Bollettino ANS n.52 – Novembre 2013

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OGGETTO: Un quadro di insieme sulle versioni autunnali di ESSE3
Bollettino inviato mercoledì 29/11/2013 ore 18:30
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Evento di chiusura Carriera ‘CC’, Distribuzione Statistica, Evoluzione Statistica, Riallineamenti Incrementali e sulle Variazioni, Controlli di Congruenza, DAT dei Corsi OFF.F.

Salve.
In questo bollettino vogliamo condividere e riassumere le principali novità intercorse ed implementate in questo autunno ed anticiparvi qualche scenario futuro, in tema di Anagrafe Dottorandi e file DAT.

CHIUSURA CARRIERA ED ISCRIZIONI OFF.F.

Come ben sapete, l’evento di carriera CC esprime la chiusura carriera di uno studente ed è l’unico evento delle schede di chiusura, la 7 e la 17/7-ANTE dell’Ante Riforma. Le modalità con cui una carriera è chiusa viene esplicitata da un “sottoevento” (L laurea, R rinuncia, D decadenza, ecc…) che è il risultato del motivo dello stato dello studente chiuso (TIT, RIN, DEC, ecc…). La scheda 7, da sempre, ha la particolarità di NON avere errori sintattici (ERR) ma, poiché rappresenta l’approdo finale di un’intera carriera, è tutt’altro che esente da errori di coerenza: per queste ragioni, è bene che l’Ateneo analizzi sempre il relativo ERR2, con particolare scrupolo nei confronti dei propri laureati, poiché la coerenza della scehda 7 è l’indicatore principale per comprendere la bontà delle proprie carriere chiuse in Ateneo.
Apriamo subito una piccola digressione per fugare un dubbio sui trasferiti: talvolta alcuni di voi si “confondono” e ci chiedono come mai i trasferiti in uscita non vengono inviati in scheda 7: il trasferimento in uscita è un evento esclusivo della scheda 4 e rappresenta formalmente una sospensione della carriera nel mio Ateneo per una sua prosecuzione presso un altro Ateneo (concettualmente la chiusura sarebbe errata); l’eventuale studente ‘S TRU’ che ritorni con carriera già cessata in altro Ateneo, si vedrà chiudere la carriera rimasta sospesa con uno dei motivi di chiusura ascrivibile ad “altro Ateneo” (come ‘X TITAA’, laurea presso altro Ateneo). Lo studente “ex S TRU ora X %AA” NON viene inviato in scheda 7 perché la chiusura deve essere rendicontanta dall’Ateneo nel quale si è verificata la chiusura. Quindi di fatto, studenti ‘S TRU’ o ‘X %AA’ sono equivalenti e quindi, nel vostro Ateneo, vengono inviati in Anagrafe l’ultima volta in una scheda 4 con evento ‘TU’.

Detto ciò, da tempo ci veniva chiesto come mai in ESSE3 tra le Iscrizioni OFF.F. non compariva mai l’evento di Chiusura Carriera ‘CC’. Come dovreste sapere, le Iscrizioni OFF.F. nacquero per dare una rappresentanza tangibile delle iscrizioni reali in Ateneo, tramite una agevole esplicitazione del relativo “Corso OFF.F.” e del conseguente evento di carriera; non avevamo mai pensato di includere la chiusura, ma da settembre abbiamo cominciato dapprima a presentarvi l’informazione in chiaro nel tab “Iscrizioni OFF.F.” (es. RIEPILOGO CARRIERA ANS) e nell’elenco degli eventi di carriera del POTENZIALE STUDENTI e nel RIALLINEAMENTO DELLE ISCRIZIONI OFF.F. Nel corso dall’autunno, l’evento è diventato maturo a sufficienza e, a seguito di una chiusura carriera, è necessario che venga calcolato affinché possa essere trasmesso in scheda 7, come per tutti gli altri eventi di carriera, cosicché per un singolo studente, dall’analisi delle sue Iscrizioni OFF.F. , si ha ora completa copertura su tutte le informazioni necessarie che compongono il suo intero iter universitario nel nostro Ateneo.

Attenzione però! Come indicato nelle note di rilascio, siete quindi OBBLIGATI ad un ricalcolo totale dell’evento di carriera CC (dalla funzione RIALLINEAMENTO ISCRIZIONI OFF.F., per la seleziona prescelta) almeno una prima volta a partire dalla versione 11.11.02 di ESSE3;

nel caso di un ricalcolo totale delle Iscrizioni OFF.F., l’evento di carriera CC sarà ovviamente ricalcolato; mi raccomando, non scordatevi di tenere sotto controllo le vostre chiusure carriere in modo periodico, avvalendovi inoltre degli strumenti di indagine che andiamo a rivedere qui sotto.

LE NOVITÀ AUTUNNALI: STRUMENTI ANALITICI PER ESTRAZIONI DATI

Riallacciandoci all’introduzione dell’evento CC tra gli eventi di carriera delle Iscrizioni OFF.F., abbiamo adeguato sia la Distribuzione Statistica delle ISCRIZIONI OFF.F. che l’Evoluzione Statistica del POTENZIALE STUDENTI per offrirvi una visione dettagliata delle chiusure; inoltre, chiusure e sospensioni vi vengono proposte in una ripartizione di evento e sottoevento poiché ‘CC’ ed ‘SO’ sono gli unici eventi che necessitano di un sottoevento per essere necessariamente compresi. In questo modo, qualora si necessiti di estrarre velocemente, dalla popolazione ANS, gli studenti laureati, basterà ricorrere alle funzionalità suddette con le apposite interrogazioni di controllo per estrarre le informazioni desiderate.

Altra implementazione del periodo riguarda il campo testuale NOTE, che è da anni a vostra disposizione per ogni spedizione, richiamabile da numerosissime maschere (dal RIEPILOGO SPEDIZIONI alla STORICIZZAZIONE VECCHIE SPEDIZIONI). Aprendo il campo NOTE di una spedizione prodotta, si visualizzerà non solo la classica nota dedicata ai vostri appunti, ma un’ulteriore nota di sistema dedicata esclusivamente a log tecnici (in precedenza il log tecnico si accodava alla vostra nota, “inquinandola”); infine, vi viene presentato l’elenco completo di tutte le acquisizioni dei file degli errori (ERR ed ERR2) incamerati per la spedizione, con l’informazione dell’utente e della data di acquisizione e la specifica se l’upoload è avvenuto tramite webservice ANS.

Infine, siamo contenti dei riscontri positivi avuti dalla funzionalità multipla CENSIMENTO DI ATENEO introdotta quest’anno, che è ora definitivamente estesa a tre casistiche di indagine: Iscrizioni, Immatricolati/Avvio nuove carriere, Titoli Conseguiti. In merito all’ultima inclusione, il Censimento dei Titoli Conseguiti vi riporta, per un anno accademico di conseguimento del titolo, le numerosità (ed i dettagli) dei laureati nei vari corsi di studio; per indagini di dettaglio, potete sempre utilizzare un filtro (quale l’ordinamento od un dato percorso, di un corso dato, a livello di interrogazione).

In merito ai Censimenti proposti, non esistate a mandarci i vostri feedback e riscontri: una delle prossime implementazioni riguarderà la possibilità di interrogare per sesso e di dividere la popolazione in straniera (cittadinanza non italiana) o italiana (prima cittadinanza italiana). In tal modo, si offre uno strumento nuovo e agile per l’estrazione di dati fondamentali che potrebbero essere utili in diversi contesti (si pensi proprio alle ultime statistiche MIUR del post lauream, che raggruppavano quest’anno gli studenti con dettagli proprio su sesso e cittadinanza straniera/italiana) e che, lo ribadiamo, rappresenta la base della popolazione studentesca NON ELABORATA e senza filtri, primo passo di una serie di processi che ci porteranno ad un risultato ottimale (un po’ come una filiera finalizzata all’ottenimento di un olio di grande qualità):

CENSIMENTO DI ATENEO: è il raccoglitore dei nostri studenti, un po’ come una cesta di olive;
POTENZIALE STUDENTI: presenta il potenziale dei nostri studenti, dopo un primo controllo formale sulla base dati;
RECORD INVIATI IN ANS: rappresenta gli studenti che passano i controlli sintattici del MIUR;
DATI COERENTI: è lo stadio finale, con gli studenti certificati per tutta la loro carriera con informazioni semanticamente corrette e si spera ricche, come la produzione di un ottimo olio d’oliva, impreziosito da una bella confezione!

ISCRIZIONI OFF.F. ED INSEGNAMENTI OFF.F.: RIALLINEAMENTI INCREMENTALI E SULLE VARIAZIONI

Sappiamo che fate molto poco ricorso (ahinoi!) alle utilità incrementali e variazionali disponibili a livello di ISCRIZIONI OFF.F. e INSEGNAMENTI OFF.F. : probabilmente alcuni di voi saranno stati “scoraggiati” nel tempo al loro utilizzo per il fatto che essere parevano molto lente (“non finiscono mai!”), in apparenza addirittura più lunghe dei riallineamenti totali. Abbiamo completato in questi mesi un lungo lavoro di riscrittura del codice di ESSE3 e vi invitiamo a provarle con maggiore frequenza: le funzionalità, che ora appaiono anche più consistenti da un punto di vista grafico, riescono ora ad intercettare quanto non allineato o variato senza bisogno di un ulteriore controllo sul totale della popolazione. Vogliamo farvi notare che sono state impiegate molte giornate di lavoro e risorse per in una tipologia di intervento tecnico evolutivo negli anni passati considerato come non possibile… Quindi non appena le maschere vi appariranno come nelle immagini che seguono, cominciate a prendere confidenza con le tipologie di riallineamento incrementale e variazionale.

Cogliamo l’occasione per ricordare che il ricorso a riallineamenti totali è da noi deprecato e bisognerebbe ricorrervi SOLTANTO nel caso in cui

si sono stati fatti interventi diretti sulla base dati (db) senza aver aggiornato le utenze e le date di modifica dei record coinvolti;
sono state variate mappature fondamentali sulla natura dell’insegnamento (come la mappatura di un tipo credito , il tipo di riconoscimento): in tal caso, essendo mutate grandezze “macroscopiche” si dovrà procedere con un ricalcolo totale degli attributi (per i soli tipi crediti, o taf/ambito) o anche di tutte le attività (mutato il tipo di riconoscimento).

In caso contrario, la combinazione del riallineamento sulle variazioni e di quello incrementale intercetta quanto variato. Per quanto concerne gli INSEGNAMENTI OFF.F. sono inoltre presenti 3 ulteriori calcoli di dettaglio:

“Ricalcola solo attributi”, da utilizzarsi nel caso in cui si siano variati i segmenti (ad esempio per variazioni sull’Offerta spalmate sui libretti),
“Ricalcola i soli Corsi OFF.F.”, qualora si siano ricalcolati massicciamente i corsi OFF.F. di qualche CdS (ad esempio, ci accorgiamo di un errore sulla mappatura di un Percorso e si è proceduto con il ricalcolo delle Iscrizioni OFF.F.; si noti che in una casistica del genere il ricalcolo totale degli Insegnamenti per Corso ricalcolerebbe tutto, mentre il calcolo dei soli Corsi OFF.F. è più agevole ed adatto a quanto accaduto);
“Elimina Insegnamenti OFF.F. non più validi”, ripulisce gli Insegnamenti OFF.F. da esami ormai non più validi (ad esempio poiché non più superati o perché eliminati dai libretti); si noti che questa caratteristica è puramente tecnica e non influisce su nessun invio Anagrafe, visto che l’esame inviato deve risultare superato al momento dell’invio. La sua introduzione è giustificabile con la nostra presentazione “in chiaro” di tutti i processi che compongono un ricalcolo Totale.

NUOVI CONTROLLI DI CONGRUENZA

Si è introdotta tutta una nuova serie di controlli di congruenza che porta il numero complessivo a ben 67. Innanzitutto, abbiamo introdotto una nuova serie di controlli dedicati alle “Verifiche dei Titoli Conseguiti”, che vi permetterà di monitorare le incongruenze oppure le mancanze in materia; vi raccomandiamo di impegnarvi nel migliorare queste casistiche e, per quanto concerne i titoli di provenienza dei Dottorandi, a configurare opportunamente i Titoli di Accesso.

Un nuovo controllo di carriera vi segnalerà, come bloccante, gli studenti con un esito della graduatoria non sensato; ad esempio una base non sensata rispetto al voto, frutto di un’errata configurazione d’importazione della graduatoria stessa. Prestate molta attenzione a questa casistica perché la scheda 1 viene compromessa per questi studenti!

Si è reso necessario estendere l’insieme di controlli sulle “Mappature Mancanti”, arrivando ad includere indicatori sulle configurazioni tasse (Tipi esonero senza causale di riduzione, causali di riduzioni insufficienti, causali esoneri con mappature non definite, voci tasse con tipo voce nulla), che hanno mostrato in quest’annata criticità rilevate dall’ufficio Statistico MIUR. Si sono inoltre esplicitate criticità invece ben note da voi negli anni inerenti i Tipi di riconoscimenti non mappati o non sensati e i Tipi crediti non mappati; la sinergia con il gruppo dell’Offerta Formativa è indispensabile ogni qualvolta si rilevino mancanze su queste tematiche.

Infine, si introducono controlli su quelle persone con prima cittadinanza assente o non definita (e si presti sempre molta attenzione ai cittadini con doppia cittadinanza tra cui una italiana, ricordando che indicando come prima cittadinanza Italia si intende sempre un cittadino italiano, altrimenti straniero); inoltre si ha un focus migliorativo sui titoli di maturità evidenziando chi ha un anno di maturità insensato rispetto alla propria data di nascita oppure superiore all’Immatricolazione al Sistema Universitario ed infine, controllo richiestissimo anche se già ottenibile per altre via, l’elenco degli studenti senza scuola strutturata (un vero “must” post immatricolazione).

CARICAMENTO DEL DAT DEI CORSI OFF.F. DELL’ATENEO: TOTALE Vs SINGOLO ANNO

Una domanda frequente che ci viene fatta è come mai negli anni abbiamo sempre ribadito l’importanza di caricare il DAT globale di tutti i CORSI DI STUDIO OFF.F. DELL’ATENEO (la versione unica che contiene i Corsi OFF.F. di tutti gli anni accademici), mentre assai di rado abbiamo citato il DAT annuale; la ragione è che il DAT globale permette di adeguare tutte le informazioni di tutti i corsi dell’Ateneo a livello globale, cosa che il caricamento del solo DAT per singolo anno non può garantire (a meno che non lo si effettui “ad oggi” per tutti gli anni), appoggiandosi sulla valorizzazione del campo “codice interno” che è stato valorizzato dall’Ateneo nel sito dell’Offerta Formativa: ricordiamo che il “codice interno” è così definito:

CODICE INTERNO = CODICE CDS ^ ANNO ORDINAMENTO ^ CODICE PDS ^ ID SEDE

ossia

P06_cds.COD^P06_cdsord.AA_ORD_ID^P06_pdsord.COD^P06_sedi_cds.SEDE_ID

E’ ovvio che è indispensabile che non vi siano errori nel codice interno, altrimenti la fase dell’APPLICA dovrà essere evitata.

Sottolineiamo che per mezzo del caricamento unico del DAT globale siamo sicuri che tutta la tabella ministeriale dei CORSI DI STUDIO OFF.F. DELL’ATENEO risulti allineata alla luce di eventuali nuovi campi e/o informazioni che venissero ad aggiungersi, e per noi è estremamente importante che la tabella sia sempre globalmente aggiornata, rappresentando lo specchio fedele del quadro OFF.F. d’Ateneo.

Questo non vuol dire che Il DAT per singolo anno non abbia alcuna utilità; ad esempio, la fase dell’applica del DAT per singolo anno effettua una mappatura nei PERCORSI DI STUDIO puntuale sul dato Percorso che invece non è propria della fase totale. Fermo restando che, come ribadito fin dal 2005, è compito dell’Ateneo verificare le mappature sui Percorsi di Studio ed integrarle ad inizio di ogni anno accademico;, rimandiamo, sull’argomento come configurare all'”inizio” il sistema, al nostro Bollettino “ZERO” .

In generale quindi, possiamo riassumere il tutto in 2 punti, da intendersi come azioni operative necessarie e sufficienti per il buon mantenimento di queste anagrafiche principali:

caricate il DAT per il singolo anno quando siete in una fase “iniziale” dell’anno accademico, ossia quando dovete occuparvi delle mappature sui Percorsi —> ci aspettiamo che l’Ateneo lo faccia una volta ad inizio di ogni anno accademico;
premuratevi però sempre di efffettuare un caricamento TOTALE del DAT nel corso dell’anno accademico corrente, in modo che abbiate aggiornate in modo globale tutte le informazioni (quali RAD, tipo didattica, inter Ateneo) che visualizzate nella maschera PERCORSI DI STUDIO OFF.F. DELL’ATENEO; non è raro che vengano di fatti raffinate informazioni di corredo di Corsi OFF.F. passate. L’Ateneo inoltre in questa fase potrà accorgersi di avere ulteriori mappature da effettuare, che non aveva colto in precedenza —> ci aspettiamo che l’Ateneo ricorra più volte all’anno all’acquisizione del dat globale.

Infine, ricordiamo che non esiste alcuna procedura che effettui cancellazioni delle mappature effettuate su codici stabili (ossia che non subiscano la variazione della chiave Anagrafe oppure che non siano in palese conflitto, come chiavi distinte a medesimi attributi sullo stesso codice interno!); l’utilità “Elimina i codici obsoleti” in PERCORSI OFF.F. vi chiede attivamente se procedere con l’eliminazione di questi codici e vi avverte che “smapperà” i Corsi/Percorsi che le utlizzino. Nel caso in cui abbiate sentore che una mappatura sia sparita (“ma ero sicuro di aver mappato il tal percorso per il 2012…”), la causa sarà da ricercare altrove:

il dato è stato cancellato da un utente da db
oppure la mappatura era su una chiave non più lecita poiché modificata strutturalmente nel dat o in palese conflitto (solo fase di caricamento annuale)
oppure il dato è stato sovrascritto da un import globale della struttura da U-GOV (il che indica che su U-GOV NON era presente la mappatura!!!).

Ricordiamo, infine, che le mappature possono essere fissate (e quindi non più “sovrascrivibili”) dallo strumento del VIDIMA MAPPATURE che abbiamo descritto nel Bollettino ANS n. 45 – Dicembre 2011 .

DUE ANTICIPAZIONI

Vi anticipiamo che in merito ai DAT dei Corsi di Studio (e non solo), abbiamo avanzato all’Osservatorio Studenti in questi mesi una serie di proposte di modifica frutto di quanto ci avete evidenziato. Si aprirà quindi sicuramente una finestra temporale (prevediamo nei prossimi 2 mesi) per la quale l’Osservatorio rilascerà i DAT con un tracciato “riformato” che non sarà acquisibile in ESSE3. Vi preghiamo quindi di arrivare alla fine dell’anno con i codici dell’Offerta Formativa correttamente già incamerati in ESSE3.

Per quanto concerne l’Anagrafe dei Dottorandi, ad oggi non abbiamo notizie in merito alla modifica al tracciato e anticipandovi che il menù di GENERAZIONE SPEDIZIONI ANS si modificherà (nella versione 11.12.00 di ESSE3), con l’inclusione di una terza opzione dedicata alla banca dati dell’Anagrafe dei Dottorandi, che vi permetterà di produrre un file (spedizione 21 – “Scheda D – Anagrafe dei Dottorandi“), vogliamo informarvi che abbiamo a disposizione tutti i codici di tutti i corsi di dottorato delle Università, che vi renderemo disponibile tramite script di db in caso di necessità. Non abbiamo ancora concordato una futura versione di riferimento, ma chiunque abbia piacere di maneggiarli, può tranquillamente inviarci una richiesta via KIM. Questi codici andranno utilizzati per identificare, in maniera ordinata, i propri dottorati attivi in Ateneo e nel prossimo bollettino scenderemo nel dettaglio su come effettuare queste mappature per attivare il servizio.

Infine, vi facciamo notare che l’Anagrafe Dottorandi viene attualmente presentata in ESSE3 senza ricorso al POTENZIALE STUDENTE e ai riallineamenti, che non saranno quindi necessari, prendendo semplicemente i dati delle matricole attive coinvolte in Corsi di Dottorato (tipologia di corso ‘D1’ e ‘D2’) che siano mappati con il codice ministeriale emanato dal sito apposito di riferimento.

Saluti,
Christian Marcone