Bollettino ANS n. 47 – Agosto 2012

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OGGETTO: Riattribuzione Portfoli ed Istantanee ANS
Bollettino inviato martedì 28/08/2012 ore 15.30
Validità della comunicazione: ●●●●
argomenti: Compendio su Stage e Tirocini, Eventi di Ingresso, Riattribuzione dei Portfoli, Istantanee ANS, Indicatori per Nucleo di Valutazione, Insegnamenti, Mediana, Deviazione standard, UniversItaly

Gentilissimi,
in questo torrido Agosto, ci ritroviamo con questo “super” bollettino a dare il giusto risalto ad alcune tematiche rimaste decisamente nell’ombra, dedicando finalmente loro la giusta attenzione. Faremo un bel approfondimento su Stage e Tirocini, in modo da fugare definitivamente tutti i dubbi, e cominceremo a saldare il nostro “vecchio debito” su Clessidra, iniziando una carrellata dettagliata dei suoi eventi.

COMPENDIO SU STAGE E TIROCINI

È necessario fare insieme un punto della situazione in materia di stage o tirocini, visto che l’ultima volta che abbiamo approfondito l’argomento è stata nel Bollettino ANS n.22 – Gennaio 2008 , quindi oltre 4 anni e mezzo fa…
Ricordando, innanzitutto, che la ripartizione ministeriale dei CFU di carriera (scheda 6) dedica una casellina proprio agli stage/tirocini, ci aspettiamo che un attributo di un Insegnamento OFF.F. portatore di uno stage/tirocinio accenda la quinta casella, a nome CFU STAGE; ovviamente, qualora l’insegnamento di carriera non sia sovrannumerario, si accenderà anche la sesta casella finale riepilogativa CFU VALIDI PER IL CORSO.

TIPO CREDITO DI STAGE/TIROCINIO

Requisito indispensabile che definisce un’attività come di stage/tirocinio è avere la tipologia di credito mappata ministerialmente con un tipo attività di stage. Ministerialmente, sono emanati dall’Osservatorio Studenti gli stage esterni (STA), interni (STI), esteri (STE); spetta all’Ateneo definire, conformemente all’erogazione delle proprie Offerte Formative, il tipo credito adeguato. Nell’immagine di esempio che alleghiamo, un Ateneo utilizza quattro tipi credito, tre che ricalcano i tipi crediti ministeriali ed uno “aggiuntivo” (Tirocinio) mappato come stage o tirocinio esterno.

Ogni Ateneo ha quindi la massima autonomia nella creazione e nella definizione dei tipi crediti; è però indispensabile che siano presenti 3 combinazioni minime (STA,STI, STE) e che non si abbia mai un tipo credito “tappabuco” che non sia mappato ministerialmente (999) o che sia utilizzato in modo diverso dalla mappatura ministeriale. Ancora oggi permangono errori ascrivibili ad una mancata mappatura o ad una cattiva interpretazione del tipo credito, soprattutto nell’inserimento a “mano” dell’attività sul libretto (si pensi a quanti stage con tipo credito LEZ sono tutt’ora in circolazione!); per questo motivo, consigliamo fortemente di mantenere la tabella dei TIPI CREDITI pulita ed essenziale e che gli Amministratori condividano bene la conoscenza del tipo credito con i referenti dell’Offerta Formativa e con le Segreterie Studenti.

TIPOLOGIA DI RICONOSCIMENTO DI STAGE/TIROCINIO

Gli stage possono essere curriculari o frutti di riconoscimenti di carriera: sono presenti offerte formative, come per Medicina e Chirurgia, per le quali le attività di tirocinio sono integranti e non sono frutto di riconoscimenti; la maggioranza degli stage e tirocini è pero costituita da riconoscimenti di carriera ed è quindi fondamentale che la tipologia di riconoscimento utilizzata sia correttamente scelta dalla tabella TIPI RICONOSCIMENTI: nell’immagine che alleghiamo, un Ateneo ha definito tre tipi di riconoscimento di stage, di cui uno da usare esclusivamente per l’estero, mappandoli tutti con il tipo riconoscimento ministeriale STA (riconoscimento di carriera per stage/tirocinio) e alzando il flag di estero per uno di questi.

Nuovamente ricordiamo che la tabella di sistema TIPI RICONOSCIMENTO è totalmente a carico all’Ateneo, il quale provvede a codificare le tipologie di riconoscimento che desidera, curando che gli attributi di mappatura siano correttamente valorizzati. Poiché notiamo che la tipologia di riconoscimento effettivamente utilizzata nei libretti è più soggetta ad errori del tipo credito, consigliamo sempre di monitorare gli operati delle Segreterie e di provvedere con la formazione sull’argomento.

NOTA BENE: Mentre esistono 3 diversi tipi crediti di riconoscimento (STA, STI, STE), esiste un solo tipo di riconoscimento di carriera di stage/tirocinio (STA).

STAGE ESTERI E TIPO DI RICONOSCIMENTO DI MOBILITÀ

In “deroga” con quanto appena detto, ossia che ogni attività di stage riconosciuta avrà un tipo di riconoscimento di stage, per le attività con tipo credito STE (stage/tirocinio estero) si ha una corretta contabilizzazione da parte dell’Osservatorio anche se associate ad un tipo di riconoscimento di MOBILITÀ. L’Ateneo può quindi, con il massimo grado di precisione, esprimere un tirocinio all’estero svolto in un periodo di mobilità tramite un tipo credito STE e un tipo di riconoscimento di mobilità. Uno stage svolto all’estero non in un periodo di mobilità andrà invece gestito con un tipo di riconoscimento “normale” di stage; l’Ateneo potrebbe, come nell’esempio di sopra, crearsi per un suo censimento interno un tipo di riconoscimento di stage con il flag di estero alzato.

DM270: TIROCINI E LA TAF S

Una digressione forse banale ma sulla quale conviene soffermarsi un minuto. Dagli schemi di classe 270, si ha una TAF specifica denominata

“S : PER STAGES TIROCINI PRESSO IMPRESE ENTI PUBBLICI O PRIVATI ORDINI PROFESSIONALI”

che ha un proprio ambito univoco. Parallelamente, permangono ambiti univoci che esprimono TIROCINI su altre TAF, ad esempio a livello di taf F.

Nell’esempio che vi riporto, MEDICINA E CHIRURGIA, nell’evoluzione dal DM509 al DM270, in materia di stage e tirocini ha i seguenti ambiti univoci:

DM509 classe 46/S MEDICINA E CHIRURGIA

TAF F ambito univoco 2165: Tirocini

DM270 classe LM-41 MEDICINA E CHIRURGIA

TAF F ambito univoco 21289: Tirocini Formativi e di Orientamento
TAF S ambito univoco 21508: Per Stages e Tirocini Presso Imprese, Enti Pubblici o Privati, Ordini Professionali

Quindi ci si aspetta che un’Offerta Formativa 270 che presenti stage e/o tirocini su 2 TAF, si concretizzi in questo modo: questo discorso generale va inteso semplicemente come una “pulce nell’orecchio” che vi sto mettendo poiché mi è capitato di vedere da un lato una OFF.F. con determinati CFU su taf S MA sul versante dell’effettiva erogazione dei tirocini, verificando i libretti, la presenza unicamente della TAF F: la sinergia Offerta Formativa e Carriere Studenti è fondamentale. In un recente studio ANVUR le TAF S parevano in percentuale particolarmente bassa; nell’esempio riportato, il Corso si trova ad avere erogato tutto in F, pur avendo una parte in S.

ATTIVITÀ “PASTICCIATE” CHE NON SONO DI STAGE/TIROCINIO CHE ACCENDONO LA CASELLA “CFU STAGE”

Concludiamo questo compendio rammentandovi che, per una nostra convenzione adottata 6 anni fa, la casella di CFU STAGE si accende anche quando le caratteristiche dell’insegnamento paiono “pasticciate” e tali da non permettere un’individuazione univoca ed esatta della ripartizione ministeriale: questo farà scattare automaticamente un errore in fase di ERR e le attività NON di stage segnalate con questo errore evidenziano semplicemente un problema costitutivo dell’attività stessa: bisognerà quindi controllare il tipo credito, il tipo riconoscimento e l’offerta formativa dalla quale è stata prelevata.

SCHEMA RIASSUNTIVO DI UN’ATTIVITÀ DI STAGE/TIROCINIO

Concludiamo, aggiornando uno schema presentato anni fa, possiamo riassumere il nostro approfondimento nelle seguenti affermazioni:

L’AD di stage/tirocinio se è riconosciuta DEVE AVERE una tipologia di riconoscimento MINISTERIALE di stage/tirocinio, fatto salvo gli stage esteri che possono avere tipologia di riconoscimento MINISTERIALE “Crediti conseguiti presso Altre Istituzioni Straniere”.
L’AD di stage/tiricinio DEVE AVERE un tipo credito riconducibile ad uno stage/tirocinio, ossia ai ministeriali STA, STI, STE.
L’AD che non sia di stage/tirocinio che accende la casellina CFU STAGE della ripartizione ministeriale crediti (scheda 6) è un’attività “pasticciata” e quindi da controllare nei suoi dati costitutivi (tipo credito, tipo riconoscimento, offerta di riferimento).

A questo punto, direi che ogni dubbio su Stage e Tirocini dovrebbe essere stato fugato! 🙂

GESTIONE ECCEZIONI: RIATTRIBUZIONE PORTFOLIO

Ci siamo accorti di recente, analizzando le tipologie di domande pervenuteci nell’annata, di non aver mai dedicato uno spazio adeguato ad una caratteristica di ESSE3 molto utile per il (ri)calcolo dell’evento di ingresso dei portfoli dei nostri studenti: la funzionalità RIATTRIBUZIONE PORTFOLI, all’interno della GESTIONE ECCEZIONI, è poco conosciuta e assai poco usata -!- e corriamo subito ai ripari.

Dapprima, ricordiamo che la segnalazione di errore di coerenza più comune è l’avvertimento:

11050 – E’ stato utilizzato un evento ‘IN’ o ‘IS’ per uno studente con una carriera preesistente, la cui anagrafica risulta gia’ inserita

Questa segnalazione, di recente evidenziata anche dal MIUR come una delle più frequenti, indica che l’Ateneo sta mandando l’evento di ingresso speciale/indeterminato ‘IS’ per uno studente per il quale si ha già in banca dati una precedente carriera (ad esempio, ‘IN’, dovuto ad invio di altro Ateneo). Poiché quando vennero creati i primi errori di coerenza, il presente avvertimento andava a braccetto con l’errore bloccante di coerenza:

11120 – E’ stato utilizzato un evento ‘AC’ per uno studente non presente in archivio

decidemmo che qualsiasi studente che avesse intrapreso nel nostro Ateneo una carriera successiva ad una prima fatta in altro Ateneo, sarebbe stato mandato come ‘IS’, non come ‘AC’, poiché se l’altro Ateneo non avesse coerentemente inviato la prima carriera ‘IN’, voi sareste incorsi nell’errore di coerenza 11120, perdendovi lo studente.

Avete quindi tutti una fetta cospicua di studenti ‘IS’ che sicuramente possono essere tramutati in ‘AC’, tenendo presente che ormai la mediana della scheda 1 è del 100% su tutti gli Atenei. Non possiamo però procedere a tappeto su tutti questi studenti ed abbiamo bisogno di una certificazione , che ci proviene proprio dal file ERR2. La funzionalità RIATTRIBUZIONE PORTFOLI svolge questo ruolo di verifica e mutazione del portfolio: innanzitutto, caricate i file ERR2 delle schede 1; quindi aprite questa utilità e scegliete un anno accademico:

una volta avviato il processo di “Riattribuzione”, vi accorgerete che i portfoli saranno stati mutati (da ‘IS’ ad ‘AC’) e salvati come non più “aggiornabili”, quindi al riparo da futuri ricalcoli totali. Un messaggio vi guida esattamente sull’entità dei portfoli che verranno toccati dall’operazione.

Vi invitiamo ad un suo utilizzo, auspicabilmente in tempi brevi, poiché riteniamo che avere questo tipo di segnalazione tra le più frequenti in Ateneo sia un vero peccato! Ci piacerebbe che i prossimi controlli statistici MIUR non evidenzino più questa segnalazione come preponderante.

NOTA BENE: la riattribuzione dei portfoli per un anno accademico deve essere seguita, in tempi brevi, dal reinvio del potenziale di quell’anno accademico, pena la probabile perda degli studenti nelle estrazioni correlate a quella scheda, a causa del mutamento dell’evento di ingresso. Quindi suggeriamo operativamente di agire con una riattribuzione per un dato A.A. e quindi al ricalcolo delle Iscrizioni OFF.F. dell’annata e quindi al reinvio della scheda 1 relativa. Non è corretto effettuare una riattribuzione e non preoccuparsi del reinvio delle schede 1, poiché le procedure di chiusura effettuano un controllo sul potenziale inviato e quello attualmente presente e si potrebbero perdere le chiusure carriera!

APPROFONDIMENTO ISTANTANEE ANS: SCATTARE LE ISTANTANEE

Come promesso (e come così richiesto da voi in tanti ticket, e-mail e dal vivo!), incominciamo da questo bollettino una breve serie di approfondimenti sulle caratteristiche salienti di ISTANTANEE ANS – INDICATORI PER NUCLEO DI VALUTAZIONE (ex funzione CLESSIDRA). Nel Bollettino ANS n.46 – Giugno 2012 avevamo posto alla vostra attenzione il fatto che questa funzionalità sia nata per effettuare interrogazioni specifiche e di alto livello sulle carriere , nello “stile dei Nuclei di Valutazione”. Il contesto originario nel quale nacquero questi indicatori si colloca negli incontri dell’Assicurazione di Qualità nati in CRUI negli ultimi anni; con ottime probabilità, gli indicatori ANVUR seguiranno queste interrogazioni, che vi proponiamo in una veste grafica rinnovata.

Detto ciò, per comprendere il contesto nel quale opera la funzionalità, suggerisco di pensare dapprima ad una semplificazione del genere:

definiamo un’interrogazione semplice una richiesta diretta di una o più caratteristiche direttamente disponibili da una popolazione oggetto di indagine;
definiamo un’interrogazione complessa una richiesta di caratteristiche “non dirette” ma ricavabili da una data popolazione, richiesta che necessita di elaborazioni su più livelli (come elaborazioni di elaborazioni…).

Esempi di 2 interrogazioni su una popolazione A:

popolazione A: un insieme di studenti con nome, cognome, codice fiscale, matricola, cittadinanza e tutte le informazioni del portfolio

1) interrogazione semplice: selezionare le matricole, con il proprio codice fiscale, che hanno cittadinanza italiana, portfolio ‘IN’ e A.A. ingresso ANS 2011

—> è semplice perché tutte le informazioni sono direttamente disponibili sulla popolazione, si tratta solo di fare un po’ di “ordine” 🙂 Lato ANS è un‘estrazione diretta di informazioni della scheda 1 a cui si aggiunge il numero di matricola.

2) interrogazione complessa: selezionare le matricole, con il proprio codice fiscale, che hanno effettuato un passaggio di corso dal determinato corso di studio X durante l’A.A. di ingresso in Anagrafe avendo superato almeno 2 esami sul primo corso con una media superiore a 28, per A.A. ingresso ANS 2011

—> è complessa perché tutte le informazioni non sono direttamente disponibili ma bisogna ricavarle mettendo in relazione diverse elaborazioni. Lato ANS è un’estrazione che elabora informazioni di scheda 4 e 6 riportandole alla scheda 1 di riferimento, a cui si aggiunge il numero di matricola.

Detto ciò, senza dubbiola funzionalità ISTANTANEE ANS: INDICATORI PER NUCLEO DI VALUTAZIONE è propria di un contesto di interrogazioni complesse. Ricordando che la nostra popolazione di riferimento è già di per sé “complessa”, poiché è rappresentata dagli studenti entrati in A.N.S. e che hanno superato gli errori sintattici (ERR) e di coerenza (ERR2) ed è quindi il risultato di un lavoro costante ed impegnativo dell’Ateneo al fine di mantenere integre e di qualità le proprie carriere, non possiamo pensare di effettuare interrogazioni del genere in modo diretto ed è necessario scindere il processo in due parti distinte:

creazione dell’ISTANTANEA ANS
interrogazione e storicizzazione della richiesta di uno o più indicatori

Come prerequisito, gli studenti in ANS devono essere di qualità: avventurarsi in ISTANTANEE ANS sapendo di avere alte percentuali di record rifiutati a causa di problemi che ancora non si è riusciti ad affrontare, non ci pare una buona idea; ma se avete una mediana che non sfigura con la Mediana di Sistema nazionale (e gli Atenei ESSE3 sono quasi tutti al di sopra), potete avvicinarvi tranquillamente al pacchetto proposto.

Con un’Anagrafe soddisfacente e sotto controllo, iniziamo ad operare con il primo punto, scattando un’istantanea “oggi”: l’istantanea fotograferà la situazione congelata alla data “odierna “di quei dati che risultano aver superato i controlli di coerenza dell’Anagrafe. Ogni istantanea ANS rappresenta quindi un elaborato complesso che verrà poi utilizzatosuccessivamente per eventi di monitoraggio richiesti dagli indicatori per determinati corsi di studio.

Vi sono 3 tipi di istantanee, tutte basate sui dati certificati ANS a seguito della coerenza (ERR2):

Istantanea ANS ISCRITTI: fotografa la situazione globale delle iscrizioni per gli studenti 270 entrati in Anagrafe in modo coerente; denominiamo tutti questi come “studenti Clessidra”
Istantanea ANS ISCRITTI E CFU ACQUISITI: fotografa il quadro dei CFU totali acquisiti dagli “studenti Clessidra”
Instantanea ANS RIEPILOGO INSEGNAMENTI: fotografa un’analisi statistica che dettaglia i singoli insegnamenti inviati in Anagrafe.

Per ulteriori raffronti, cfr Bollettino n.45 – Dicembre 2011.

A questo punto, spetta a noi decidere quale istantanea scattare e quando: si tenga presente che ci aspettiamo che questa operazione avvenga qualche volta all’anno (nel tavolo tecnico di sopra si parlava di 2 volte all’anno, fine luglio, fine gennaio): non scatteremo quindi istantanee tutti i giorni anche perché le elaborazioni sono estremamente impegnative!

Ad istantanee create, è possibile, per un dato Anno Accademico e Corso di Studio, scegliere di analizzare una serie di indicatori (attualmente ben 131 !) che spaziano su diverse tematiche; una volta che il monitoraggio di un evento è stato effettuato (tasto “Esegui Monitoraggio”), potrete richiamarlo successivamente (tasto “Visualizza”) per un’ulteriore consultazione.

Una volta che le istantanee siano state scattate, fino a che non si provvederà con un ulteriore “scatto” (ad esempio, ogni 6 mesi), tutti gli eventi di monitoraggio degli indicatori che effettuerete si baseranno sempre e solo su queste. Quindi, non c’è nessuna ragione di invocare più volte la creazione di uno stesso indicatore se l’istantanea non è variata.

NOTA BENE: Poiché le istantanee sono fisicamente delle “viste materializzate”, queste possono corrompersi nel caso di copie di db e potrebbero non essere “attivate” la prima volta in assoluto che le si va ad utilizzare: in questa situazione, mettete un ticket e vi indicheremo come ricrearle sulla base dati. Si noti inoltre che le cifre significative dei valori numerici storicizzati, ove richiesto il decimale, sono sempre 3 (quindi 3 decimali dopo la virgola); la versione di riferimento di ESSE3 della presente trattazione è la 10.08.03.

APPROFONDIMENTO ISTANTANEE ANS: ISCRITTI E SUPERAMENTO ESAMI

Gli eventi di monitoraggio sono suddivisi in insiemi che raggruppano le interrogazioni “da Nucleo di valutazione” che vogliamo effettuare. In questo bollettino vogliamo occuparci degli insiemi che riguardano gli esami degli studenti.

Cominciamo con l’introdurvi l’insieme di monitoraggio denominato “Iscritti e Superamento Esami”, che trova nella scheda 6 la sua fonte primaria di elaborazione.

Questo permette di effettuare le seguenti interrogazioni, con risultati suddivisi in base al sesso (maschi e femmine):

Numero di Iscritti che non hanno superato Crediti nell’anno accademico in relazione ad ogni anno di corso.
Numero di Iscritti che hanno superato fino a N* CFU nell’A.A.
1° quartile dei CFU superati dagli iscritti in un anno accademico con un numero di CFU tra 1 e N *.
Mediana (2° quartile) dei CFU superati dagli iscritti in un anno accademico con un numero di CFU tra 1 e N *.
3° quartile dei CFU superati dagli iscritti in un anno accademico con un numero di CFU tra 1 e N *.
Media dei CFU superati dagli iscritti in un anno accademico con un numero di CFU tra 1 e N*
Deviazione standard superati dagli iscritti in un anno accademico con un numero di CFU tra 1 e N*
- * N=60, 120, 180, 240, 360; il riferimento è rispettivamente al 1°,2°,3°,4°,5°,6° anno di corso, compatibilmente con il tipo di corso

Qualche considerazione personale: le indagini sul numero di iscritti che non hanno superato esami in relazione ad ogni anno di corso ci pare tra le rilevazioni più utili, specialmente per il primo anno di corso; la suddivisione N CFU per anno di corso ci permette di visionare l’andamento dei superamenti per anno; la deviazione standard fornisce un’idea della variabilità del numero totale di superamenti (se bassa, indicherà che tutti gli studenti sono vicini tra loro nel superamento degli esami -che si spera non sia zero però! :-)-); la media dei CFU superati è l’indicatore privilegiato per capire l’andamento dei superamenti, mentre le 3 “suddivisioni” di 1° quartile, mediana, 3° quartile sono un raffinamento statistico.

APPROFONDIMENTO ISTANTANEE ANS: INSEGNAMENTI, FREQUENZE E SUPERAMENTI

Esaminiamo ora il secondo ed ultimo insieme di eventi sull’argomento esami, dedicato specificatamente ad uno studio sulle singole attività superate ed inviate in Anagrafe.
L’insieme di eventi “Insegnamenti: Analisi delle Frequenze e dei Superamenti” si occupa di scandagliare tutti gli esami inviati in Anagrafe, al fine di avere un quadro completo sulla numerosità dei loro superamenti, nonché sulla qualità degli stessi. Nuovamente è la scheda 6 l’origine dei dati che vengono qui elaborati .

Le interrogazioni sono 4, da intendersi moltiplicate per tutti gli insegnamenti, e sono totali, senza suddivisione per sesso o anno corso:

Totale studenti frequentanti l’insegnamento per dato A.A. e Corso di studio
Totale studenti che hanno superato l’insegnamento per dato A.A. e Corso di studio
Voto medio per l’insegnamento per dato A.A. e Corso di studio
Deviazione standard per l’insegnamento per dato A.A. e Corso di studio

Aggiungo qualche mia ulteriore considerazione: il Totale degli studenti frequentanti è ottenuto in “leggera” deroga al requisito di completa aderenza ANS, tramite il conteggio sui libretti degli studenti con ‘anno di frequenza uguale all’anno di interrogazione/superamento; il “30 e lode” è rendicontato come 31; un quadro completo su questo versante sarà soddisfacente solo per schede 6 di ottima qualità, altrimenti il risultato sarà comunque viziato (indipendentemente in alto o in basso).

UNIVERSITALY ESPONE I DATI ANAGRAFE

Concludiamo il nostro bollettino facendovi notare che è in linea, dall’11 luglio, il portale ministeriale UNIVERSITALY , realizzato dal Dipartimento MIUR del CINECA; il sito, estremamente chiaro e ricco di informazioni, nonché graficamente fresco e piacevole, si rivolge ad un pubblico molto vasto, con lo scopo di avvicinare tutti al Mondo dell’Università e di indirizzare gli studenti verso la scelta più opportuna dell’Offerta formativa desiderata.

In quanto voi tutti massimi esperti delle rispettive Università, Vi invito a visitare il sito, anche perché essendo molto “sponsorizzato” dal MIUR, è bene essere aggiornati sulle informazioni che riporta: non sarà superfluo il mio farvi notare che per ogni corso di studio è presente su UNIVERSITALY un riepilogo degli “Iscritti e Laureati” , con i dati prelevati, naturalmente, dall’Anagrafe. Come sempre, vi invito alla massima attenzione nella cura dei Laureati, privilegiando “in primis” i corsi a basso numero di iscritti ed i corsi ad accesso programmato.

Un saluto e ci sentiremo presto, con le molte novità in “pentola” in questa rovente estate. 🙂

Christian Marcone