce come gemmazione dall’evento originario “PO”, il quale contemplava sia il cambio di ordinamento che il cambio di regolamento: si è avuta necessità, da parte dell’Ufficio Statistico, di distinguere in maniera forte questi 2 eventi, poiché sono diverse le situazioni che le generano. Stimiamo che non vi sia alcuna difficoltà nel recepire la modifica, perché nulla cambia sulla gestione delle carriere e da sempre siete abituati a gestire in modo autonomo e con processi diversi questi eventi. L’unica novità è che dal un punto di vista di eventi di carriera prodotti dalle ISCRIZIONI OFF.F., mentre prima si aveva un unico evento ‘PO’, da ora in poi vi saranno sempre “PP” e “PO”. Riassumiamo:

• evento PO: ora è ridefinito come cambio di ordinamento, ossia del RAD di un dato codicione; ci si aspetta che a seguito di un PO, vi sia un riconoscimento di crediti di ingresso / convalide perché è necessaria la verifica di compatibilità e riconteggio dello schema di crediti tra un ordinamento ed un altro. Ricordiamo che ordinamenti “fittizi” distinti su medesimo RAD non costituiscono un cambio di ordinamento.
• evento PP: è introdotto come cambio di regolamento, ossia della OFF.F. di riferimento su un dato RAD di un dato codicione; è l’evento più impattante di tutta l’Anagrafe e la gestione corretta avviene anche tramite le corrette rendicontazioni del pregresso nello storico dei regolamenti in REGOLAMENTI STUDENTI; non ci si aspetta di avere crediti di ingresso nel “passaggio” da un regolamento ad un altro.

In pochi mesi, abbiamo già tutti constatato che moltissimi apparenti deficit di crediti in Anagrafe sono stati colmati inviando semplicemente il nuovo evento “PP” in luogo di “PO”.

ALLERTA SUL RIALLINEAMENTO DEGLI INSEGNAMENTI OFF.F.

Dalla versione 16.01.03, abbiamo introdotto una sezione dedicata alle allerte in merito agli Insegnamenti, dalla funzionalità RIALLINEAMENTO INSEGNAMENTI OFF.F., del tutto simile a quanto già presente da tempo nel POTENZIALE STUDENTI.

Selezionando un anno accademico ed una tipologia di allerta tra le seguenti:

• Attività didattiche variate
• Attività didattiche non allineate
• Spedizioni pendenti
• Insegnamenti a Corso OFF.F. non definito
• AD senza insegnamenti OFF.F.
• Insegnamenti OFF.F. non inviati

potrete svolgere indagini preventive e mirate dall’elenco che vi verrà restituito a video ed esportabile (tasto destro>Esporta). Con questa implementazione soddisfiamo il requisito emerso al tavolo MIUR dai rappresentanti ESSE3 di avere completa visibilità degli “oggetti” da riallineare.

In tal modo, avete ora un nuovo strumento analitico per scandagliare lo “stato dell’arte” degli insegnamenti e decidere la priorità per le azioni da compiere, che nella maggioranza dei casi non sarà altro che ricorrere ai riallineamenti “speciali” (incrementale e variazionale); ribadiamo che questi sono da invocare con maggiore frequenza di quanto non facciate attualmente, ricordando che il riallineamento totale degli Insegnamenti OFF.F., che non è mai giustificato se non da script fatti da voi su db senza gestione delle date di modifica -!!!-, equivale di fatto ad una completa “scannerizzazione” di TUTTI i libretti di TUTTI gli studenti dell’annata ed un’operazione così massiva è da evitarsi, tanto più quando è inutile. Quindi, per cortesia, limitate il più possibile il ricorso (ingiustificato) al riallineamento totale.

CAUSALI ESONERO: MAPPATURA DELLA BORSA DI STUDIO

Come vi avevamo già annunciato negli incontri del 2015,  si è resa indispensabile un’implementazione ulteriore in tema CAUSALI ESONERI, per via del deciso aumento di casistiche e di controlli in area tasse: rendiamo quindi ora possibile mappare con una specifica borsa MIUR una determinata causale di riduzione. In CAUSALI ESONERI quindi, per ora esclusivamente per una causale esonero portatrice di borsa (flag di borsa alzato), va curata la specifica del tipo borsa MIUR. Ad esempio, per una borsa di tipo semestrale gestita tramite per mezzo di un’apposita causale esonero, andrà indicato il tipo borsa MIUR “U” nel nuovo campo dedicato sulla maschera.

Se invece si ha la gestione diretta delle borse a livello di ISCRIZIONI su causale generica, allo stato attuale è vincente lo stato della borsa indicato in STATI BORSA DI STUDIO. Per dubbi al riguardo, inserite un ticket indicando chiaramente la vostra casistica.

ALTRI INTERVENTI IMPORTANTI

Per concludere, riassumiamo gli interventi più importanti di questo autunno ed inverno, tutti a carattere implementativo:

• E’ disponibile, dalla versione 13.11.02, il webservice per la generazione delle spedizioni e le ricezioni dei file degli errori anche per le schede ANTE RIFORMA: non è necessaria alcuna impostazione diversa o aggiuntiva rispetto a quanto già presente per le spedizioni “post” ed il servizio è di fatto automaticamente già funzionante;
• si è snellito nuovamente l’invio dei titoli in scheda 2, al fine di economizzare il numero di record inviati: tipicamente non si invieranno più informazioni desumibili dalle schede 7 di precedenti carriere (ad esempio un titolo triennale per l’ingresso ad una magistrale non verrà più inviato se la carriera triennale è stata conclusa ed inviata in Ateneo). Non preoccupatevi quindi per una diminuzione di record della scheda 2, ricordando inoltre che si può riscontrare un calo fisiologico anche a causa di titoli di maturità non più inviati qualora l’evento di ingresso diventi AC (ad esempio, tramite la riattribuzione portfolio);
• come ci avete chiesto nel tempo, si aprirà dalla 16.02.03 il COMPARATORE DI SPEDIZIONE per la scheda 7, al fine di poter effettuare paragoni anche per la scheda di chiusura carriera;
• si è raffinato il calcolo del POTENZIALE STUDENTI nell’invocazione variazionale ed incrementale, permettendo un ricalcolo delle Iscrizioni OFF.F. dei soli studenti coinvolti; poiché in precedenza le Iscrizioni OFF.F. venivano sempre aggiornate globalmente per tutta l’annata, da oggi i riallineamenti “speciali” riducono notevolmente la loro durata e questo vuol essere un ulteriore incentivo al loro uso;
• dalla versione 13.02.01, nelle tre maschere dei Riallineamenti (Potenziale Studenti, Iscrizioni OFF.F., Insegnamenti OFF.F.), si è introdotta una mascherina modale che elenca il dettaglio delle elaborazioni massive completate, con tutte le informazioni di dettaglio di tipologia di riallineamento, utente e data di esecuzione: l’elenco è ottenibile tramite apposito pulsante posto accanto alla data dell’ultimo aggiornamento;
• siamo in grado di distinguere un trasferito in ingresso a Scienze della Formazione Primaria (a 240 CFU su 4 anni) come nuovo ingresso (IN) o trasferimento “post-post” (TI) tramite la corretta valorizzazione dell’anno accademico di regolamento (e annesso storico) della matricola pregressa (in precedenza il calcolo era forzato su calcoli complessi che non potevano coprire tutte le casistiche, che ora sono stati tutti rimossi per dare il massimo di trasparenza);
• dalle versioni di fine anno, abbiamo realizzato la fase del carica del dat deI TIPI INGRESSO e la completa acquisizione del dat dei CODICI STUDENTE LAVORATORE, in precedenza non gestiti poiché considerate anagrafiche stabili;
• in ambito tasse, dalla versione 16.02.01, la causale di riduzione prioritaria, che prima guidava tutte le informazioni delle Causali Esonero per l’invio di un’annata dello studente, viene ora sostituita dal calcolo preciso della causale sulla specifica iscrizione reale; questo si è reso necessario per rendere autonoma dalla causale prioritaria dello studente il calcolo delle informazioni contributive (ad esclusione del totale tasse) di ogni singola iscrizione reale. Rimane invece invariata la nostra convenzione storica di “spezzettamento” dei totali tasse sui più eventi di carriera della stessa annata, per evitare che scattino negli ERR/ERR2 errori in merito ad iscrizioni considerate errate perché i pagamenti non risultano effettuati alla data di attivazione. Raccomandiamo la massima cura dei dati contributivi negli invii in Anagrafe, anche a fronte dei prossimi raffronti basati sull’Anagrafe e quanto inviato dalla rilevazione MIUR della Contribuzione Studentesca di marzo 2016;
• NOTA BENE! dalla versione 16.01.02, abbiamo introdotto un flag per l’invio/non invio delle rilevazioni statistiche MIUR, a nome “Abilita invio stat. MIUR” nella maschera CORSI DI STUDIO: il flag è di default alzato e il suo scopo è andare gradualmente a sostituire la precedente valorizzazione storica “rovesciata” del Codice Stat. MIUR ‘XXXX’ ad indicare un corso da NON rilevare nelle statistiche MIUR. Vi chiediamo quindi di deselezionare il flag su tutti i corsi fittizi che eventualmente avete in Ateneo. Non appena completeremo la revisione di tutta la reportistica ministeriale, questi corsi non verranno inviati nelle rilevazioni ministeriali di riferimento, che seppure indipendenti e non gestite dall’Osservatorio, non possono considerarsi “esonerate” da eventuali incroci con i dati in Anagrafe.

NOTA DOLENTE SU ANS ISTRUZIONE

Chiudiamo con una nota dolente: purtroppo, come molti di voi hanno appurato nel corso delle verifiche di questi primi mesi dell’anno accademico 2015/2016, quest’anno il servizio di ANS ISTRUZIONE, fornito dall’Osservatorio Studenti tramite esposizione diretta di quanto fornito dal ramo Istruzione, presenta una forte indeterminatezza sulle maturità restituite, rendendo il servizio non utilizzabile rispetto al passato. Il problema è dovuto all’esposizione a monte delle maturità dalla banca dati originaria e non è dovuto, per intenderci, né a ESSE3 né a OSD. Vi confermiamo che l’Osservatorio Studenti è a conoscenza della situazione ed è impegnato con il MIUR per portare il progetto ANS ISTRUZIONE in produzione in modo stabile. Molto probabilmente non vi sarà soluzione a breve ed il servizio presto dovrebbe essere (temporaneamente) chiuso fino a nuova progettazione.

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Mi raccomando, non prestate attenzione all’elenco delle versioni citate (viene fatto semplicemente per ricordare che nelle relative note di rilascio trovate sempre il dettaglio degli interventi).

A tutti un caro saluto e buon lavoro!

Christian Marcone