Blog ESSE3 ANS

Vademecum ANS (FAQ)

… ovvero …  Tutto quello che DOVrEsTE sapere sull’Anagrafe Nazionale Studenti & ESSE3 e non avete mai osato … approfondire! 🙂

Questa pagina è dedicata alle domande frequenti inerenti problematiche e  controlli da effettuare, ripartiti per scheda, sulle vostre base dati.

I n d i c e    d e g l i    A r g o m e n t i

—> “7 punti per cominciare ad inviare i dati in ANS” <—

TABELLE MINISTERIALI, POTENZIALE STUDENTI & PORTFOLIO, CORSO OFF.F. & REGOLAMENTI STUDENTE, DEPOSITO, CONTROLLI DI CONGRUENZA

SPEDIZIONI:
MODALITA’ DI INVIO, 1 AVVIO CARRIERA, 2 TITOLI, 3 CREDITI IN INGRESSO, 4 EVENTI DI CARRIERA, 5 – VARIAZIONI AMMINISTRATIVE, 6 – ESAMI SUPERATI,  7 CHIUSURA CARRIERA

TABELLE MINISTERIALI

rappresentano l’acquisizione a sistema delle tabelle rese disponibili come file DAT dall’Osservatorio Studenti

Cosa ricordare:

le tabelle ministeriali vanno tenute aggiornate a seguito delle comunicazioni dell’OSD e/o nostre; si ricorda che la gestione è totalmente a carico dell’Ateneo.

Problemi noti:

  1. il caricamento di un DAT non va a buon fine-> se la tabella ministeriale in questione (ad esempio, Corsi di Studio di Tutti gli Atenei) dipende da altre tabelle (ad esempio, Facoltà), bisogna innanzitutto accertarsi di aver correttamente eseguito le operazioni di aggiornamento delle precedenti, nell’ordine corretto. Ripetere le operazioni di aggiornamento delle anagrafiche dalle quali la presente tabella dipende, quindi ricaricare il dat in questione.
  2. il file dei Corsi di Studio (o simile) dà errore in atto di caricamento -> l’ultimo aggiornamento può aver introdotto errori sintattici nel file che ne impediscono l’elaborazione; se non ne venite a capo avvertiteci per effettuare un controllo; in ogni modo, bisognerà avvisare l’Osservatorio Studenti, una volta appurato un problema sintattico sul DAT.
  3. l’applica del DAT non è attivo per una determinata anagrafica-> la fase dell’APPLICA è attiva solo per certe anagrafiche; ad esempio per i COMUNI MIUR, questa fase inserisce nel sistema Comuni precedentemente non presenti nella Rubrica d’Ateneo.
  4. l’applica del DAT dei Corsi di Studio dell’Ateneo non va a buon fine-> innanzitutto è fondamentale che nel sistema i codici dei Corsi Off. F. siano annualmente acquisiti; la fase dell’APPLICA tenta di associare nuovi codici a percorsi già mappati in anni precedenti; è ovvio che mancate mappature o “pasticci” in queste per l’anno precedente pregiudichino la tentata mappatura per l’anno corrente. Un errore nell’APPLICA è sintomo che le mappature dei percorsi non sono curate.
  5. è assente il codice interclasse sui percorsi di un corso di studio interclasse (maschera PERCORSI DI STUDIO) -> l’assenza della mappatura del codice interclasse a livello di Percorso di Studio, segnalata da un semaforino rosso e da un’allerta nei CONTROLLI DI CONGRUENZA, significa semplicemente che la mappatura è stata emanata “monca” del tal codice all’atto dell’acquisizione del dato a sistema. L’Ateneo deve controllare che la OFF.F. abbia emanato il codice; riacquisire il dat e verificare che nei Percorsi OFF.F. del tal codicione vi siano i codici interclasse; quindi eliminare la mappatura a livello di PERCORSO DI STUDIO e reinserirla.

POTENZIALE STUDENTI & PORTFOLIO

rappresenta il bacino di studenti potenziale da trasmettere in Anagrafe Nazionale Studenti. Ogni studente ha un proprio portfolio che identifica le informazioni di base dell’anno accademico di entrata in ANS; l’unione di tutti i portfoli di un dato anno accademico rappresenta il Potenziale Studenti di quell’annata.

Cosa ricordare:

sono trasmessi in Anagrafe soltanto quegli studenti con portfolio (riga nella P01_STU_ANS) che non abbia il flag di esclusione alzato.

Problemi noti:

  1. uno studente non ha portfolio!-> generarlo a livello di RIEPILOGO CARRIERA ANS; accertarsi che la prima iscrizione reale coinvolta non abbia problemi (cfr CONTROLLI DI CONGRUENZA, ad esempio sede nulla); se la carriera è ANTE RIFORMA (AR), accertarsi che il regolamento sia sempre minore o uguale dell’anno accademico 2000/2001, storicizzazioni del regolamento comprese (ovviamente per le matricole coinvolte in corsi ante riforma in date di validità compatibili con le iscrizioni ante in gioco); in particolare, se la storicizzazione dei regolamenti è confusa o sovrabbondante, il portfolio potrebbe non crearsi ed è quindi necessario operare con cura rimuovendo i dati non necessari che stanno creando conflitto.
  2. malgrado lo studente abbia un’immatricolazione perfezionata, non si genera il suo portfolio!-> appurato che l’iscrizione sia reale, verificare la sensatezza della data di iscrizione con la terna delle date di immatricolazione; probabilmente la data di iscrizione non coincide con la data di immatricolazione/Ingr. Ateneo e/o risultano non sensate (cronologicamente!) le informazioni di inizio carriera e di immatricolazione al Sistema Universitario. Si noti inoltre che la diseguaglianza delle date di Ingr. Ateneo e Inizio Carriera sono proprie soltanto dei trasferiti in ingresso (e ne è un elemento caratterizzante) e che la data Imm.S.U. sarà corretta se avvenuta in seguito all’acquisizione del diploma. In generale, si prega di controllare la sensatezza delle tre coppie componenti la terna (ad esempio, un inizio carriera posteriore all’immatricolazione è un dato insensato!), nonché della terna stessa con la data di iscrizione all’atto del perfezionamento dell’iscrizione. NOTA BENE: qualora abbiate effettuato un ricalcolo totale del Potenziale e vi accorgiate che uno studente non ha portfolio, questi molto probabilmente è stato perfezionato DOPO l’inizio del riallineamento del Potenziale. Procedete quindi con un suo ricalcolo in RIEPILOGO CARRIERA ANS.
  3. la generazione del potenziale mi dà errore-> forse i progressivi del sistema sono diseallineati: cancellare dalla FW_PROGRESSIVI il progressivo a nome P15_MON_STAT.P15_MON_STAT.MON_STAT_ID.
  4. Il Potenziale Studenti di un certo anno accademico è diverso dal numero di studenti entrati in Anagrafe -> se è minore, sicuramente vi saranno studenti rifiutati a seguito dell’acquisizione dell’ERR; se è maggiore, molto probabilmente nel precedente invio vi erano carriere di seguito chiuse per errata immatricolazione.  Dopo un allineamento, procedere nuovamente con l’invio delle schede 1 e 4 (vedi sotto).
  5. uno studente ha più portfoli associati  -> controllate la data di inizio carriera; molto probabilmente è un trasferito in ingresso gestito però con i dati di inizio carriera uguali all’immatricolazione in Ateneo; questo è sbagliato, poiché la carriera prosegue nel vostro Ateneo ma è nata antecedentemente. Ricordate sempre che la data di inizio carriera è sempre antecedente all’immatricolazione/ngresso in Ateneo per un trasferito in ingresso.
  6. noto che gli studenti in Joint Degree e/o Double Degree non vengono elaborati per gli invii in Anagrafe e sono tutti senza portfolio -> per convenzione, furono esclusi dagli invii in Anagrafe tutte le carriere con profili afferibili ai Joint Degree e Double Degree (l’esclusione è visibile nella funzione PANNELLO DI CONTROLLO>ECCEZIONI>ESCLUSIONI CARRIERE); l’Ateneo che avesse effettuato immatricolazioni per questi profili a corsi presenti in Offerta Formativa, e che quindi ha di fatto carriere del tutto incanalabili in CdS conformi all’OFF.F., può rimuovere il vincolo dalle eccezioni ed effettuare un calcolo del Potenziale Studenti per le annate coinvolte. Rimandiamo alla pagina del Wiki di ESSE3 dedicata a questi corsi: Configurazione Immatricolazione Joint Degree e Double Degree
  7. l’allerta sul Potenziale mi dice di sbloccare dei portfoli e di ricalcolarli -> vi possono essere situazioni in cui un portfolio è stato reso non aggiornabile (da RIEPILOGO CARRIERA ANS) ma questo crea conflitti nei calcoli e nei controlli sulle Iscrizioni OFF.F., sempre dovuti a successive modifiche dei dati: il sistema quindi segnala le persone per le quali è necessario sbloccare il portfolio, abbassando il flag di “non aggiornabilità” e ricalcolando il portfolio, il tutto si risolve.

CORSO OFF.F. E REGOLAMENTI STUDENTE

il Corso OFF.F. è il codice dell’Offerta Formativa che specifica l’iscrizione di riferimento dello studente. E’ fondamentale che la sua valorizzazione sia corretta, perché valori non definiti o non sensati comporteranno il rifiuto del record. (Per ulteriori informazioni:  Glossario ANS). La funzione REGOLAMENTI STUDENTI è il luogo che raccorda le informazioni a livello di anno di regolamento e profilo studente con tutto quanto si è voluto conservare nei relativi storici, al fine di ricostruire la carriera in modo corretto ed equilibrato.

Cosa ricordare:

Bisogna tenere a mente che principalmente è l’anno di regolamento la variabile che può dare luogo, se valorizzato in modo non sensato, ad un Corso OFF.F. 9999999999 (indefinito). Ruolo fondamentale è giocato dallo storico del regolamento e dallo storico del profilo studente (per i corsi interclassi), contenuti nella funzione REGOLAMENTI STUDENTE.

Problemi noti:

  1. in RIEPILOGO CARRIERA ANS ho un Corso OFF.F. non definito, malgrado i ricalcoli nel tab “Iscrizioni OFF.F.”; entrando in REGOLAMENTI STUDENTE, il Corso OFF.F. non definito improvvisamente viene calcolato dal medesimo tab!  -> bisogna comprendere che REGOLAMENTI STUDENTE contiene delle utilità di raccordo che ripuliscono dati ridondanti, nonché inseriscono inseriscono dati fondamentali considerati mancanti a livello di storico. Se vi sono quindi delle deficienze a livello di storico (del profilo e/o del regolamento) è tappa OBBLIGATA controllare la situazione da REGOLAMENTI STUDENTI. Quindi non vi è nessuna difformità di calcolo rispetto a RIEPILOGO CARRIERA ANS; semplicemente, ci si è imbattuti in una situazione per cui entrando in REGOLAMENTI STUDENTI sono state intercettate (e corrette) brutture e mancanze, che sono la ragione per cui il ricalcolo ora dà esito soddisfacente.

DEPOSITO

rappresenta il luogo dove vengono scartati i record inerenti violazioni della base dati Anagrafe; queste informazioni possono richiedere l’ausilio dei vostri amministratori di data base.

Cosa ricordare:

Gli errori sono o di migrazione o di data entry di informazioni non lecite nello schema anagrafe (come più iscrizioni reali lo stesso giorno). Il DEPOSITO va utilizzato da utenti Amministratori. Non tutte le casistiche sono correggibili da ESSE3; può essere quindi necessario l’ausilio degli amministratori di DBA per la correzione dei dati.

Problemi noti:

  1. vengono inseriti nel DEPOSITO errori di violazione base dati inerenti l’invio di più eventi di carriera nell’anno accademico per un dato studente -> essendo la ricostruzione cronologica, vanno evitate, per scelta convenzionale (o di sopravvivenza!), più iscrizioni reali di uno stesso studente nella MEDESIMA data: ad esempio, un rinnovo di iscrizione (IA) ed un passaggio di corso (PC) nella stessa data non sono ammessi; nel tal caso suggeriamo di ANNULLARE (X ANN) l’evento ri rinnovo di iscrizione (che si troverà in X P) OPPURE di agire sulle date, ad esempio mutando di un giorno la seconda.
  2. viene inserito nel DEPOSITO un errore che ci pare ascrivibile alla larghezza / dimensione di un campo per un dato evento -> conviene controllare con cura tutti i campi “inviabili” per la determinata spedizione, eventualmente provando il simulatore. Sarà presente una variabile infatti con una valorizzazione non sensata; ad esempio, una tassa di 800.000 euro (errore di migrazione per le vecchie 800.000 lire) rappresenterà una violazione logica e fisica che verrà qui depositata fino a correzione avvenuta. Altro caso molto comunque è una base insensata in un punteggio in graduatoria (ad esempio, 60/1 in luogo di 60/100).
  3. viene inserito nel DEPOSITO un errore ascrivibile ad un evento ’99’  -> l’evento ’99’ si genera quando vi sono dei problemi inerenti le iscrizioni reali e quindi OFF.F. dello studente: controllate la bontà cronologica della ricostruzione e la presenza di informazioni fondanti (quali sede ed anno di corso). E’ sufficiente una verifica dal tab ISCRIZIONI OFF.F. (ad esempio in RIEPILOGO CARRIERA ANS).

CONTROLLI DI CONGRUENZA

è il luogo ufficiale per monitorare la bontà della base dati del sistema, per individuare situazioni non corrette nonché evidenti incoerenze che pregiudicherebbero irrimediabilmente gli invii al Ministero. 

Cosa ricordare:

Le incongruenze mostrate sono presentate suddivise in gruppo omogeneo di controlli (ad esempio, Controlli sulle Carriere, Controlli di Coerenza dei Dati Anagrafici, ecc…), ognuno dei quali restituisce un valore numerico e un indicatore semaforico, ad indicare la criticità della situazione: una parte dei controlli è tipicamente ascrivibile alla gestione lato Segreteria Studenti, mentre la rimanente riguarda gli utenti Amministratori e le configurazioni principali (come a livello di Struttura Didattica e Mappature). Ogni gruppo di controlli si poggia su una vista materializzata. E’ importante aggiornare con frequenza i CONTROLLI DI CONGRUENZA (almeno una volta al mese!) e procedere con le relative correzioni.

Problemi noti:

  1. il sistema mi indica che è “necessario eseguire un nuovo monitoraggio”  -> il sistema obbliga a rinfrescare un controllo qualora siano passati più di 30 giorni dalla sua ultima esecuzione. Nel caso in cui l’insieme dei controlli risulti “danneggiato” o vuoto (ad esempio, per un passaggio di versione), è obbligatorio eseguire un nuovo monitoraggio per allineare la situazione.
  2. effettuando la stampa di un controllo di congruenza non ottengo nulla mentre da maschera mi viene visualizzato un numero maggiore di zero  -> la maschera riporta risultati storicizzati ad una certa data; se la vista materializzata è corrotta (può capitare nelle copie dei database o nei cambi di versione) essa risulterà vuota. Nel caso in cui la soluzione del punto 1 non la riempia, l’oggetto andrà ricreato lato DB. Inserite un ticket in quest’ultima situazione.
  3. come faccio ad estrapolare i dati di un controllo per i quali non vi è il report specifico  -> per i primi insiemi di controlli, vi è sempre un report che vi riporta i risultati numerici. Per gli insiemi venuti dopo, i report non furono prodotti ma furono messe a disposizione delle ELABORAZIONI QUERY standard, che potete agevolmente trovare nella relativa funzionalità. In ogni modo, per ottenere i dati da ogni insieme di controllo, vi elenchiamo le viste materializzate di riferimento:
    1. Anni accademici e date di immatricolazione ->  MV15_MON_AA_DATA
    2. Controlli sulle carriere -> MV15_MON_CARR
    3. Congruenza dei dati anagrafici -> MV15_MON_PERS
    4. Incongruenze nelle iscrizioni -> MV15_MON_ISCR
    5. Incongruenze degli Insegnamenti OFF.F. -> MV15_MON_INSEGNAMENTI
    6. Verifiche sui titoli conseguiti -> MV15_MON_TITOLI
    7. Struttura dei corsi di studio -> MV15_MON_STRUTTURA
    8. Mappature Mancanti -> MV15_MON_MAPP

MODALITA’ DI INVIO DELLE SPEDIZIONI

Cosa ricordare:

Riassumiamo le diverse modalità di invio delle spedizioni in Anagrafe:

  • R: la modalità R (totale) rimanda, per un dato anno accademico, tutti i record della determinata scheda e quanto precedentemente caricato in Osservatorio viene completamente sovrascritto. Ad esempio, la scheda 2001 1R, invia tutti gli studenti che hanno avviato una carriera in Anagrafe nel 2001/2002 e il suo invio ricopre quanto precedentemente inviato.
  • N: la modalità N (ad eventi) invia gli incrementi, rispetto a quanto è attualmente caricato in Osservatorio, più tutti i record che nell’invio precedente sono risultati rifiutati. Ad esempio, la scheda 2001 1N, invia i nuovi studenti, rispetto alla precedente 2001 1R,  che hanno inviato una carriera in Anagrafe nel 2001/2002 nell’ultimo periodo; in più, invia anche gli studenti che erano stati precedentemente inviati ma erano stati rifiutati (a causa di un errore bloccante segnalato dal file ERR).
  • S: la modalità S (sostitutiva) permette di inviare i dati di un insieme di persone (codici fiscali) scelti e di ricoprire totalmente le informazioni precedentemente inviate. Ad esempio, la scheda 2001 6S per un codice fiscale AAABBB95D28A001W, invia tutti gli esami superati dal dato codice fiscale per l’anno accademico 2001/2002, eliminando di fatto quanto precedentemente caricato all’Osservatorio per il dato studente; la scheda può contenere anche record nuovi (esami in più) e va usata solo per questo scopo. Se uno studente NON è mai entrato in Anagrafe, non può essere usata (NON HA SENSO inviare una scheda 2001 1S per uno studente mai entrato in Anagrafe).
  • E: la modalità E (eliminazione) permette di eliminare dei record inviati erroneamente. Ad esempio, la scheda 2001 1E per un insieme di studenti, eliminerà i record precedentemente inviati (ad esempio in una precedente 2001 1R o 1N) e, di corredo, eliminerà anche i record figli sulle altre schede. Il suo uso è raccomandato quando erroneamente si sono inviate carriere ad oggi fittizie. Un’alternativa è reinviare in modalità R tutte le schede in cui sono coinvolti gli studenti da eliminare.
  • C: la modalità C (correttiva per codice fiscale)  permette velocemente di correggere il dato anagrafico del codice fiscale per uno studente entrato in scheda1. Ad esempio, la scheda 2001 1C del codice fiscale AAABBB95D28A001W crea un record, contente il vecchio codice fiscale (caricato in Anagrafe) ed il nuovo, grazie al quale in Anagrafe avverrà il cambio del codice. La modalità non è attiva per altre schede. NOTA BENE: attenzione a non esagerare con le correttive, soprattutto per la medesima persona, perché il sistema Anagrafe potrebbe non recepire più il codice fiscale di riferimento; in tal caso, è necessario rinfrescare con delle schede R i vari anni accademici.

SCHEDA 1

Cosa ricordare:

il 1° Corso Off. F. è calcolato invocando il Potenziale Studenti e corrisponde  al Corso Off. F. del portfolio di ogni studente, che ne permette l’entrata in Anagrafe. Si ricordi che gli anni accademici minimo e massimo di invio sono regolati dai parametri di configurazione del modulo 15 ANS_AA_MIN e ANS_AA_MAX; quest’ultimo andrà aumentato necessariamente all’inizio di un nuovo anno accademico.

Problemi noti:

  1. lo studente è rifiutato con errore 110 (Il corso indicato non e’ presente nell’Ateneo per l’anno specificato)-> valido anche per la scheda 4, il tutto si realizza poiché l’anno di regolamento associato all’iscrizione è fuori dal range della Off. F. del corso oppure perché non è presente una chiave anagrafe per il dato anno accademico di regolamento a livello di percorso di studio. Nel primo caso correggere il regolamento; nel secondo caso controllare le associazioni sui curricula delle chiavi anagrafe. Il ragionamento è valido anche per le schede 4.
  2. lo studente aveva I° Corso Off. F. 999999999; malgrado abbia corretto i problemi di mappatura, nell’invio della schede rimane generico. -> sebbene si sia corretto O l’anno di regolamento O la mappatura del percorso di studio, non si è proceduto con il rinfrescare il portfolio dello studente.
  3. il file ERR mi restituisce l’errore 110 ma il Corso è  definito (ad esempio, 12345), non è 9999999999 -> questo è indicatore che l’Osservatorio sta rifiutando il corso definito inviato perché incompatibile con la OFF.F. di riferimento: se si inviasse per un primo anno di corso di questo anno accademico un Corso OFF.F. dell’anno scorso, questo dato verrebbe  rifiutato. Controllare eventualmente che il Corso OFF.F. non sia obsoleto e quindi cancellato di fatto dalla OFF.F.. Il ragionamento è valido anche per le schede 4.
  4. malgrado una certa iscrizione sia riferita ad un determinato anno accademico di regolamento, il Corso Off.F. calcolato è relativo ad un altro anno accademico di regolamento. -> valido per diverse schede (1,4,7) controllate lo storico dei Regolamenti in REGOLAMENTI STUDENTI. Evidentemente è presente un altro anno accademico di regolamento nello storico, con data uguale (o compatibile) al regolamento effettivamente valido. Ad esempio: dalla data di validità di ieri lo studente ha il regolamento 2008/09 ma trovo nello storico una riga, sempre con data di validità ieri, con il regolamento 2007/08!
  5. il file ERR2 restituisce l’errore 11050 – “E’ stato utilizzato un evento ‘IN’ o ‘IS’ per uno studente con una carriera preesistente, la cui anagrafica risulta gia’ inserita” -> indica che nella banca dati MIUR la tal persona ha sicuramente una carriera precedentemente comunicata (da un altro Ateneo) che risulti coerente. Si noti che un Ateneo non potrebbe inviare “ad occhi chiusi” l’evento AC senza che l’IN sia stato certificato da un suo stesso invio, perché in caso contrario incorrerebbe in un errore bloccante di coerenza, perdendo lo studente: per questo motivo l’evento d’ufficio calcolato, in questa situazione, è IS.  Per tramutare in AC le carriere IS segnalate dal tal avvertimento di coerenza, potete utilizzare l’utilità di RIATTRIBUZIONI PORTFOLI (“da IN/IS ad AC”) in  PANNELLO DI CONTROLLO>GESTIONE ECCEZIONI>ECCEZIONI SULLE CARRIERE, per riattribuire automaticamente l’evento sul portfolio; il tutto renderà il portfolio stesso non più modificabile.
  6. l’esito della graduatoria è non definito, malgrado lo studente sia correttamente agganciato alla graduatoria del concorso -> bisogna verificare che lo studente abbia la stessa categoria amministrativa della graduatoria nella quale è risultato vincitore, ovviamente per concorso a categoria amministrativa. Il dato è modificabile dalle Iscrizioni. È anche della SCHEDA 4.
  7. il file ERR mi restituisce l’errore 1560 – i cfu indicati sono insufficienti per l’anno di corso specificato -> vi viene fatto rilevare che l’iscrizione ad un anno di corso maggiore del 1° non è corredata da un numero di CFU di ingresso sufficienti (ad esempio, ho un’iscrizione al 3°anno con 0 CFU convalidati o riconosciuti d’ingresso). Controllare le attività didattiche “abbonate” e le si riconduca alle opportune configurazioni di ingresso (convalide, riconoscimenti di ingresso).

TRASFERITO IN INGRESSO ANTE – POST:

lo studente va trasmesso nella scheda 1, poiché non è mai entrato in Anagrafe prima.

Cosa ricordare:

un ante-post entra nella 1 (IN, IS), un post-post è un TI della scheda 4

Problemi noti:

  1. un trasferito in ingresso ante-post ha nel portfolio un evento TI invece di un evento della 1-> controllare che in GESTIONE STUDENTI il flag di opzione sia alzato (1);  Verificare nelle iscrizioni pregresse la presenza di un corso ante riforma come corso di provenienza, quindi ultimo. In caso di errore nella valorizzazione del corso delle iscrizioni pregresse, togliere e mettere il corso giusto (ad esempio un corso ante invece che post di un altro Ateneo).

SCHEDA 2

SCUOLA SUPERIORE DI MATURITÀ

Le Scuole Superiori nuove entrano nel sistema ESSE3 automaticamente al caricamento della tabella ministeriale.

Cosa ricordare:

si inviano le informazioni di maturità che danno diritto all’accesso al Sistema Universitario Italiano (no secondi titoli di maturità, ecc…)

Problemi noti:

  1. malgrado la presenza dei dati, la trasmissione degli stessi (o di alcuni) è non definita-> controllare la sensatezza della triade di anni/date di immatricolazione in GESTIONE STUDENTI rispetto all’anno scolastico di maturità (ad esempio, una maturità conseguita nell’estate 2010 e lo studente risulta avere un’A.A.Imm. e/o A.A.Inizio Carriera e/o A.A.Imm.S.U. 2009/10 -!-); la maturità usata deve essere precedente all’Imm.S.U.
  2. mi viene rifiutata l’informazione inerente una scuola superiore, malgrado sia stata inviata come definita (ad esempio 12345) -> la scuola è rifiutata poiché non è più attiva; per prima cosa controllare se la scuola dell’esempio è TUTTORA presente nella tabella ministeriale SCUOLE SUPERIORI MIUR (che va quindi tenuta aggiornata); non trovandola più, è necessario rimappare la scuola superiore nella rubrica d’Ateneo SCUOLE SUPERIORI.
  3. sebbene lo studente abbia un titolo di scuola superiore straniero, la scheda 2 pare non gestirlo correttamente -> la gestione del titolo straniero si basa sulla nazione di ordinamento e sulla nazione di conseguimento del titolo di maturità: in modo particolare, per un titolo straniero la nazione di ordinamento è  straniera, mentre la nazione di conseguimento può essere italiana o straniera; invece, un titolo con ordinamento italiano e conseguito all’estero è un titolo comunque italiano. Per un titolo di diploma straniero, si avranno quindi i seguenti tratti distintivi: scuola 9999998 ISTITUTO ESTERO, tipo diploma 9998 Diploma estero, voto di diploma 9998 Voto di Diploma o laurea esteri, nazione di diploma estera.  Per una maturità d’ordinamento italiano conseguita in una scuola estera invece: scuola 9999996 ISTITUTO SUPERIORE STATALE ITALIANO ALL’ESTERO e come nazione diploma l’invio della nazione estera di conseguimento del titolo.
  4. si nota un calo di record in scheda 2 per un certo Anno Accademico, malgrado il numero di studenti entrato in Anagrafe sia lo stesso -> si trasmettono i diplomi di scuola superiore esclusivamente degli studenti con portfolio di tipo ‘IN’,’IS’,’TI’; gli studenti ‘AC’ non hanno l’invio del dato; il discorso è inoltre esteso anche ai titoli universitari se conseguiti in una carriera inviata in ANS, cosicché non si rinvii un titolo di una carriera inviata nella sua totalità dall’Ateneo. Poiché la riattribuzione muta studenti ‘IS’ in ‘AC’, ‘AC’ tende a crescere e questo di conseguenza porta una diminuzione di record in scheda 2: il calo dei record è quindi fisiologico. 

TITOLI UNIVERSITARI

I titoli di laurea spaziano dalle vecchie lauree ai titoli post-lauream, includendo anche titoli stranieri.

Cosa ricordare:

si inviano le informazioni inerente i titoli universitari già conseguiti dagli studenti entrati in Anagrafe Nazionale Studenti

Problemi noti:

  1. non vengono inviati dei titoli universitari-> controllare che risultino mappati; se infatti un titolo universitario è a mappatura ’99’, per convenzione non viene inviato. I titoli universitari che rientrano nel punto 4 precedente non sono più inviati. Infine, tutti i titoli di laurea (anche stranieri) devono avere il campo anno accademico di conseguimento valorizzato; nel caso di titolo straniero in nazioni in apparente non compatibilità nell’identificazione dell’anno accademico del titolo, si proceda con una valorizzazione basata sul sistema accademico italiano.

SCHEDA 3

INVIO ATTIVITÀ DI INGRESSO

Attività riconosciute di ingresso e convalide, insieme ai debiti di ingresso, sono oggetto di questa scheda.

Cosa ricordare:

curare la tabella TIPI RICONOSCIMENTO e sancire inequivocabilmente i riconoscimenti da ingresso (scheda 3) da quelli di carriera (scheda 6); inoltre le attività riconosciute (P11_AD_SCE.ric_id=2) debbono avere una tipologia di riconoscimento di ingresso sui libretti (P11_AD_SCE.tipo_ric_cod).

Problemi noti:

  1. non vengono inviate convalide a seguito di passaggi o altri eventi di carriera-> la scheda 3 è dipendente dalla 1 e dalla 4; rifare la 3 dopo essersi accertati che gli eventi di carriera che si sta osservando siano stati caricati nella 4. Altra causa di non invio è la mancanza dei dati di competenza (ANNO DI COMPETENZA e/o DATA DI COMPETENZA): dovete invocare AGGIORNA CARRIERE procedura COMP_LIB.
  2. vengono segnalati “massivamente” errori o avvertimenti su attività didattiche riconosciute-> verificare che le attività didattiche riconosciute abbiano valorizzato il tipo riconoscimento
  3. viene segnalato un peso “eccessivo” in merito all’invio di attività didattiche di ingresso-> il problema non è tanto per il peso dell’attività didattica, quanto per il peso del segmento inviato. Nel caso in cui si sia gestito un riconoscimento di ingresso “massiccio” (ad esempio 180 CFU da una triennale) come un’unica attività, è importante che vengano specificate le suddivisioni in ambito univoco e SSD della stessa.
  4. non vengono inviate attività didattiche sovrannumerarie -> le attività di ingresso sovrannumerarie non sono inviate poiché non concorrono ai crediti di ingresso “abbonati” per la laurea e quindi il loro invio non è da effettuarsi. Esami sovrannumerari superati di carriera sono invece tranquillamente inviati in scheda 6.

SCHEDA 4

NON VENGONO INVIATI EVENTI DI CARRIERA

Ogni evento di carriera seguente l’immatricolazione ed antecedente la chiusura (quindi rinnovo di iscrizione, passaggio di corso, cambio di regolamento, trasferimenti) è intercettato in questa scheda.

Cosa ricordare:

le iscrizioni da monitorare sono quelle definite “REALI” (attive, chiuse per passaggio, sospese per tasse se l’Ateneo ha parametro di configurazione ANS_ISCR_SXT a 1). NOTA BENE! è fondamentale che le date siano sensate poiché la ricostruzione è cronologica!

Problemi noti:

  1. non vengono inviate iscrizioni per uno studente -> appurato ovviamente che ogni evento di carriera sia relativo ad un’iscrizione reale (una X ANN non è certo da inviarsi!), controllare la sensatezza della data di ogni iscrizione nel contesto della carriera dello studente.
  2. vengono segnalati errori  inerenti l’invio di più eventi di carriera nello stesso anno accademico per un dato studente -> essendo la ricostruzione cronologica, vanno evitate, per scelta convenzionale del quadro Anagrafe, più iscrizioni reali di uno studente a medesima data: un rinnovo di iscrizione (IA) ed un passaggio di corso (PC) nella stessa data non sono ammessi (iscrizioni X P e A); nel tal caso suggeriamo di ANNULLARE (X ANN) il rinnovo di iscrizione, OPPURE di agire sulle date retrodatando il rinnovo o postdatando il passaggio di corso. NOTA BENE: in caso di evento di carriera “sovrabbondante” (una sospensione), si può generare un doppio errore in caso in cui la situazione analizzata non sia corretta, perché l’evento SO viene calcolato sull’ultima iscrizione reale e nel caso in cui ve ne siano 2 lo stesso giorno, anche SO è collegato, erroneamente, a più Corsi OFF.F.
  3. mi vengono prodotti record ad evento ’99’ che vengono rifiutati -> l’evento ’99’ è sintomatico di una situazione scorretta nel quadro generale degli eventi di carriera di uno studente. Controllare che non vi siano buchi nelle iscrizioni (ad esempio, per l’anno accademico passato l’evento di carriera è stato rifiutato o non è stato trasmesso) e premurarsi che tutte le iscrizioni siano cronologicamente coerenti con le date.
  4. l’evento di carriera inviato è nullo  -> ricalcolare l’iscrizione OFF.F. del determinato studente e verificare se si produce l’evento di carriera (tastino semaforo da “Iscrizioni OFF.F.” in RIEPILOGO CARRIERA ANS); nel caso in cui l’evento non si calcoli, controllare le date delle iscrizioni in ordine cronologico e in rapporto con la presente iscrizione.
  5. non viene elaborato un evento TU per uno studente -> controllare in GESTIONE STUDENTI>Storico la presenza di una riga storica inerente il trasferimento in uscita (S TRU), perché la sua assenza pregiudica l’invio (le cause sono unicamente dovute ad interventi su db); sarà quindi necessario ricostruire lo storico che corrisponde alla tabella P04_STU_STA tramite l’inserimento dettagliato di una riga con stato dell’iscrizione S e motivo TRU (operazione possibile solo da db). Nel caso siate impossibilitati, contattateci tramite un ticket.
  6. SCHEDA 4 -ANTE: non vengono inviate le iscrizioni per lo studente ANTE – > verificare che l’anno di regolamento sia sempre minore e uguale del 2000/2001. Di fatti, è requisito degli studenti ANTE (AR) avere sempre regolamenti precedenti al 2001/2002.

TRASFERITO IN INGRESSO POST – POST:

lo studente (TI) va trasmesso nella scheda 4, poiché deve essere stato trasmesso in Anagrafe da un altro Ateneo.

Cosa ricordare:

un ante-post entra nella 1 (IN, IS), un post-post è un TI della scheda 4

Problemi noti:

  1. un trasferito in ingresso post-post ha nel portfolio un evento della scheda 1 -> controllare che in GESTIONE STUDENTI la corretta valorizzazione degli anni accademici e delle date di immatricolazione; se uno studente ha data di inizio carriera uguale alla data di ingresso in Ateneo, non è percepito come immatricolato. Si verifichino inoltre le iscrizioni pregresse, accertandosi che provenga da un corso post.
  2. un trasferito in ingresso post-post da un’Accademia o da una Scuola Superiore Linguistica dà sempre errore di coerenza  -> appurato che il corso sia effettivamente post riforma, poiché un’Accademia delle Belle Arti o una Scuola Superiore Linguistica non è tenuta all’invio in Anagrafe, l’evento TI darà sempre errore di coerenza. Per far accettare lo studente, trasformare il suo portfolio in IN e mettere il portfolio non modificabile da RIEPILOGO CARRIERA ANS.

SCHEDA5

VARIAZIONI AMMINISTRATIVE:

informazioni quali l’avvenuto pagamento di tasse, modifiche di residenza, posteriori a quanto comunicato nelle schede 1 e 4, sono riportate in questa scheda.

Cosa ricordare:

la scheda 5 contiene tutto quanto risulta al momento variato rispetto alle schede 1 e 4 dello stesso anno accademico; in più, per ogni trasferito in ingresso, invia i dati anagrafici variabili, come aggiornamento dei medesimi prodotti in una scheda 1 di un altro Ateneo.

Problemi noti:

  1. la scheda 5 è vuota o ha pochi record -> fisiologicamente, una scheda 5 fatta a ridosso di una scheda 1 e 4 NON presenta variazioni amministrative poiché l’istantanea da poco prodotta con i reinvii della 1 e 4 è aggiornata.
  2. la scheda 5 tende sempre allo stesso numero di record -> per costituzione, la scheda 5 tende al numero T dei trasferiti in ingresso per il tale anno accademico. Se la 5 è fatta a ridosso di una scheda 1 e 4, contiene solo tante righe di informazioni anagrafiche variabili quanti sono i trasferiti in ingresso d’Ateneo.
  3. la scheda 5 contiene record di eventi ‘PA’ (variazione di dati ammnistrativi) di cui non comprendiamo la ragione -> il caso è il medesimo del punto 1: la scheda 5 DEVE ESSERE FATTA a ridosso delle schede 1 e 4, altrimenti vengono intercettate tutte le variazioni addotte nel sistema, comprese le erronee. Procedere con un rinvio delle schede 1,4 e 5.

SCHEDA 6

VARIE SULLE ATTIVITÀ:

ogni informazione sulle attività didattiche superate nel dato anno accademico sono inviate, in ripartizione di SSD e ambito univoco, associate ad un Corso Off.F. di iscrizione dell’annata.

Cosa ricordare:

la spedizione 6 è dipendente dagli eventi di carriera; è importante che l’attività di carriera sia superata in una data coerente.

Problemi noti:

  1. l’attività ha  Corso Off. F. 999999999 -> controllare per quell’anno accademico gli eventi di carriera collegati allo studente e l’avvenuto loro caricamento della scheda 4 (o solo della scheda 1 se si tratta di un immatricoalto) in banca dati ANS.
  2. malgrado abbia modificato alcuni dati inerenti la tipologia di credito e l’ambito univoco, la spedizione mi riporta i dati vecchi; anche il simulatore della 6 -> bisogna tenere presente che, per velocizzare le spedizioni, è stata creata una CACHE (si veda il PANNELLO DI CONTROLLO) che mantiene certe informazioni per un determinato periodo di tempo. E’ necessario svuotare la cache, altrimenti le variazioni non verranno lette fino alla scadenza della cache stessa. Oppure non sono stati riallineati gli Insegnamenti OFF.F.; si ricorda che deve essere prassi, ogni qualvolta si varia una caratteristica di un esame, rigenerare il LIBRETTO ANS dello studente.
  3. l’attività didattica superata non è inviata e/o non si genera l’insegnamento OFF.F. -> verificare la presenza dell’iscrizione OFF.F. per il tale anno accademico. Si ricorda che ogni esame di carriera deve avere un anno accademico di superamento compreso tra l’ingresso e la chiusura della carriera. Un superamento in un anno accademico successivo dovrà essere ricondotto all’a.a.di chiusura.
  4. l’attività genera più record uguali i quali vengono tutti rifiutati a parte il primo con errore “Il file contiene dati relativi al dettaglio debiti/crediti ripetuti per lo stesso codice fiscale”  -> verificare se per il dato codice di insegnamento vi siano più esami superati con i medesimi attributi (includendo il codice e la data di superamento).  Se è verificata l’uguaglianza degli attributi e non è possibile l’accorpamento, si possono variare i codici degli esami (ad esempio, aggiungendo _1, _2, …) oppure  la data per non avere superamenti di esami a stesso codice e attributi nella medesima giornata. NOTA BENE: se erroneamente lo stesso esame è presente su 2 libretti con la stessa specificità (ad esempio 2 volte presente come esame di carriera!), la gestione è errata e bisognerà decidere il da farsi (un esame andrà ricondotto ad una “convalida”, oppure un esame è proprio in più ed andrà eliminato).
  5. l’attività ha una segnalazione inerente gli STAGE/TIROCINI ma non è un’attività di stage o tirocinio / l’attività ha una ripartizione ministeriale  multipla (ad esempio crediti Università e crediti Stage)-> se un’attività non soddisfa nessuna ripartizione ministeriale, e questo è indice che c’è qualcosa di serio ed errato nella sua gestione, essa viene VOLUTAMENTE “marchiata” come attività di stage/tirocinio per permettere un suo immediato riconoscimento una volta incamerato il file ERR. Controllate la gestione dell’attività sul libretto, in modo particolare in merito a
    1. la bontà della mappatura ministeriale per ogni tipologia di riconoscimento di carriera nella tabella TIPI RICONOSCIMENTO;
    2. la presenza della tipologia di riconoscimento se l’attività è riconosciuta;
    3. la correttezza della tipologia di riconoscimento associata all’insegnamento (domandarsi in primis se si tratta davvero di un’attività didattica di carriera o … forse è di ingresso? Probabilmente questa AD va trasmessa nella 3!);
    4. la sensatezza delle date di superamento:
    5. la verifica della mappatura nei TIPI CREDITI;
    6. la tipologia di attività/crediti in funzione della natura dell’attività (un insegnamento di STAGE non potrà avere come tipo credito LABORATORIO!).
  6. Vi è una segnalazione inerente l’accensione di più caselline nella ripartizione ministeriale  -> vige quanto segnalato nel caso precedente. In caso di attività superate per le quali si ha un riconoscimento della sola frequenza (attribuito quando erano ancora in stato attività FREQUENTATA), premuratevi che la tipologia di riconoscimento utilizzata sia appositamente dedicata ai riconoscimenti di frequenza e quindi “di carriera”:  non utilizzate quindi un riconoscimento di ingresso (ad esempio, è errato attribuire ad un’attività superata con riconosciuta frequenza un riconoscimento di ingresso come P, ma andrò utilizzato un codice di riconoscimento apposito di carriera, come quello di sistema RF-P).

SCHEDA7

CHIUSURA CARRIERA:

informazioni quali il voto di laurea e la tipologia di tesi sono riportate in questa scheda.

Cosa ricordare:

l’anno accademico di chiusura di una carriera deve coincidere con l’ultimo anno di iscrizione reale in Ateneo. Eventuali iscrizioni successive debbono essere chiuse per annullamento (X ANN), oppure usando l’apposito motivo “chiusura a seguito di laurea” (X CHI).

Problemi noti:

  1. malgrado il voto sia presente, questa informazione è spedita come generica -> controllare che il voto e/o la tipologia di tesi siano specificate; è obbligatorio dare indicazione di una tipologia di tesi (‘T0’ se non definita); definite fin da inizio anno accademico una tipologia tesi per le regole create annualmente; in ogni modo, non si lasci in bianco questa informazione a livello delle singole domande di conseguimento titolo (P12_DOM_CT.tipo_tesi_cod).
  2. lo studente non ha l’evento di chiusura carriera inviato, né generato nelle Iscrizioni OFF.F. -> controllare che l’anno accademico di chiusura sia l’ultimo anno di iscrizione reale in Ateneo. Si ricordi che il comportamento atteso di ESSE3 è di annullare (X ANN o X CHI) un’iscrizione attiva successiva all’anno accademico di conseguimento titolo (si veda il settaggio del parametro di configurazione ANN_ISCR_SUCC_AA_CT per le chiusure da conseguimento titolo); gli Amministratori potranno comunque correggere queste iscrizioni, anche a posteriori, da db con il motivo speciale dell’iscrizione (X CHI). Si ricordi infine che non viene mai inviata in scheda 7 una chiusura con motivo non definito (‘9’) in MOTIVI STATO STUDENTE.
  3. lo studente pur avendo l’evento di chiusura nelle Iscrizioni OFF.F., non risulta avere la laurea inviata  -> la scheda 7 contiene un controllo formale che l’iscrizione annuale sia stata inviata; se lo studente laureato non è inviato in scheda 7, bisogna controllare (ad esempio in scheda 4) che l’iscrizione annuale risulti correttamente inviata e caricata in Anagrafe.
  4. lo studente ha ricevuto una segnalazione di carriera multipla -> in primis, controllare che la chiusura carriera sia stata inviata; in seconda istanza, controllare che l’invio sia COERENTE (acquisendo l’ERR2). In generale, controllare la coerenza di tutti gli invii di scheda 4 e dell’avvio carriera. Potrebbe capitare che la non coerenza di una carriera (ad esempio di una magistrale) sia dovuta alla mancata coerenza della carriera precedente (ad esempio, non risulta coerente la laurea triennale). La segnalazione di carriera multipla è anche di SCHEDA1 e SCHEDA 4.
POTENZIALE STUDENTI,



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